Acompanhamento na Tela Assinatura Digital

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O acompanhamento dos envios por lote: signatários, situações e ações.

Conceito

A tela Assinatura Digital concentra o acompanhamento de todos os documentos enviados para assinatura eletrônica, agrupados por lote de envio. Cada linha é um lote, com o arquivo, o módulo de origem, a criação, o status e a expiração.

OBJETIVO

Acompanhar as assinaturas, cobrar os pendentes, corrigir situações e baixar os documentos assinados.

Onde fica: Menu Integrações, Assinatura Digital.

A listagem

No topo, o cartão Assinaturas utilizadas no mês mostra o consumo e as assinaturas disponíveis até o fim do mês. Os botões são Atualizar, Relatórios (Listagem de Assinaturas Enviadas), Cancelar, Arquivos e Whats.

Coluna	O que mostra
Número	O número do lote.
Arquivo	O nome do documento enviado.
Módulo	O módulo de origem, por exemplo, Cadastro de Profissionais.
Criação	A data, a hora e o usuário que enviou.
Status	A situação do lote.
Expiração	A data limite para a assinatura.

Filtros: Data de Expiração, Data Envio, Módulo, Nome do Documento, Número, Paciente, Profissional e Status.

Acompanhar um lote

Clique na seta da linha para expandir. O painel Signatários mostra Nome, Enviado em, E-mail, Perfil e Situação de cada signatário (Assinou em, com data e hora, Aguardando ou Recusou). Em seguida, a grade Registros do lote mostra Pedido, Registro, Módulo, Referente a, Status e Assinado em.

DICA

O painel Signatários consulta a plataforma de assinatura no momento da abertura. Se alguém acabou de assinar, expanda o lote novamente para ver a situação atualizada.

Ações disponíveis

Ação	O que faz
Reenviar para quem está pendente	No painel do lote, envia de novo o convite de assinatura somente para quem ainda não assinou.
Sincronizar situação	Aparece quando a situação na plataforma difere da tela (por exemplo, todos assinaram e o lote segue como Enviado para Assinatura). Atualiza o status e anexa o documento assinado.
Cancelar	Cancela os pedidos que ainda aguardam assinatura. Os signatários são avisados e o link deixa de valer. Para cancelar vários lotes, mantenha a tecla Ctrl pressionada e selecione as linhas.
Cancelar lote assinado	Cancela o lote apenas no sistema, para liberar um novo envio quando algo saiu errado. A assinatura já feita permanece válida e o documento assinado continua arquivado.
Arquivos	Baixa a documentação dos lotes conforme os filtros aplicados.
Whats	Envia aos signatários pendentes a Notificação de Pendência de Registros de Assinatura Digital, com o link do documento.

Significado dos status

Status	Significado	O que fazer
Enviado para Assinatura	Aguardando um ou mais signatários.	Reenviar aos pendentes ou cancelar.
Pendente autorização	Envio pelo SafeID aguardando a autorização do profissional.	Orientar o profissional (ver Assinatura de Documentos com SafeID).
Assinado	Todos assinaram; o documento foi anexado ao registro.	Baixar os arquivos ou liberar um novo envio, se necessário.
Cancelado	Envio cancelado; o link não vale mais.	Fazer um novo envio.
Recusado	Um signatário recusou a assinatura.	Fazer um novo envio.
Expirado	O prazo de assinatura venceu.	Fazer um novo envio.

Situações frequentes

Situação	Como resolver
O signatário não recebeu o link	Confira o e-mail e o telefone no cadastro e utilize Reenviar para quem está pendente.
Todos assinaram, mas o lote continua como Enviado para Assinatura	Expanda o lote e clique em Sincronizar situação.
Envio feito por engano	Cancele enquanto o lote aguarda assinatura. Documento já assinado não pode ser cancelado na plataforma.

As ações de envio, cancelamento, reenvio e sincronização ficam registradas na Auditoria de Registros do sistema.

PRÓXIMO PASSO

O próximo artigo é Cota de Assinaturas Eletrônicas.

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