Como notificar os signatários pelo WhatsApp da empresa e como o documento é assinado no celular.

Conceito

Depois que um documento é enviado para assinatura pelo +Vidas Sign, a empresa notifica os signatários pelo WhatsApp a partir da tela Assinatura Digital. A mensagem sai pelo número de WhatsApp da empresa conectado ao +Vidas, com o nome do signatário e o link individual do documento. O signatário abre o link no celular, confirma a identidade com um código recebido por SMS, informa o CPF e assina. O +Vidas identifica a assinatura e armazena o documento assinado no cadastro de origem. Não é preciso criar conta nem instalar aplicativo.

Onde fica: Menu Integrações > Assinatura Digital > botão Whats.

Antes de começar

• +Vidas Sign contratado, com a cota mensal de assinaturas.
• +Vidas WhatsApp ativo, com o número da empresa conectado ao +Vidas.
• Cadastro do signatário com e-mail, telefone celular e CPF.
• Documento já enviado para assinatura no módulo de origem: Cadastro de Profissionais, Cadastro de Pacientes, Contratos, Orçamentos, Evolução, Anotações de Enfermagem, Passagem de Plantão, Gestão de Evoluções ou Gestão de Anotações de Enfermagem.

1. Envie o documento para assinatura

• No módulo do documento, clique em Assinar.
• Selecione o assinante cadastrado ou informe nome, e-mail e telefone. Inclua mais de um assinante quando o documento exigir, por exemplo, o profissional e o responsável pelo paciente.
• Confirme o envio. O lote passa a aparecer na tela Assinatura Digital com o status Enviado para Assinatura.

2. Filtre os documentos na tela Assinatura Digital

• Acesse o menu Integrações > Assinatura Digital.
• Clique em Adicionar filtro e escolha o critério: Data Envio, Status, Profissional, Paciente, Módulo, Data de Expiração, Número ou Nome do Documento.
• Clique em Filtrar.

3. Envie a notificação pelo WhatsApp

• Clique no botão Whats e selecione Notificação de Pendência de Registros de Assinatura Digital.

• A janela Enviar WhatsApp abre com a mensagem pronta. Confira os campos:
  • Destinatários: quantidade de pessoas que receberão a mensagem. Expanda a lista para buscar por nome ou número e utilize marcar todos ou desmarcar todos.
  • Enviar de: número de WhatsApp da empresa que fará o envio.
  • Mensagem: texto padrão com as variáveis %Profissional%, %EmpresaUnidade%, %Email% e %link%. Também é possível anexar imagem ou arquivo de até 1,3 MB.
  • Modelo e Categoria: permitem utilizar um template da empresa e classificar o envio para filtros e relatórios.
• Clique em Enviar para N pessoas.

4. O signatário assina no celular

• A mensagem chega ao WhatsApp com o nome do signatário, o e-mail e o link do documento.

• O link abre o documento para leitura, com as opções Reprovar e Assinar.
• Na etapa Validar Código, a plataforma envia um código por SMS para o celular cadastrado. O signatário informa o código e toca em Avançar.

• Na etapa Tipo de Assinatura, o signatário desenha a assinatura e, em seguida, a rubrica, tocando em Próximo.
• Na etapa Assinar Documento, confere o nome e o e-mail, informa o CPF, assinala o aceite e toca em Assinar.

• A mensagem Assinado com sucesso confirma a conclusão, com a opção de baixar a cópia assinada.

5. Acompanhe a assinatura no +Vidas

• Assim que o signatário conclui, o lote passa a Assinado na tela Assinatura Digital.
• Expanda o lote para ver os signatários, o e-mail, o perfil e a data e a hora da assinatura.
• Utilize o ícone Abrir documento assinado para abrir o PDF. O documento também fica anexado ao registro de origem.

Orientações ao signatário

• Leia o documento antes de assinar.
• Cada link corresponde a um documento. Se houver mais de um documento pendente, repita o processo em cada link: assinar um documento não conclui os demais.
• Quando todos os envolvidos assinarem, uma cópia do documento assinado é enviada automaticamente por e-mail.