Permissões e Rastreabilidade
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Quem pode anexar documentos e como identificar quem anexou cada um.
Conceito
Anexar documentos depende de permissão no perfil do usuário, definida em Controle de Acessos. A rastreabilidade do acervo é dada pela Conferência de Documentação, que registra quem incluiu cada documento e quando.
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OBJETIVO Garantir que apenas os perfis autorizados anexem documentos e que a empresa identifique a origem de cada arquivo. |
Onde fica: Controle de Acessos, para as permissões; menu GED - Documentos, Gestão de Documentação (tela Conferência de Documentação).
Permissão para anexar
- Quando um usuário não consegue anexar, verifique primeiro o perfil em uso, e não o arquivo.
- Em Controle de Acessos, localize o grupo de permissões do usuário e inclua a permissão correspondente ao recurso de documentos.
- Peça ao usuário que saia e acesse o sistema novamente, para que a alteração seja aplicada.
Rastreabilidade
| Recurso | O que mostra |
|---|---|
| Coluna Criado Em | A data e a hora em que o documento foi incluído. |
| Coluna Criado Por | O usuário que incluiu o documento. |
| Filtro Inserido pelo usuário | Os documentos incluídos por um mesmo usuário. |
| Relatório | A Listagem da conferência de documentos com os filtros aplicados. |
Histórico de ações do usuário
O histórico de ações de um usuário pode ser solicitado ao suporte, por chamado. Os registros são mantidos por até seis meses, em razão do volume de dados; períodos anteriores não podem ser recuperados.
Cada cliente possui um servidor próprio na Microsoft Azure, com backups automáticos, e o acesso às telas é definido por perfil de usuário.
Como se comunica com os outros processos
- Controle de Acessos: a permissão de anexar é concedida ao grupo do usuário.
- Controle de Uso: a Conferência de Documentação é onde a rastreabilidade é consultada.
- Suporte Hope Solution: canal para solicitar o histórico de ações de um usuário.
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PRÓXIMO PASSO O próximo artigo é Limite de Armazenamento. |