Orçamentos: emissão, prorrogação e aditivo

Por que o orçamento não está precificando os itens automaticamente?

A precificação automática depende da tabela de venda selecionada no orçamento.
Quando nenhuma tabela é selecionada, o sistema não encontra o valor de venda do item e o orçamento fica sem valor.
Selecione a tabela no orçamento ou vincule a tabela ao contrato do paciente, para que o orçamento já seja aberto com a tabela correspondente.

Por que o valor de um item do orçamento não pode ser alterado?

O item está cadastrado na tabela de venda com a opção "V. Venda Inalterável" marcada como "Sim", o que bloqueia a alteração do valor no orçamento.
Para liberar a alteração, acesse Tabelas e Serviços, Tabela de Venda, localize a tabela que está precificando o orçamento e clique em editar.
No recurso correspondente ao item, clique em editar e altere a opção "V. Venda Inalterável" para "Não".

Por que o sistema não permite seguir com o preenchimento do orçamento?

O paciente precisa estar selecionado no orçamento para que o sistema libere as demais etapas do preenchimento.
Selecione o paciente no cabeçalho do orçamento e prossiga com a inclusão dos itens.

Por que o PAD não está sendo trazido para o orçamento?

A importação do PAD depende do serviço estar sinalizado no cadastro.
Quando o serviço não está sinalizado, o sistema não localiza o PAD para importação.
Verifique a sinalização do serviço e repita a importação.

Por que a importação dos itens para o orçamento não é concluída?

A importação utiliza o período de execução informado no orçamento.
Quando a data de início é posterior à data de término, o sistema não localiza itens para importar.
Corrija as datas de início e término da execução no orçamento e repita a importação.

É possível importar prescrições e insumos para o orçamento?

Sim. No recurso Itens do orçamento, o botão Importar traz os itens ativos e pendentes do paciente. Na janela de importação, escolha o que trazer: PADs, Solicitação de Insumos, Prescrições Médicas, Prescrições Dieta e Equipamentos Locados. Para PADs e prescrições há a opção Apenas Pendentes.
A importação exige a Data de Início e a Data de Término de Execução preenchidas no orçamento, e o botão fica disponível enquanto o orçamento não é aprovado.

Por que o mesmo serviço não pode ser lançado novamente no PAD?

O PAD não aceita a mesma especialidade com o mesmo serviço ativos duas vezes.
Acesse o cadastro do PAD anterior e marque o campo "Finalizado".
Com o PAD anterior finalizado, o novo lançamento da especialidade e do serviço é aceito.

Como a periodicidade semanal é contabilizada no PAD?

A periodicidade semanal considera a semana completa.
Para contabilizar apenas os dias úteis, utilize a periodicidade "Semana (segunda a sexta)".

Qual a diferença entre prorrogação e cópia do orçamento?

A prorrogação replica os itens do orçamento respeitando o valor da tabela de venda vigente.
A função "Copiar" replica os itens mantendo os valores praticados no orçamento de origem.

A prorrogação ajusta a quantidade dos itens conforme o período?

O comportamento é definido pelo campo "Ajustar quantidade conforme dias de execução".
Com a opção marcada como "Não", o sistema mantém as quantidades do orçamento de origem.

Por que o orçamento não aparece na prorrogação em lote?

A prorrogação em lote considera os orçamentos com status aprovado.
Orçamentos aprovados que já geraram fatura passaram a ser considerados na listagem após ajuste técnico.

Por que não é possível gerar o aditivo do orçamento?

O aditivo depende do contratante informado no orçamento.
Quando o contratante é desativado antes da aprovação, o orçamento permanece sem contratante e o aditivo é bloqueado.
Reabra o orçamento, selecione o contratante, salve e aprove novamente.

É possível reabrir um aditivo que já está em uma fatura?

O sistema não libera a reabertura do aditivo quando ele já está vinculado a uma fatura.
Para gerar novamente a fatura do orçamento, é necessário excluir a fatura existente.

Por que o orçamento não pode ser excluído quando está vinculado a uma solicitação?

O sistema possui trava que impede a exclusão de orçamento vinculado a solicitação ou requisição.
Essa trava preserva o vínculo entre o orçamento e o documento que o originou.

Como identificar quem excluiu um orçamento?

O sistema não exclui orçamentos automaticamente. A exclusão sempre decorre de ação de usuário com permissão para tal.
O log registra o usuário, a data e a hora da exclusão, permitindo a identificação da ocorrência pelo suporte.

Por que a requisição não aceita quantidade superior à orçada?

A base pode estar configurada com a trava que respeita o quantitativo orçado.
Com essa trava ativa, o sistema não permite dispensar quantidade superior à registrada no orçamento.

Por que o item do orçamento sai com valor zerado no relatório?

O valor de venda no orçamento depende do item possuir saldo em estoque.
Verifique o saldo do item no estoque para que o valor seja apresentado no orçamento e no relatório.

Por que a unidade do item aparece diferente da cadastrada no produto?

A unidade apresentada no orçamento acompanha a marcação do campo "Fracionado" no momento da inclusão do item.
Marque o campo "Fracionado" como "Sim" ao adicionar o item, ou selecione o item novamente para que a unidade seja atualizada.

Por que o produto não aparece no relatório de orçamento?

O relatório agrupa os produtos pelo tipo cadastrado.
Produtos sem tipo informado não são agrupados e não aparecem no relatório.
Acesse Farmácia, Cadastro de Produtos, informe o campo "Tipo" no cadastro do produto e salve.

Como registrar itens de exceção do paciente dentro da diária ou pacote?

O item deve ser incluído na composição da diária ou do pacote com valor zerado.
Dessa forma o item é apresentado nos relatórios sem alterar o valor total da diária ou do pacote.

Onde é cadastrado o código da diária ou do pacote?

O código é informado no próprio cadastro da diária ou do pacote, e não na tabela de venda.
O cadastro é feito em Tabelas e Serviços, Diárias/Pacotes, Novo, informando Convênio, Nome, Valor de Venda, Código TUSS e Código Próprio, seguidos dos recursos de composição.

Como manter no sistema uma diária ou pacote com valores antigos?

Desative o registro anterior e altere o seu nome, para que o novo registro possa ser cadastrado com o nome correto.
O histórico permanece disponível para consulta nos orçamentos já emitidos.

Onde são emitidos os relatórios de lucratividade do orçamento?

Os relatórios "Estimativa de Lucratividade Analítico" e "Estimativa de Lucratividade Sintético" estão disponíveis no módulo "Orçamentos".
O relatório analítico apresenta o detalhamento do orçamento e dos itens. O sintético apresenta apenas as informações principais.

Como descontar o imposto no relatório de lucratividade?

Acesse Administrativo, Configurações, entre no registro da empresa e acesse o recurso Definições, Tributário.
Ative a opção "DAS" e informe o percentual no campo correspondente.
Com a configuração ativa, o relatório "Estimativa de Lucratividade Analítico" apresenta o valor total com o imposto descontado.

Por que a lucratividade não é calculada no orçamento?

O cálculo depende dos valores de custo informados na opção "Definir Pagamento" da tabela de venda vinculada ao orçamento.
Sem esses valores, o sistema não possui base de custo para apurar a lucratividade.

Como desativar o alerta de orçamento aprovado?

O alerta é controlado no módulo Sistema, Configuração de Alertas.
Localize o alerta "Orçamento aprovado" e desative o envio.

Onde o prospect deve ser cadastrado para permitir a emissão do orçamento?

O registro pode ser feito em Business, Captação de Pacientes ou em Vidas, Cadastro de Pacientes.
Sem o registro, o paciente não fica disponível para seleção no orçamento.

Por que o valor do orçamento não aparece na tela principal e no relatório?

Em orçamentos emitidos antes de ajuste técnico na importação das prescrições, o valor pode não ter sido gravado na tela principal.
Reabra o orçamento, entre nos itens e clique em "Salvar" para que o valor seja apresentado na tela principal e no relatório.

Por que a diária ou pacote aparece repetida no relatório de orçamento?

O relatório apresenta a diária ou o pacote e, na sequência, os itens que compõem a sua estrutura.
A apresentação é informativa e não duplica o valor. A soma dos itens corresponde ao valor total do orçamento.
 

Orçamentos: aprovação e execução do orçamento aprovado

Como aprovo um orçamento?

A aprovação é feita em Orçamentos, Gestão de Orçamentos, na tela Emissão de Orçamento, em duas etapas.
1. Remeter à aprovação: na listagem, selecione o orçamento com status Em Aberto e utilize o botão Aprovação (Remeter para Aprovação do Cliente). O status passa para Aguardando Aprovação. O envio ao contratante pode ser feito pelos botões E-mails (Enviar Orçamento) e Whats (Envio de Orçamento para o Contratante).
2. Registrar a decisão do cliente: abra o orçamento e utilize o botão Aprovar (Aprovar, Rejeitar ou Negar este Orçamento). Confirme a mensagem "Tem certeza que deseja efetuar este comando?" e, na janela seguinte, informe o Status (Aprovado), o Motivo, a Senha ou Data de Autorização e a Observação.
Com a confirmação, o status passa para Aprovado, o campo Data Últ. Aprovação é preenchido e o Motivo registra a decisão (por exemplo, Cliente Aprovou).

Quais são os status do orçamento?

• Em Aberto: orçamento em composição, com os itens liberados para edição.
• Aguardando Aprovação: orçamento remetido ao cliente.
• Aprovado: decisão positiva registrada. Os itens ficam bloqueados e os botões de execução são liberados.
• Não Aprovado: decisão negativa registrada.
• Orçamento faturado: a coluna Status da listagem passa a exibir o número da fatura gerada.

Posso aprovar vários orçamentos de uma vez?

Sim. Na listagem da tela Emissão de Orçamento, selecione os orçamentos que estão em aprovação do cliente e utilize o botão Aprovar (Aprovar, Rejeitar ou Negar orçamentos em Aprovação do Cliente em lote). O botão Aprovação remete em lote os orçamentos Em Aberto ou em Revisão, e o botão Executar aprova em lote no fluxo rápido.

Aprovei um orçamento por engano ou o cliente desistiu. Como desfaço?

Abra o orçamento aprovado e utilize o botão Reabrir (Reabrir o orçamento para rejeitar ou negar). Depois da reabertura, registre a nova decisão pelo botão Aprovar, com o status e o motivo correspondentes.

O que muda na tela depois que o orçamento é aprovado?

Os botões Novo, Excluir e Importar do recurso Itens ficam desabilitados e a barra de ações passa a exibir os botões de execução:
• Reabrir: reabre o orçamento para rejeitar ou negar.
• Estoque: nova requisição de estoque com os itens do orçamento.
• Aditivo: gera um novo aditivo.
• Prorrogar: prorroga este orçamento.
• Fatura: gera a fatura a partir deste orçamento.
• Assinar: assinatura do orçamento.
• Compra: gera a requisição de compra conforme o orçamento e/ou o estoque.
O sistema também pode notificar a aprovação. O alerta Orçamento aprovado é configurado em Sistema, Configuração de Alertas.

Como faço a requisição de saída dos insumos a partir do orçamento aprovado?

No orçamento aprovado, utilize o botão Estoque. O sistema pergunta "Deseja sair do orçamento acessar a requisição de estoque?". Ao confirmar, a tela Estoque Requisição é aberta com o orçamento e o paciente vinculados e os itens do orçamento carregados. Confira os itens, informe o Estoque de origem e salve. A requisição segue o fluxo de aprovação e movimentação do Controle de Estoque.

Como gero a compra dos itens que não têm estoque?

No orçamento aprovado, utilize o botão Compra. Na janela Geração da Requisição de Compra, informe Requisitar, Tipo de Produto, Estoque p/ verificar e Finalidade Requisição e confirme. A requisição é criada em Compras, Requisição de Compras com status Em Aberto, com a coluna Orçamento Ref. apontando o orçamento de origem, e precisa ser aprovada na própria tela de compras.

Como faturo ou prorrogo os orçamentos aprovados em lote?

Na listagem da tela Emissão de Orçamento, selecione os orçamentos aprovados e utilize Faturar (Faturar os orçamentos aprovados em lote) ou Prorrogar (Prorrogar os orçamentos aprovados em lote). No orçamento individual, os mesmos comandos estão nos botões Fatura e Prorrogar.

Depois da aprovação, como acompanho se o que foi orçado está sendo executado?

No cadastro do paciente, o recurso PAD exibe a Qtd. Orçada Aprovada e a Qtd. Agendada do mês, permitindo comparar o planejado com o agendado na Gestão de Escalas. A quantidade aprovada no orçamento limita os lançamentos na escala.
Ver também: PAD: Plano de Atenção Domiciliar. Importar o PAD no Orçamento e no Contrato.

+Vidas WhatsApp no comercial: captação de pacientes, orçamento e família

Como o comercial usa o WhatsApp na captação de pacientes?

Em Business, Captação de Pacientes, o botão Whats está na listagem e no registro do candidato. A primeira resposta ao contato que pediu orçamento sai dali, pelo dispositivo do comercial, com um template do módulo Captação de Pacientes. O link do formulário público do Business pode ser enviado pelo WhatsApp da empresa para o contato preencher os dados do paciente.
Ver também: +Vidas Business: Captação de Pacientes e +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Como o orçamento é enviado pelo WhatsApp?

Em Emissão de Orçamento, a mensagem fixa Envio de Orçamento ao Contratante envia o orçamento em PDF, no layout da empresa, para o número do contratante. Um template como Proposta - Aviso de Envio pode acompanhar o documento. O acompanhamento da proposta (retorno, dúvida, aceite) é feito pelas respostas recebidas no dispositivo do comercial.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

E depois que o paciente é admitido?

• Calendário aos Pacientes/Responsáveis: agenda de atendimentos do paciente.
• Resumo de Monitoramento ao Responsável: resumo dos registros do dia, pelo Cadastro de Pacientes.
• Aviso de alteração de escala à família.
• Pesquisa de satisfação, com template e categoria próprios, em lote pela listagem de pacientes.
• Cadastro de Contratantes: comunicação com a empresa ou convênio que contrata o serviço.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.