Gestão de Escala
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Onde o cuidado previsto no PAD ganha data, hora e profissional.
Conceito
A Gestão de Escala é o recurso em que o cuidado previsto no PAD do paciente ganha data, hora e profissional, ou seja, em que o cuidado contratado passa a cuidado executado. Embora as escalas pertençam à gestão de atendimentos, elas nascem do cadastro do paciente; por isso, a Gestão de Escala fica dentro da ficha do paciente. É nela que a equipe monta a escala, acompanha o calendário de plantões e aciona os profissionais.
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OBJETIVO Transformar a frequência prevista no PAD em plantões com profissionais designados, alimentando o atendimento, a evolução, o faturamento, a folha e a avaliação da família. |
Onde fica: Menu Vidas, Cadastro de Pacientes, ficha do paciente, recurso Gestão de Escala (a tela se chama Agenda Paciente). Os setores hospitalares têm a mesma agenda, no menu Vidas, Setores Hospitalares.
Sem escala lançada não há atendimento, e sem atendimento não há evolução, faturamento, folha nem avaliação da família. Tudo o que aparece depois no ecossistema depende de uma escala corretamente lançada.
De onde vem a escala
- Contrato: sem contrato vigente, o paciente não está ativo para a operação.
- PAD: define os serviços, a frequência e a modalidade do cuidado.
- Serviços previstos: plantões, sessões, visitas e procedimentos do Cadastro de Serviços.
- Escala lançada: a frequência prevista passa a datas com profissionais designados.
Pré-requisitos
| Pré-requisito | O que precisa estar pronto |
|---|---|
| Paciente ativo | Cadastro completo no módulo Vidas. |
| Contrato vigente | Sem contrato, o paciente não está ativo para a operação. |
| PAD ativo | Com serviços, frequência e modalidade definidos. |
| Cadastro de Serviços | Com os plantões, sessões, visitas e procedimentos (menu Tabelas e Serviços, Serviços/Atendimentos). |
| Profissionais ativos | Com conselho válido e dados completos. |
| Tabela de Preços vinculada (pessoa jurídica) | Necessária para o faturamento. |
Tipos de escala
O +Vidas trabalha com qualquer jornada. Os modelos abaixo são os mais comuns na atenção domiciliar; a empresa cadastra no Cadastro de Serviços as jornadas que utiliza e pode criar novas sempre que necessário:
| Jornada | O que é |
|---|---|
| 12x12 | 12 horas trabalhadas e 12 horas de descanso. |
| 12x36 | 12 horas trabalhadas e 36 horas de descanso, modelo amplamente usado na atenção domiciliar. |
| 24x24 | 24 horas trabalhadas e 24 horas de descanso. |
| 24x48 | 24 horas trabalhadas e 48 horas de descanso, frequente em casos de alta complexidade. |
| 24x72 | 24 horas trabalhadas e 72 horas de descanso. |
| 08x16 | 8 horas trabalhadas e 16 horas de descanso. |
O calendário
Ao abrir a Gestão de Escala, o sistema exibe o calendário dos plantões do paciente nas visões Mês, Semana e Dia, com navegação pelas setas e pelo botão Hoje. Cada plantão aparece no dia, com o ícone de sol (turno diurno) ou de lua (turno noturno), no formato horário, serviço e profissional, por exemplo 07:00-19:00 Plantão 12 x 36 (nome do profissional). Ao passar o mouse sobre um plantão, um balão mostra a data, os horários, o atendimento e o profissional, com os telefones de contato. Os feriados ficam identificados no próprio dia.
| No calendário | Significado |
|---|---|
| Plantão em vermelho, com a palavra Vago | Plantão sem profissional definido. |
| Plantão em laranja, com a carta de baralho | Cobertura lançada como curinga. |
| Plantão tachado | Atendimento não realizado (por exemplo, o plantão que foi coberto por um curinga ou a folga). |
| Ícone de mãozinha | Plantão divulgado pelo Pega Plantão. |
A barra de ações
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Relatório | Gera os relatórios da escala do paciente. |
| Programação | Programação do Paciente: define um padrão de escala que o sistema replica pelo período. |
| Avulso | Agendamento Avulso: lança plantões em datas escolhidas livremente. |
| Concluir | Baixa Geral de Agendamentos: dá baixa nos plantões do período, registrando o que foi realizado. |
| Reabrir | Desfaz a baixa de um plantão, devolvendo-o à situação anterior. |
| Exclusão | Remove plantões da agenda. Uso restrito (veja os cuidados ao final). |
| Imprimir | Imprime o calendário atual. |
| Anônimo | Imprime o calendário sem os nomes dos profissionais. |
| Profissionais | Abre a relação dos profissionais alocados na escala do paciente. |
| Enviar | Envia o calendário aos profissionais alocados, pelos canais integrados (WhatsApp e e-mail). |
O atendimento
Ao clicar em um plantão do calendário, abre-se o atendimento, com os dados do agendamento (paciente, profissional, execução, atendimento, serviço, contrato, quem agendou e quando), o período previsto e realizado, a marcação Curinga/Folguista/Stand e os dados financeiros. A barra do atendimento tem os botões Voltar, Salvar, Concluir, P. Plantão, Vago, Curinga, Excluir, Whats e Relatório. No plantão vago, o botão Vago dá lugar ao botão Substituir.
Formas de lançar a escala
| Forma | Quando usar |
|---|---|
| Programação | Padrão replicado pelo período. Indicada para cuidado contínuo, com escala estável. |
| Agendamento Avulso | Datas livres, inclusive com o padrão Personalizado. Indicada quando a rotatividade, as faltas e as trocas são frequentes. |
| Manual | Clique no dia do calendário e lance um plantão pontual, inclusive sem profissional definido. |
| Copiar e colar | Replica os agendamentos de um dia, uma semana ou um mês para outro período, pelo menu do calendário. |
O passo a passo de cada forma está no artigo Lançamento de Escala.
Baixa dos plantões
Os plantões recebem baixa pelo botão Concluir (Baixa Geral de Agendamentos), e a baixa pode ser desfeita pelo botão Reabrir. O acompanhamento do que foi executado (check-in, check-out e justificativas) é feito nas telas Conferência de Ponto Virtual e Auditoria de Atendimentos.
Intercorrências da escala
| Tipo | O que é |
|---|---|
| Plantão recusado | O profissional recusa o plantão, pelo +Vidas Care ou na resposta ao calendário. O plantão fica vago, o escalista é alertado e a recusa fica no histórico do profissional. |
| Não realizado: falta | Ausência não prevista nem justificada. O plantão fica vago e exige cobertura. |
| Não realizado: folga | Descanso previsto e aprovado; os plantões do período são designados a outro profissional. |
| Não realizado: abandono | O profissional deixa o plantão antes do término, sem cobertura combinada. |
| Não realizado: furo | Plantão sem comparecimento nem substituição: paciente sem atendimento. |
| Curinga | Profissional que cobre um plantão fora da sua escala fixa, com rastreabilidade completa. |
| Plantão vago | Plantão sem profissional designado. Aparece destacado em vermelho. |
| Atraso | Diferença entre o horário previsto e o realizado, ajustada manualmente ou registrada pelo +Vidas Care. |
Reflexos no ecossistema
| Destino | O que acontece |
|---|---|
| +Vidas Care | O profissional recebe a agenda, faz check-in e check-out e registra as evoluções. |
| +Vidas Eyes | A família vê os profissionais escalados. |
| +Vidas WhatsApp | O calendário e as confirmações são enviados aos profissionais. |
| Pega Plantão | Os plantões vagos são oferecidos aos profissionais para cobertura. |
| Auditoria de Atendimentos | Consolida o previsto e o realizado, com os valores. |
| Conferência de Ponto Virtual | Exibe a situação dos atendimentos e permite a auditoria individual. |
| Folha de Pagamento | A apuração calcula as horas e fecha o mês para a folha. |
| Faturamento | Gera a fatura conforme os atendimentos executados. |
| Relatórios | Os 61 relatórios de Escalas e Atendimentos. |
Cuidados na operação da escala
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ATENÇÃO Plantão vago é demanda contratada sem profissional: o paciente fica descoberto. O sistema o destaca em vermelho e alerta o escalista, e ele exige ação imediata. |
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ATENÇÃO Profissionais terceirizados não entram na Folha de Pagamento. O custo do profissional terceirizado é registrado como serviço da empresa terceirizada, no Contas a Pagar da Gestão Financeira. |
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IMPORTANTE A Exclusão remove o plantão da agenda e é de uso restrito. Para retirar um plantão preservando o histórico, use os caminhos próprios (baixa, vago, curinga, falta ou folga) e reserve a Exclusão a lançamentos feitos por engano. |
Como se comunica com os outros processos
- PAD e Cadastro de Serviços: origem do que se agenda; o PAD aprovado limita a quantidade no período.
- Folha e Faturamento: os dados financeiros do plantão alimentam o pagamento do profissional e a cobrança do contratante.
- Auditoria de Atendimentos, Conferência de Ponto Virtual e apuração da folha: recebem o previsto e o realizado para validação, ponto e fechamento.
- +Vidas Care, +Vidas Eyes, +Vidas WhatsApp e Pega Plantão: distribuição da agenda, acompanhamento da família e cobertura de plantões vagos.
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PRÓXIMO PASSO O próximo artigo é Conferência de Ponto Virtual, o acompanhamento de cada atendimento. |