Gestão de Tarefas

Ver Mais

A tela do gestor: todas as tarefas da empresa, a criação manual e as intervenções no fluxo.

Conceito

Uma tarefa é a unidade mínima de trabalho dentro de um processo: uma ação específica, atribuída a um responsável, com início e fim identificáveis. O processo é a jornada inteira; a tarefa é cada passo dessa jornada.

Cada tarefa reúne três informações: o Tipo (o setor responsável), o Processo (a jornada à qual pertence, o agrupamento que antes se chamava Grupo) e o Modelo (o nome, as instruções e as regras da etapa: prazo, responsáveis, auditores e checklist). A montagem dos processos está no artigo Como Preparar sua Base.

A Gestão de Tarefas é a tela do gestor: mostra as tarefas de todos os usuários, permite criar tarefas, reatribuir responsáveis e intervir no fluxo. É diferente de Minhas Tarefas (a caixa individual de execução) e da Auditoria de Tarefas (a conferência do que foi concluído).

OBJETIVO

Acompanhar todas as tarefas da empresa, criar tarefas manualmente e destravar o fluxo quando necessário.

Onde fica: Menu Tarefas, Gestão de Tarefas. Botões Novo, Excluir, Atualizar e Relatórios.

Indicadores do topo

Cinco cartões resumem a operação e mostram os totais gerais, independentemente da página carregada: Atrasadas, Vencem hoje, Pendentes, Concluídas e Auditadas. O cartão Auditadas aparece somente com a auditoria da unidade ligada.

Visão Lista

Uma linha por tarefa, com as colunas:

Coluna	O que mostra
SLA	A situação do prazo, em cor (por exemplo, No prazo ou Atrasada).
Nº	O número da tarefa.
Processo	O processo e a posição na jornada (por exemplo, Etapa 2 de 3).
Tarefa	O nome do modelo ou o título próprio da tarefa, quando informado.
Usuário Atribuído	O responsável atual (Todos, quando a tarefa não tem designação).
Cadastro	A pessoa vinculada à tarefa, por exemplo, o paciente da admissão; sem vínculo, mostra Não informado.
Status	A situação da tarefa.
Iniciada em, Vence em e Finalizada em	As datas da execução.
Ações	Os botões de ação, com o avanço do fluxo em destaque.

Visão Quadro

O quadro organiza as tarefas em colunas de situação: A fazer, Em andamento, Concluído / Em Auditoria e Auditada. Com a auditoria da unidade desligada, são três colunas, e a última é Concluída. Cada coluna mostra o total da situação e carrega mais cartões conforme a rolagem.

Cada cartão mostra a cor da urgência, a situação com o prazo (por exemplo, Venceu há 2h ou Vence em 12d), o título, o processo, a etapa, o tipo, o cadastro vinculado e o responsável, com os botões Concluir, Pular e Encerrar.
Arrastar um cartão para outra coluna executa a ação correspondente, com as mesmas confirmações dos botões. Por exemplo, arrastar para Concluído conclui a tarefa.

Visão Linha do tempo

Cada processo em andamento aparece como uma sequência de passos, do início ao fim: o que foi concluído, o que está em andamento e em qual etapa o fluxo aguarda. Quando uma etapa gera tarefas para vários usuários, a linha mostra os ramos paralelos. É a visão indicada para acompanhar admissões e outros fluxos de ponta a ponta.

Filtros e relatórios

Os filtros são Cadastro Relacionado, Contratante do Paciente, Criado Em, Criado Por, Entre as Execuções, Número, Processo, Status, Tarefa, Título, Usuário Auditor e Usuário Designado. O botão Relatórios emite os relatórios da listagem, respeitando os filtros aplicados:

Listagem de Tarefas.
Listagem detalhada de Tarefas.
Listagem das tarefas iniciadas com atraso.
Listagem com tempo médio de execução.
Tempo de Execução por Grupo e Cadastro Relacionado.
Tempo de Execução por Grupo e Cadastro Relacionado - detalhado.

No detalhe de cada tarefa, o botão Report emite o relatório Tarefa Detalhada.

Criar tarefas

A criação manual é exclusiva da Gestão de Tarefas; em Minhas Tarefas e na Auditoria de Tarefas, os usuários executam e auditam. O botão Novo abre a janela de nova tarefa:

Campo	O que informar
Tarefa	O modelo da tarefa, que traz o processo, o tipo, o prazo e as instruções cadastrados. Quando o processo mantém o mesmo responsável em todo o fluxo, a janela indica esse comportamento.
Título (opcional)	Um nome específico para esta tarefa. Sem título, vale o nome do modelo. O título aparece no cartão, na lista e no detalhe.
Atribuir para	Todos (sem designação): cria uma tarefa visível para todos os responsáveis previstos no modelo, e o primeiro que iniciar assume. Usuários específicos: cria uma tarefa para cada usuário selecionado. A janela informa quantas tarefas serão criadas antes da confirmação.
Paciente / cadastro	O cadastro relacionado à tarefa, por exemplo, o paciente de uma admissão ou o profissional de uma contratação.
Início previsto e Hora	Quando a tarefa deve acontecer. O prazo do modelo calcula o vencimento a partir daí.
Descrição / instruções	Vem preenchida com as instruções padrão do modelo e pode ser ajustada para orientar quem vai executar.
Documentos	Anexos opcionais na criação, cada um com o tipo de documento e a descrição. Os anexos acompanham a tarefa em todas as etapas do fluxo.

Ao criar, o usuário designado recebe o alerta Nova Tarefa Atribuída; a tarefa criada para Todos gera o alerta Nova Tarefa Disponível.

Ajustes depois de criar

Enquanto a tarefa não é concluída, a Gestão pode editar o título e a descrição pelo detalhe. Quem executa não altera as instruções.
Copiar tarefa (em Mais ações, no detalhe) cria uma nova tarefa igual, com o mesmo modelo, título e cadastro vinculado; a descrição e os designados podem ser ajustados antes da confirmação, e o prazo da cópia conta a partir da criação. A cópia exige a permissão de inclusão.

Como as tarefas são geradas

Além da criação manual, cada modelo tem uma forma de geração, exibida na coluna Geração de Modelos de Tarefa:

Geração	Como funciona
Por evento	Uma ação em outro módulo dispara a tarefa automaticamente (campo Gerar quando do modelo). Se o modelo tem responsável definido, a tarefa é criada para ele; sem responsável, quem disparou o evento recebe um aviso na tela para decidir: manter consigo, designar alguém ou descartar, com a opção Decidir depois.
Por fluxo	Ao concluir ou pular uma etapa que dispara as próximas, o sistema mostra o que será criado e permite escolher quais tarefas criar e para quem designar.
Manual	Criada pelo botão Novo da Gestão de Tarefas.

Duas regras completam a geração: modelo inativo não gera tarefa; e, quando o processo está com Manter o mesmo responsável em todo o processo = Sim, as etapas seguintes são criadas para quem iniciou a jornada (a designação explícita no modelo, quando existir, tem precedência).

Intervir no fluxo

Concluir e Pular tarefas de outros usuários, para destravar o fluxo. Essas ações dependem de permissão específica no perfil de acesso. A tarefa pulada é finalizada com o status Pulada, visível em todas as telas, e gera as próximas etapas do fluxo.
Encerrar: conclui e audita a tarefa de uma só vez. A ação é irreversível e aparece destacada em vermelho.
Reatribuir o responsável a qualquer momento até a conclusão.
Auditor: aponta ou troca o auditor da tarefa.

O detalhe da tarefa

Cabeçalho com o responsável, o título, o processo, o número da tarefa e a situação do prazo.
Fluxo do processo, com as etapas na ordem e a posição da tarefa aberta.
Faixa de prazo, com o SLA, o início e o término previstos.
Identificação (cadastro, responsável, situação, auditor, criado por e criado em), prazo (início previsto, término previsto, prazo em horas e situação de SLA) e execução (início, término, registro do término e verificação).
Observações, com a descrição e as instruções.
Documentos do processo: os anexos de todas as etapas ficam juntos, identificados pela etapa de origem, com limite de 50 MB por arquivo.
Rodapé com Fechar, Report, Reatribuir, Auditor, Mais ações (Copiar tarefa, Pular tarefa e Encerrar tarefa) e a ação principal em destaque (por exemplo, Concluir tarefa).
A tarefa auditada abre somente para leitura, para todos.

Alertas de tarefa

Os alertas Nova Tarefa Atribuída, Nova Tarefa Disponível, Nova Tarefa para Auditar, Tarefa Iniciada e Tarefa Auditada saem pelos canais configurados em Sistema, Configuração de Alertas. O alerta Tarefa Auditada leva o resultado da conferência a quem executou a tarefa.

Como se comunica com os outros processos

Modelos de Tarefa e Processos de Tarefa: definem o que é gerado, para quem e em que ordem.
Minhas Tarefas: recebe as tarefas atribuídas a cada usuário.
Auditoria de Tarefas: recebe as tarefas concluídas que exigem conferência.
Configuração de Alertas: avisa os envolvidos a cada etapa.
Demais módulos: os eventos (orçamento aprovado, paciente cadastrado, ocorrência registrada e outros) geram tarefas automaticamente.

PRÓXIMO PASSO

O próximo artigo é Como Preparar sua Base.

organização administração

Gestão de Tarefas

Contact Us

Artigos Relacionados