Visão Geral e Gestão de Orçamentos
Visão Geral do Módulo de Orçamentos
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O módulo Orçamentos e a tela Emissão de Orçamento: da proposta comercial à operação.
Conceito
O módulo Orçamentos é onde a proposta comercial da empresa é emitida, enviada ao contratante, aprovada e convertida em operação: requisição de estoque, requisição de compra, fatura, aditivos e prorrogações. Ele atende desde o atendimento particular com Pessoa Física até a atenção domiciliar com convênios e operadoras.
O uso do módulo é opcional: é possível operar o +Vidas criando os contratos diretamente. Quem emite as propostas pelo módulo, porém, passa a ter o funil comercial registrado: quanto foi proposto, quanto foi aprovado, quanto se perdeu e por qual motivo.
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OBJETIVO Centralizar a emissão, o envio, a aprovação e a execução dos orçamentos em uma única tela, com ações individuais ou em lote. |
Onde fica: Menu Orçamentos, Gestão de Orçamentos (tela Emissão de Orçamento).
O ciclo do orçamento
| Etapa | Como acontece |
|---|---|
| 1. Emissão | O orçamento é criado pelo botão Novo e composto nos recursos Orçamento, Itens e Forma de Pagamento. |
| 2. Envio ao contratante | Pelos botões E-mails e Whats do orçamento, ou pelo botão Whats da listagem, em lote. |
| 3. Aprovação | O botão Aprovação remete o orçamento ao cliente, e o botão Aprovar registra a decisão. O botão Executar aprova diretamente, no fluxo rápido. |
| 4. Execução | O orçamento aprovado libera os botões Estoque, Aditivo, Prorrogar, Fatura, Assinar e Compra. |
O menu do módulo
| Item do menu | Função |
|---|---|
| Gestão de Orçamentos | A tela de trabalho do módulo (Emissão de Orçamento): lista os orçamentos, as prorrogações e os aditivos, permite filtrar, abrir cada registro e executar as ações individualmente ou em lote. |
| Configurações, Tipos de Orçamentos | Cadastro das modalidades que classificam cada orçamento (tela Cadastro Finalidade Orçamento), com Nome, Tipo (Compra ou Venda), Descrição e Ativo. Na base de demonstração, por exemplo, Cuidador 12 hs, Cuidador 24 hs e Cuidados Domiciliares. |
Como ler a listagem
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Versão | Orçamento, Prorrogação ou Aditivo. A prorrogação e o aditivo não substituem o original: são registros vinculados a ele. |
| Número e Orc. Origem | O número do registro e, nas prorrogações e nos aditivos, o número do orçamento de origem. O aditivo recebe o número do orçamento seguido de um sequencial (por exemplo, 00916-01). |
| D. Início e D. Término | O período de execução proposto. |
| Tipo | A modalidade do orçamento, cadastrada em Tipos de Orçamentos. |
| Contratante e Paciente/Setor | Quem paga pelo atendimento e quem o recebe. |
| D. Emissão e D. Atualização | Quando o orçamento foi emitido e quando foi alterado pela última vez. |
| Status | Em Aberto, Em Revisão, Aguardando Aprovação, Aprovado ou Não Aprovado. Quando o orçamento é faturado, o status exibe o número da fatura (por exemplo, Aprovado / Fatura Nº 01235). |
| Motivo | O motivo da última decisão, como Orçamento Inicial, Alteração de Itens, Cliente Aprovou ou Não Informado. A lista de motivos é configurada para a empresa. |
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DICA As cores das linhas permitem a leitura rápida da carteira: verde para orçamentos aprovados, laranja para orçamentos em aberto e vermelho para orçamentos não aprovados. |
Filtros
Em Selecione os Filtros, escolha o campo, informe o valor e clique em Filtrar. Use Adicionar filtro para combinar critérios e Limpar filtros para recomeçar. Há filtros por aditivo, contratante, criado por, datas de criação, emissão e execução, executados no período, faturado, finalidade, FollowUp, identificação interna, insumo, motivo do status, número, paciente, período de execução, possui senha de autorização, prorrogação, setor hospitalar, status, tipo e unidade proprietária, entre outros.
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ATENÇÃO Antes de uma ação em lote, aplique os filtros e confira o conjunto apresentado. Na prorrogação em lote, por exemplo, a janela já abre com todos os orçamentos elegíveis marcados. |
Botões da listagem
| Botão | Função |
|---|---|
| Novo | Abre um orçamento em branco. |
| Excluir | Botão de exclusão dos registros selecionados. Orçamentos vinculados a solicitação ou requisição não podem ser excluídos. |
| Relatório | Relatórios da listagem (veja abaixo). |
| Whats | Envio de orçamentos aos contratantes pelo WhatsApp. O +Vidas WhatsApp é contratado à parte. |
| Faturar | Fatura em lote os orçamentos aprovados. |
| Prorrogar | Prorroga em lote os orçamentos aprovados, na janela Prorrogação de Orçamentos em Lote. |
| Aprovação | Remete em lote para aprovação do cliente os orçamentos Em Aberto ou em Revisão. |
| Aprovar | Aprova, rejeita ou nega em lote os orçamentos em aprovação do cliente. |
| Executar | Aprova orçamentos em lote no fluxo rápido. |
Os dois caminhos de aprovação
| Caminho | Quando usar |
|---|---|
| Aprovação e Aprovar | Quando a decisão depende do cliente ou de outra pessoa. O botão Aprovação remete o orçamento, que passa a Aguardando Aprovação; o botão Aprovar registra a decisão, com o status e o motivo. |
| Executar (fluxo rápido) | Quando o próprio usuário tem alçada para aprovar. O orçamento é aprovado diretamente. |
Relatórios da listagem
| Quando você precisa | Use o relatório |
|---|---|
| Ver os valores da carteira de orçamentos | Listagem de Valores |
| Fazer o acompanhamento com os contratantes | Listagem de Valores c/ Telefone dos Contratantes |
| Ver o total proposto por paciente | Listagem Totalizada por Paciente |
| Cruzar os valores com a forma de pagamento | Listagem de Valores e Forma de Pagamento |
| Analisar a margem item a item | Estimativa de Lucratividade Analítico |
| Ver a margem de forma resumida | Estimativa de Lucratividade Sintético |
| Saber o que foi orçado por insumo | Listagem por Insumo Totalizados |
| Comparar o orçado com o realizado | Orçado x Realizado |
| Conferir se o estoque cobre o que foi orçado | Quantidade Orçada x Disponibilidade de Estoque, Totalizado por Insumo |
| Enviar o detalhamento sem valores | Detalhamento de Orçamento - Sem Valores |
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CONCEITO-CHAVE Os relatórios de Estimativa de Lucratividade dependem dos valores de custo informados na opção Definir Pagamento da tabela de venda vinculada ao orçamento. Sem o custo, não há margem para calcular. |
Como se comunica com os outros processos
- Cadastro de Pacientes: o recurso Orçamentos da ficha do paciente lista os orçamentos dele, e o PAD e as prescrições podem ser importados para o orçamento.
- Tabelas e Serviços: a tabela de venda precifica os itens, inclusive a tabela do convênio.
- Comercial: o contratante vem do Cadastro de Contratantes.
- +Vidas Business: o paciente pode vir da Captação de Pacientes.
- Controle de Estoque e Compras: os botões Estoque e Compra do orçamento aprovado geram as requisições.
- Faturamento: o botão Fatura, ou Faturar em lote, gera a fatura do orçamento aprovado.
- +Vidas WhatsApp e e-mail: canais de envio do orçamento ao contratante.
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PRÓXIMO PASSO O próximo artigo é Emissão de Orçamentos Simples, com o passo a passo da tela. Para acompanhar os resultados comerciais, veja Indicadores Comerciais. |