Emissão de Orçamentos Simples

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Do orçamento em aberto à aprovação: a tela Emissão de Orçamento passo a passo.

Conceito

O orçamento registra a proposta de atendimento ao paciente: os serviços, produtos e diárias ou pacotes previstos, os valores, o período de execução e a forma de pagamento. Depois de aprovado, é dele que partem a requisição de estoque, a requisição de compra, a fatura, os aditivos e as prorrogações, e a quantidade aprovada passa a limitar os lançamentos na escala do paciente.

OBJETIVO

Emitir o orçamento, compor os itens, enviá-lo ao contratante e registrar a aprovação, deixando-o pronto para a execução.

Onde fica: Menu Orçamentos, Gestão de Orçamentos (tela Emissão de Orçamento).

Antes de começar

O paciente deve estar cadastrado em Vidas, Cadastro de Pacientes, ou em Business, Captação de Pacientes. Sem o registro, ele não fica disponível para seleção no orçamento.
O contratante deve estar cadastrado em Comercial, Cadastro de Contratantes.
Para a precificação automática, a tabela de venda deve estar cadastrada em Tabelas e Serviços. Sem tabela selecionada, o sistema não encontra o valor de venda dos itens.
Os tipos de orçamento são cadastrados em Orçamentos, Configurações, Tipos de Orçamentos.

Tela Emissão de Orçamento

A listagem reúne os orçamentos, as prorrogações e os aditivos. A coluna Versão indica se o registro é um Orçamento, uma Prorrogação ou um Aditivo, e a coluna Orc. Origem mostra o orçamento que deu origem à prorrogação ou ao aditivo.

Botão	Função
Novo	Abre um orçamento em branco.
Excluir	Botão de exclusão dos registros selecionados. Orçamentos vinculados a solicitação ou requisição não podem ser excluídos.
Relatório	Relatórios da listagem.
Whats	Envio de orçamentos aos contratantes pelo WhatsApp.
Faturar	Fatura em lote os orçamentos aprovados.
Prorrogar	Prorroga em lote os orçamentos aprovados.
Aprovação	Remete em lote para aprovação do cliente os orçamentos Em Aberto ou em Revisão.
Aprovar	Aprova, rejeita ou nega em lote os orçamentos em aprovação do cliente.
Executar	Aprova orçamentos em lote no fluxo rápido.

Item	Descrição
Colunas	Versão, Número, Orc. Origem, D. Início, D. Término, Tipo, Contratante, Paciente/Setor, D. Emissão, Status, Motivo e D. Atualização.
Filtros	Há filtros por contratante, paciente, datas de emissão e de execução, status, motivo, tipo, insumo, faturado, aditivo, prorrogação, follow-up e unidade, entre outros. Selecione o filtro, informe o valor e clique em Filtrar.

Status do orçamento

Status	Significado
Em Aberto	Orçamento em composição, com os itens liberados para edição.
Em Revisão	Orçamento em revisão, que pode ser remetido novamente ao cliente.
Aguardando Aprovação	Orçamento remetido ao cliente.
Aprovado	Decisão positiva registrada. Os itens ficam bloqueados e os botões de execução são liberados.
Não Aprovado	Decisão negativa registrada.

Quando o orçamento é faturado, a coluna Status da listagem passa a exibir o número da fatura gerada.

Como emitir o orçamento

Acesse o menu Orçamentos, Gestão de Orçamentos, e clique em Novo.
No recurso Orçamento, informe o Tipo, o Paciente, o Contratante, o Início e o Término da Execução e a Tabela Precificação.
Salve. Os recursos Itens e Forma de Pagamento passam a aparecer.
No recurso Itens, inclua os itens pelo botão Novo ou traga-os do paciente pelo botão Importar.
No recurso Forma de Pagamento, registre a condição de pagamento.
Envie o orçamento ao contratante pelos botões E-mails ou Whats e remeta-o à aprovação.

IMPORTANTE

O paciente precisa estar selecionado no cabeçalho para que o sistema libere as demais etapas do preenchimento.

Recurso Orçamento

Campo	Como preencher
Numero e Orc. Origem	Gerados pelo sistema. Orc. Origem é preenchido nas prorrogações e nos aditivos.
Data Emissão e Data Últ.Aprovação	Preenchidas pelo sistema.
Tipo	Tipo do orçamento, cadastrado em Tipos de Orçamentos (por exemplo, Cuidador 12 hs ou Internação Domiciliar).
Paciente e Contratante	Paciente atendido e quem paga pelo atendimento.
Status e Motivo	Situação do orçamento e o motivo da última decisão. O orçamento novo vem com o motivo Orçamento Inicial; a lista de motivos é configurada pela empresa.
Início Execução e Término Execução	Período do atendimento. As datas são usadas na importação dos itens e no total de dias orçados, exibido no título da tela.
Tabela Precificação	Tabela de venda que precifica os itens.
Limitar Serviços/Produtos Existentes na Tabela	Com Sim, só podem ser incluídos os itens que existem na tabela selecionada.
V. Produtos e Serviços, V. Desc. Itens e V. Total Orçado	Totais calculados pelo sistema a partir dos itens.
Identificação Interna	Identificador interno do orçamento, quando a empresa usa.
e-mail Envio	E-mail para o envio do orçamento.
Unidade Proprietária	Unidade da empresa responsável pelo orçamento.
Observação	Informações complementares.

Abaixo dos campos ficam o FollowUp, para registrar as ações de acompanhamento comercial; o Gerenciador de Documentos, para anexar arquivos de até 50 MB cada; e o Histórico, que registra cada ação realizada no orçamento, com o usuário, a data e a observação.

Recurso Itens

A lista mostra Insumo, Tipo, Descrição, Finalidade, Quantidade, V. Unit, V. Bruto, V. Desconto, V. Total, Fornecedor (Locação) e quem criou e alterou cada item. Os botões Novo, Excluir e Importar ficam disponíveis enquanto o orçamento não é aprovado.

Incluir um item

Campo	Como preencher
Tipo Insumo	Diárias/Pacotes, Produto ou Serviço.
Tipo	Tipo do serviço (por exemplo, Plantão, Visita ou Procedimento) ou do produto (por exemplo, Medicamento, Material ou Dieta).
Insumo	Serviço, produto ou diária/pacote cadastrado.
Finalidade	Executar ou Terceirizar.
Valor Unitário e Quantidade	Valor de venda, preenchido pela tabela quando há tabela selecionada, e a quantidade.
Desconto e V. Desconto	Desconto Percentual ou Fixo e o valor do desconto.
V. Bruto e Valor Total	Calculados pelo sistema.
V. Unit. Requisitante	Preencha quando a empresa utiliza esse valor.
Descrição	Informações sobre o item.

ATENÇÃO

Quando o item está na tabela de venda com a opção V. Venda Inalterável como Sim, o valor não pode ser alterado no orçamento. A opção é alterada na tabela de venda, em Tabelas e Serviços.

Importar itens do paciente

O botão Importar traz para o orçamento os itens ativos e pendentes do paciente. Para que a importação funcione, o orçamento deve ter a Data de Início e a Data de Término de Execução preenchidas, com o início anterior ao término.

Opção	O que faz
Itens em pacote	Não precificar ou Precificar os itens cobertos por pacote. O orçamento já deve conter um pacote adicionado.
Importar PADs	Traz os PADs do paciente, com a opção Apenas Pendentes.
Importar Solicitação de Insumos	Traz as solicitações de insumos.
Importar Prescrições Médicas	Traz as prescrições médicas, com a opção Apenas Pendentes.
Importar Prescrições Dieta	Traz as prescrições de dieta, com a opção Apenas Pendentes.
Importar Equipamentos Locados	Traz os equipamentos locados ao paciente.

Para que o PAD seja importado, o serviço precisa estar sinalizado no cadastro. Veja também o artigo Importar o PAD no Orçamento e no Contrato.

Recurso Forma de Pagamento

Clique em Novo e informe a Condição de pagamento, o Desconto (Percentual ou Fixo) e o V. Desconto, a Data Prevista e a Descrição. O Valor e o V. Final são calculados pelo sistema.

Envio ao contratante

Botão	Como funciona
E-mails	Envia o orçamento por e-mail.
Whats	Envia o orçamento em PDF, no layout da empresa, para o número do contratante, com a Integração WhatsApp. O acompanhamento das respostas é feito pelo dispositivo do comercial.

LAYOUT PERSONALIZADO

Cada cliente pode enviar o layout do seu orçamento (logo, cores, fontes e estrutura) para a equipe técnica da Hope Solution configurar na base. O modelo personalizado aparece entre os relatórios do orçamento. Para solicitar, envie o material gráfico para comercial@hopesolution.com.br.

Aprovação

Remeter à aprovação: com o orçamento Em Aberto, use o botão Aprovação. O status passa para Aguardando Aprovação.
Registrar a decisão do cliente: abra o orçamento e use o botão Aprovar. Confirme a mensagem e, na janela seguinte, informe o Status, o Motivo, a Senha ou Data de Autorização, quando houver, e a Observação.

Com a aprovação, o status passa para Aprovado, o campo Data Últ.Aprovação é preenchido e o Motivo registra a decisão. O botão Executar aprova o orçamento diretamente, no fluxo rápido. Na listagem, os botões Aprovação, Aprovar e Executar fazem o mesmo em lote.

DICA

Se o orçamento foi aprovado por engano ou o cliente desistiu, use o botão Reabrir e registre a nova decisão pelo botão Aprovar, com o status e o motivo correspondentes.

Depois da aprovação

Os botões Novo, Excluir e Importar do recurso Itens ficam desabilitados, e a barra passa a exibir os botões de execução:

Botão	Função
Reabrir	Reabre o orçamento para rejeitar ou negar.
Estoque	Abre uma nova requisição de estoque com o orçamento, o paciente e os itens carregados.
Aditivo	Gera um novo aditivo do orçamento.
Prorrogar	Prorroga o orçamento para um novo período.
Fatura	Gera a fatura a partir do orçamento.
Assinar	Assinatura do orçamento.
Compra	Gera a requisição de compra conforme o orçamento e o estoque.

O botão Copiar, disponível no orçamento em aberto e no aprovado, cria um orçamento novo a partir do atual. A quantidade aprovada pode ser acompanhada no cadastro do paciente, recurso PAD, que exibe a Qtd. Orçada Aprovada e a Qtd. Agendada do mês.

Cópia, Prorrogação ou Aditivo

Ação	Quando usar
Copiar	Nova proposta a partir de um orçamento existente. A cópia nasce independente e mantém os valores do orçamento de origem.
Prorrogar	Renovar o mesmo atendimento para o próximo período. A prorrogação aplica o valor vigente na tabela vinculada ao orçamento.
Aditivo	Acrescentar itens a um atendimento aprovado em andamento.

Relatórios

Onde	Relatórios
Listagem	Listagem de Valores; Listagem de Valores c/ Telefone dos Contratantes; Listagem Totalizada por Paciente; Listagem de Valores e Forma de Pagamento; Estimativa de Lucratividade Analítico; Estimativa de Lucratividade Sintético; Listagem por Insumo Totalizados; Orçado x Realizado; Quantidade Orçada x Disponibilidade de Estoque, Totalizado por Insumo; Detalhamento de Orçamento - Sem Valores.
Orçamento aberto	Orçamento; GUIA SADT Padrão; Estimativa de Lucratividade Sintética do Orçamento; Estimativa de Lucratividade Analítica do Orçamento; e os modelos personalizados da empresa, quando configurados.

IMPORTANTE

A lucratividade depende dos valores de custo informados na opção Definir Pagamento da tabela de venda vinculada ao orçamento. Para descontar o imposto no relatório analítico, ative a opção DAS em Administrativo, Configurações, registro da empresa, Definições, Tributário, e informe o percentual.

Como se comunica com os outros processos

Cadastro de Pacientes e Business: o paciente do orçamento vem de lá; o PAD e as prescrições podem ser importados.
Tabelas e Serviços: tabelas de venda, serviços, diárias e pacotes precificam os itens.
Controle de Estoque e Compras: os botões Estoque e Compra geram as requisições a partir do orçamento aprovado.
Faturamento: o botão Fatura gera a fatura do orçamento aprovado.
Gestão de Escala: a quantidade aprovada limita os lançamentos na escala do paciente.
Integração WhatsApp: envio do orçamento ao contratante.

PRÓXIMO PASSO

O próximo artigo é Emissão de Orçamentos Complexos (TISS).

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