Como Preparar sua Base
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Os cadastros que antecedem o uso das tarefas: tipos, processos e modelos.
Conceito
Antes de iniciar o uso das tarefas, a empresa deve mapear a rotina de cada setor. Com o mapeamento, são cadastrados os tipos, os processos e os modelos de tarefa, atribuídos aos responsáveis e organizados na sequência do fluxo operacional.
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OBJETIVO Preparar os cadastros de tipos, processos e modelos de tarefa para que as rotinas da empresa funcionem no +Vidas. |
Onde fica: Menu Tarefas: Modelos de Tarefa; Configurações, Processos de Tarefa; Configurações, Tipos de Tarefa.
Primeiros passos
- Cadastre os Tipos de Tarefa, que organizam as etapas por setor responsável (Tarefas, Configurações, Tipos de Tarefa: Nome e Ativo).
- Cadastre os Processos de Tarefa, que organizam os fluxos (Tarefas, Configurações, Processos de Tarefa: Nome, Manter o mesmo responsável em todo o processo e Ativo). O cadastro de Processos substitui o antigo cadastro de Grupos de Tarefas.
- Cadastre os Modelos de Tarefa, que padronizam as rotinas de cada setor, associando cada modelo ao tipo e ao processo (Tarefas, Modelos de Tarefa).
Os tipos e os processos também podem ser selecionados na ficha do modelo, mas o mapeamento prévio garante padronização e clareza das rotinas.
A ficha do modelo
| Seção | O que define |
|---|---|
| Identificação | Nome do modelo, Tipo, Processo, Instruções padrão e Modelo ativo. |
| Prazo e automação | Prazo / SLA (horas) e Gerar automaticamente; com Sim, o campo Gerar quando indica o evento que cria a primeira tarefa. |
| Responsáveis | Quem executa a tarefa e a opção Gerar uma tarefa para cada responsável. |
| Auditoria | Exigir auditoria das tarefas deste modelo e os auditores. Sem auditor definido, a tarefa não passa por verificação. A tarefa auditada fica imutável: não pode ser reaberta nem editada. |
| Fluxo | A ordem de execução no processo (arrastar para reordenar) e os gatilhos automáticos: ao atingir um status, o modelo gera as tarefas listadas, por exemplo, ao ficar Finalizada, criar a próxima tarefa do fluxo. |
| Checklist | Os passos da execução (opcional). |
Montar e manter o processo
- Na listagem de Modelos de Tarefa, a visão Por processo mostra os modelos agrupados na ordem de execução, com o aviso de pendências de configuração (sem responsável ou sem auditor).
- A coluna Geração mostra a forma de criação de cada modelo: Por evento, Por fluxo ou Manual.
- Na visão Por processo, o botão Copiar processo cria uma cópia do processo inteiro (tarefas, responsáveis, auditores, checklists e fluxo), útil para criar variações de um fluxo que já funciona.
- O botão Relatórios emite a Listagem Detalhada do Tipo de Tarefa e o relatório Modelos de Tarefa por Processo, que imprime a estrutura montada, respeitando os filtros da tela (Ativo, Nome parcial e Processo).
- Modelo inativo não gera tarefa: marque Modelo ativo = Não para pausar uma etapa sem desmontar o processo.
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PRÓXIMO PASSO O próximo artigo é Usando uma rotina como exemplo. |