O registro da nota de compra, por XML ou manualmente, e a sua transformação em saldo de estoque.

Conceito

A Entrada Fiscal é a tela em que a nota de compra se transforma em saldo de estoque. O produto cadastrado na Farmácia ainda não tem saldo: o saldo surge com a entrada da nota. A nota pode ser registrada pela leitura do arquivo XML do fornecedor, que preenche os dados automaticamente, ou manualmente, quando não há XML.

Onde fica: Menu Controle de Estoque, Entrada Fiscal (NFe/XML) (tela Entrada e Saída Fiscal).

O caminho da nota até o saldo

1. Novo: carregue o XML do fornecedor ou preencha a nota manualmente.
2. Validação do XML: confira o emitente, o destinatário, o transportador e os insumos.
3. Salvar: a nota é gravada com os dados do XML ou com os dados digitados.
4. Processar: a nota gera a movimentação, que aguarda a conferência no Almoxarifado.
5. Almoxarifado - Movimentação: os itens são conferidos e a movimentação é finalizada. Só então os itens entram no saldo.

A listagem

A listagem mostra Número, Emitente, Destinatário, D. Emissão, V. Total, Tipo, Estoque, Nat. Operação, Nº Nota, Série, Status, D. Processamento, Criado por e Criado em. Os botões são Novo, Excluir e Relatório.

Há filtros por Data Emissão, Data Processamento, Destinatário, Emitente, Insumo, Lote do Produto, Natureza da Operação, Nº Nota, Nota de Saída, Número Interno, Status e Valor Total da NFe.

A ficha da nota

A ficha tem os botões Voltar, Salvar, S. Novo, Excluir, Relatório, Processar (Processar NFe), Executar, Anterior, Próximo e Atualizar, e os recursos NFe, Itens e Parcelas Pagamento. Na nota nova aparece apenas o recurso NFe; os recursos Itens e Parcelas Pagamento aparecem na nota salva.

Recurso NFe

Abaixo dos campos fica a área Clique para selecionar o arquivo, onde se carrega o XML da nota. Em seguida vêm os blocos Dados Emissão (Número NF, Emitente, endereço, Data Emissão, Data Saída/Entrada e Hora Saída/Entrada), Dados Destinatário, Dados Impostos (bases e valores de ICMS, inclusive da substituição tributária, e Valor IPI), Dados Transporte (Transportador, quantidade, espécie, marca, placa do veículo, pesos, valores de frete, seguro e outras despesas e Dados Adicionais) e Documentação Digital, onde ficam os documentos da nota fiscal.

Recurso Itens

Lista os insumos da nota, com Insumo, Descrição, Qtd., Lote, D. Validade, Un, V. Unit., V. Total, V. Desconto, V. Unit. Final e V. Tot. Final.

Recurso Parcelas Pagamento

Registra as parcelas da nota (vencimento, valor e forma de pagamento).

Entrada por XML

Clique em Novo e, na área Clique para selecionar o arquivo, carregue o XML da compra. O sistema lê o arquivo e abre a validação do XML, que confere as informações em quatro etapas, uma de cada vez:

Quando o emitente, o destinatário ou o transportador ainda não existe, o botão Adicionar abre um cadastro rápido. No caso do fornecedor, abre a ficha Dados do Fornecedor.

Vincular os insumos

O sistema mostra, lado a lado, a descrição da NFe e o insumo do sistema, com a quantidade atribuída, o lote, a validade e a fabricação extraídos do XML. Os itens não encontrados aparecem destacados e precisam ser resolvidos: o botão Atribuir Insumo vincula a linha da nota a um produto já cadastrado, e o botão Inserir Insumo faz o cadastro rápido do produto e, em seguida, a vinculação. A coluna Prod. OK sinaliza pendências, como a necessidade de ativar o produto. Resolvidos todos os vínculos, clique em Salvar.

Registro manual

Sem XML, clique em Novo e preencha o recurso NFe. Informe a Natureza Operação, o Número NF e o Emitente e salve. Em seguida, no recurso Itens, lance os insumos com lote, validade, quantidade e valor unitário, e registre as parcelas no recurso Parcelas Pagamento.

Processar e conferir no Almoxarifado

Conferidos os dados, clique em Processar. Os itens não entram no saldo nesse momento: a movimentação aguarda a conferência física do que foi recebido no Almoxarifado - Movimentação.

1. Acesse o menu Controle de Estoque, Almoxarifado - Movimentação.
2. Localize a movimentação gerada pela nota (status Aguardando Movimentação) e abra o registro.
3. Confira cada item e indique o status do item: OK, Indisponível ou Inconsistência de Informações. O bloco Item Específico permite localizar o item pelo produto, pelo EAN ou pelo lote. Os botões Concluí Todos e Reset Todos atuam sobre todos os itens de uma vez.
4. Clique em Finalizar. Só então os itens entram no saldo, e a movimentação passa a Movimentação Concluída.

Como se comunica com os outros processos

• Cadastro de Produtos (Farmácia): os insumos da nota são vinculados aos produtos e às apresentações; itens não encontrados podem ser cadastrados na hora.
• Almoxarifado - Movimentação: a entrada processada é conferida e finalizada.
• Estoque - Posição: o saldo e o CMV de cada lote aparecem depois da entrada; o valor da nota forma o CMV.
• Inventário: produtos com lotes pendentes de inventário precisam de inventário antes da próxima entrada por nota.
• Financeiro: as parcelas da nota se referem ao pagamento ao fornecedor.