Tenho uma Empresa de Cuidadores, como gero uma folha de pagamento?
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Como a empresa de cuidadores fecha a folha no +Vidas: a apuração dos atendimentos realizados, os débitos, as bonificações, os adiantamentos e o INSS quando aplicável, até o valor líquido e a remessa bancária.
O que é
Na empresa de cuidadores, a folha de pagamento é o fechamento do período dos cuidadores que atendem os pacientes. É um processo simples: o +Vidas apura os atendimentos realizados na escala, soma as bonificações, desconta os débitos e os adiantamentos e, quando aplicável, o INSS, até chegar ao valor líquido a pagar a cada cuidador.
A folha é gerada por período, com os filtros que a empresa escolher. Ela não depende da emissão da fatura: a empresa pode faturar e fechar a folha em momentos diferentes.
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OBJETIVO Gerar a folha do período a partir dos atendimentos realizados, com débitos, bonificações, adiantamentos e retenções configurados pela empresa, e pagar por remessa bancária com o recibo disponível também no +Vidas Care. |
Onde fica: Menu Folha de Pagamento > Emissão de Folha de Pagamento.
O que faz
- Apura a produção de cada cuidador a partir dos atendimentos concluídos na Gestão de Escalas.
- Soma as bonificações, as gratificações, a ajuda de custo e os adicionais configurados.
- Desconta os débitos (por exemplo, uniformes, materiais ou plantões não realizados), os benefícios e os adiantamentos.
- Retém o INSS e o IRRF quando aplicável, de acordo com o regime de cada profissional.
- Permite fechar folhas por qualquer período, inclusive apenas com as coberturas (curingas e folguistas).
- Emite o recibo de produção, também disponível no +Vidas Care.
- Gera a remessa bancária dos pagamentos para o banco.
Para quem é
| Quem | Como utiliza |
|---|---|
| Financeiro | Lança os débitos, as bonificações e os adiantamentos, fecha a folha e gera a remessa bancária. |
| Gestão de escalas | Conclui os atendimentos realizados, que são a base da folha. |
| Contabilidade | Utiliza os relatórios de INSS e IRRF por competência. |
| Cuidador | Recebe o pagamento e consulta o recibo de produção no +Vidas Care. |
O cenário que toda empresa de cuidadores conhece
- A produção de cada cuidador é contada à mão, a partir da escala ou de mensagens de WhatsApp.
- Folguistas e coberturas precisam receber rápido, muitas vezes antes do fim do mês.
- Adiantamentos e descontos de uniforme ou material ficam anotados fora do sistema e são esquecidos.
- O cuidador pede o recibo pelo WhatsApp, e a equipe envia um a um.
- O pagamento é feito cuidador por cuidador no internet banking.
No +Vidas, a folha nasce da escala, os lançamentos ficam registrados e o pagamento sai em um único arquivo para o banco.
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IMPORTANTE Cada empresa é única. O +Vidas contempla todos os recursos descritos neste artigo, respeitando a individualidade de cada cliente: nada é obrigatório. A empresa utiliza apenas o que se aplica à sua operação e configura os valores, os descontos e as retenções de acordo com a orientação da sua contabilidade. |
Antes de começar: a configuração da empresa
A configuração é feita uma vez, na implantação, e revisada quando a empresa muda as regras. Utilize apenas os itens que se aplicam à sua empresa.
| O que configurar | Onde fica | O que define |
|---|---|---|
| Cadastro do profissional | Recursos Humanos > Cadastro de Profissionais, recurso Folha Pagamento | Gerar Folha, Regime Trabalhista (por exemplo, Autônomo ou Celetista), Tipo de Pagamento, adicionais (Insalubridade, Periculosidade, Adicional Noturno e DSR), dependentes e os dados bancários ou a chave PIX, com a conta principal marcada. |
| Valores de pagamento | Contrato do paciente (serviços e valores do profissional) ou Proventos > Alocação de Profissionais, para a Produção Avulsa | Quanto o profissional recebe por atendimento, plantão, hora, diária ou outra modalidade, com ajuda de custo e adicionais. |
| Motivos de débito e crédito | Folha de Pagamento > Configurações > Debitos/Creditos Prof. Motivo | Os motivos usados nos débitos, nas bonificações e nos adiantamentos. |
| Gratificações | Proventos > Gratificação / Comissão | Prêmios por desempenho ou por meta de produção, com a opção Tributável. |
| Descontos de benefícios | Proventos > Descontos de Benefícios | Benefícios oferecidos pela empresa e descontados na folha, de forma integral ou parcial. |
| Recibos no +Vidas Care | +Vidas Care, Configurações Gerais, opção Exibir Recibos de Pagamento | Libera a consulta dos recibos pelo profissional no aplicativo. |
Passo a passo da folha
1. Conclua os atendimentos do período
- Na Gestão de Escalas, confira e conclua os atendimentos realizados. Somente os atendimentos concluídos entram na folha.
- Registre os atendimentos não realizados como falta ou folga, para que não sejam pagos.
2. Lance os débitos, as bonificações e os adiantamentos
- Em Folha de Pagamento > Débitos / Adiantamentos / Créditos, clique em Novo e escolha o Tipo da Operação: Adiantamento ao Profissional, Creditar ao Profissional (por exemplo, bonificação) ou Debitar do Profissional.
- No adiantamento, selecione Sim em Lançar este adiantamento no Contas a Pagar para registrar a saída do caixa. O valor é descontado automaticamente no fechamento da folha.
- O que não estiver lançado até o fechamento não entra na folha daquele período.
3. Crie a folha
- Em Folha de Pagamento > Emissão de Folha de Pagamento, clique em Novo.
- Em Dados da Folha, informe a Data Fechamento (a competência), a Unidade Proprietária e o Plano de Conta.
- Em Dados para Apuração, informe a Data Início e a Data Término e, se necessário, os filtros: Contratante, Regime Trabalhista, Banco Profissional, Profissão, Cidades do Paciente, Profissionais e Paciente Unidade.
- Defina as opções: Desc. Débito/Crédito e Desc. Tarifa Banc. Para pagar apenas as coberturas, selecione Sim em Considerar apenas os atendimentos marcados como Curinga.
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DICA A folha é gerada por período, e a empresa define a periodicidade: mensal, quinzenal, semanal ou de um único dia. Cada folha é um fechamento próprio, e um atendimento já incluído em folha fechada não entra de novo. |
4. Confira a Prévia do Fechamento e feche
- Clique em Fechar. O +Vidas abre a Prévia do Fechamento, com os plantões de cada cuidador considerados na folha.
- Revise as linhas em vermelho (plantões não realizados ou não concluídos) e em amarelo (sem plantões realizados).
- Clique em Confirmar e Fechar. Nesse momento, o sistema aplica os descontos e as retenções e gera os valores finais do recibo. Os débitos e os adiantamentos descontados passam a Quitado.
5. Emita os recibos
- Para uma folha, utilize o botão Relatório da própria folha (por exemplo, Recibo Produção e Ordem de Pagamento).
- Para várias folhas da competência, utilize Relatórios > Folha de Pagamento, por exemplo, o Recibo de Produção Unificado.
- Com a opção Exibir Recibos de Pagamento ligada, o cuidador consulta o recibo no +Vidas Care.
6. Pague por remessa bancária
Gere a remessa bancária em Folha de Pagamento > Remessas Bancárias Folhas de Pagamento, botão Novo: em Dados da Remessa, informe a unidade, a conta bancária de origem, as formas de pagamento aceitas (PIX, Remessa TED, Transferência Conta Corrente, Poupança ou Salário), a modalidade e as datas de geração e de crédito; em Seleção de Pagamentos, escolha as folhas e os profissionais; em Conferência e Emissão, confira os pagamentos, os lotes, o valor total e quem ficou de fora, com o link ver o que corrigir. Emita e utilize Download para baixar o arquivo .rem e enviá-lo ao banco. O botão WhatsApp avisa os profissionais.
Pagamentos fora do fechamento do período
| Situação | Caminho no +Vidas |
|---|---|
| Pagar um atendimento concluído na hora | Pagamento à Vista: botão Pagar no próprio atendimento. Gera o lançamento na folha e o título no Contas a Pagar. |
| Pagar parte antes da data prevista | Adiantamento: lançado em Débitos / Adiantamentos / Créditos e descontado na folha. |
| Pagar todas as coberturas do dia ou da semana | Folha entre datas, com Considerar apenas os atendimentos marcados como Curinga = Sim, e remessa bancária. |
Como se forma o valor líquido
| Etapa | O que entra |
|---|---|
| Produção | Atendimentos realizados no período. |
| Bonificações e créditos | Bonificações, gratificações, ajuda de custo e adicionais configurados. |
| Valor bruto | A soma da produção com as bonificações e os créditos. É a base de cálculo dos impostos; os itens configurados como não tributáveis ficam fora da incidência. |
| Retenções | INSS e IRRF, quando aplicáveis ao regime do profissional, calculados sobre o bruto. |
| Descontos | Débitos, benefícios, adiantamentos e tarifa bancária. |
| Valor líquido | O valor pago na remessa bancária. |
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O INSS NA FOLHA O desconto de INSS depende do regime de cada profissional. Quando o profissional presta serviço como contribuinte individual (autônomo), a empresa arrecada a contribuição dele, descontando-a da remuneração (Lei 10.666/2003, art. 4º). O +Vidas aplica a tabela de referência ou o percentual informado no cadastro do profissional. Defina o regime e as retenções de cada profissional com a sua contabilidade. Este artigo não constitui orientação contábil. |
Demonstrativos e relatórios
| Onde | Demonstrativos e relatórios |
|---|---|
| Na própria folha, botão Relatório | Fechamento da Folha; Ordem de Pagamento; Recibo Produção; Recibo Produção sem Crédito Residual; Fechamento de Folha Listando os Pacientes. |
| Relatórios > Folha de Pagamento | Recibo de Produção Unificado; Ordem de Pagamento Unificada; Demonstrativo de Folha por Contratante e Profissional; INSS dos Profissionais por Competência; IRRF dos Profissionais por Competência; Débitos e Créditos por Fechamento, entre outros. |
| +Vidas Care, item Recibos | O profissional consulta os próprios recibos de produção no celular, organizados por ano. |
Checklist antes de fechar
- Os atendimentos do período estão concluídos na Gestão de Escalas.
- Os débitos, as bonificações e os adiantamentos foram lançados.
- Os valores foram conferidos na Prévia do Fechamento, com atenção às linhas em vermelho.
- Os dados bancários e a chave PIX estão corretos, com a conta principal marcada.
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VEJA TAMBÉM Folha de Pagamento: Visão Geral; Emissão de Folhas de Pagamento; Débitos e Créditos; Adiantamentos; Pagamento à Vista; Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas; Remessas Bancárias: Pagamento de Profissionais. |