Gerenciamento de Contratos e Termos
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A documentação do profissional, da captação à admissão e ao eventual desligamento.
Conceito
O +Vidas pode gerenciar toda a documentação dos profissionais, da captação à admissão, passando pelos documentos que acompanham o vínculo, até o eventual desligamento. Os documentos ficam organizados, assinados e arquivados no cadastro de cada profissional.
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OBJETIVO Garantir a conformidade da atuação do profissional, do processo de seleção ao desligamento, com cada documento armazenado com segurança e disponível no sistema sempre que for necessário. |
O ciclo que a documentação acompanha
| Etapa | Documentos |
|---|---|
| Captação e seleção | Currículo e documentos do candidato, recebidos pela Captação ou pelo +Vidas Talent. |
| Admissão | Termo de admissão e documentos de entrada, assinados e arquivados no cadastro do profissional. |
| Vínculo | Documentos que acompanham a permanência, com controle de validade e alertas de vencimento. |
| Desligamento | Termo de encerramento assinado e arquivado, que conclui o histórico do profissional. |
Modelos de documento: do sistema ou da sua empresa
Modelos do sistema: O +Vidas traz modelos de documentos prontos para a operação. É o caminho mais rápido: você usa o que já está no sistema e segue para a assinatura.
Modelos da sua empresa, com o +Vidas Report: Se a empresa preferir os próprios modelos, a equipe Hope desenvolve o layout a partir do material enviado, e os documentos passam a sair do sistema com a identidade da sua operação.
Duas formas de conduzir a assinatura
| Forma | Como funciona |
|---|---|
| 1. Documentos nas telas do +Vidas | A empresa envia os modelos, e a Hope os inclui nas telas do sistema. A equipe envia o documento ao profissional, recolhe a assinatura e arquiva o documento assinado no cadastro. |
| 2. Documentos nas telas com o +Vidas Sign | O +Vidas envia o documento ao e-mail do profissional, que assina eletronicamente, com validade jurídica (ICP-Brasil). O sistema arquiva o documento assinado no cadastro e o registra no Painel de Auditoria. |
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A DIFERENÇA Na primeira forma, o envio e o arquivamento ficam com a equipe. Com o +Vidas Sign, o sistema conduz o envio, a assinatura e o arquivamento. |
Guarda, obrigatoriedade e validade
Armazenamento no GED: Os documentos ficam na Documentação Digital do profissional e na central GED. O acesso é controlado pelos perfis do Controle de Acessos, em conformidade com a LGPD.
Documentação Obrigatória: A empresa define quais documentos são obrigatórios, e o sistema não permite gravar o cadastro enquanto eles não forem anexados.
Controle de validade: Documentos com prazo, como certidões, certificados e carteiras de conselho, têm a validade controlada, com alertas de vencimento.
Histórico completo: Em uma auditoria, uma fiscalização ou um desligamento, o documento está no sistema, do primeiro currículo ao termo de encerramento.
Como se comunica com os outros processos
| Processo | Como se comunica |
|---|---|
| Recrutamento e Captação e +Vidas Talent | Os documentos começam a ser reunidos na seleção, e o aprovado chega ao Cadastro de Profissionais com a documentação inicial. |
| Documentos e GED | Os arquivos ficam na Documentação Digital do profissional e na central GED, com controle de validade e alertas. |
| Documentação Obrigatória | Os documentos exigidos podem ser definidos como obrigatórios, impedindo a gravação até o anexo. |
| +Vidas Sign | Conduz o envio, a assinatura eletrônica com validade jurídica e o arquivamento, com registro no Painel de Auditoria. |
| +Vidas Report | Desenvolve o layout personalizado quando a empresa usa os próprios modelos. |
| +Vidas Docs | Amplia o armazenamento quando o volume de documentos ultrapassa o espaço incluído no GED. |
| Controle de Acessos | Define quem pode ver e movimentar a documentação do profissional (LGPD). |
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PRÓXIMO PASSO O próximo artigo é Educação Continuada: Visão Geral, a capacitação da equipe. |