+Vidas Business: Captação de Pacientes, do primeiro contato ao paciente ativo

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Visão Geral Objetivo O link de captação: o lead se cadastra sozinho A tela Captação de Pacientes O registro do candidato: tudo antes da admissão A rotina em quatro tempos, com responsável e prazo Responsáveis com SLA por evento: o módulo Tarefas A proposta: orçamento com o layout da empresa, por e-mail e WhatsApp Aprovada: do candidato ao paciente ativo, sem cadastrar duas vezes Recusada: o motivo é o indicador Indicadores da captação Como se comunica com os outros processos

+Vidas Business: Captação de Pacientes, do primeiro contato ao paciente ativo

Comercial › +Vidas Business › Captação de Pacientes

Visão Geral

A captação de um paciente é um processo moroso, cuidadoso e competitivo. A cada dia surge uma nova empresa de atenção domiciliar, e a família que pede um orçamento costuma pedir a outras duas no mesmo dia. O posicionamento começa antes do contato: apresentação da empresa, portfólio, site, Instagram e demais redes sociais, uma equipe de marketing atenta e um bom site. Mas a diferença se decide quando o contato chega, em quatro momentos:

A resposta rápida. Quem responde primeiro costuma ser quem faz a visita.

O entendimento de quem é o paciente e das suas necessidades. Complexidade, dependência, preferências da família, endereço.

A rápida elaboração do material institucional e da proposta. Orçamento com o layout da empresa, enviado por e-mail e WhatsApp.

Um acompanhamento diferenciado do andamento do processo. Quem está com o caso, há quanto tempo, e o que a família respondeu.

O +Vidas Business é o módulo que sustenta esses quatro momentos dentro do +Vidas: o lead entra por um link publicado pela própria empresa, é registrado na Captação de Pacientes sem redigitação, recebe o orçamento a partir do próprio registro, é acompanhado com classificação, tarefas com prazo e alertas, e, aprovado, passa ao Cadastro de Pacientes do módulo Vidas com tudo o que já foi registrado. Recusado, o motivo fica gravado para os indicadores comerciais.

Objetivo

Objetivo

Registrar cada contato no momento em que chega, medir o tempo de cada etapa (recebimento, entendimento do caso, envio da proposta, resposta da família), com responsáveis e prazo por evento, e converter o candidato em paciente ativo sem cadastrar duas vezes. Quando a proposta é recusada, saber por quê.

O link de captação: o lead se cadastra sozinho

Onde fica: Formulário público do +Vidas Business, no endereço do ambiente +Vidas da empresa acrescido de /CandidatoPacienteExterno; registros em Business › Captação de Pacientes

O +Vidas disponibiliza, pelo módulo Business, um link de captação que a área comercial insere onde quiser: no site, na bio do Instagram, no WhatsApp Business, nos anúncios, na assinatura de e-mail. O formulário abre com a logomarca da empresa e o título Solicitação de Informações para envio de Orçamento, em três blocos:

Bloco	Campos
1. Identificação do Contato	Nome do Responsável, Grau de Relacionamento, Telefone / WhatsApp, E-mail, Origem do Contato (lista da empresa: Site, Instagram, Facebook, Google, Convênio, Indicação, entre outras) e Preferência de Contato (e-mail, Telefone ou WhatsApp).
2. Dados do Paciente	Nome do Paciente, Idade, Sexo, CEP, Tipo de Logradouro, Logradouro, Número, Tipo de Cuidado (AD1 Baixa Complexidade, AD2 Média Complexidade, AD3 Alta Complexidade, APH, Cuidados Paliativos, Cuidados Pontuais, ID, SAD), Grau de Dependência (Grau 1 Independente a Grau 5 Dependência Total) e Observações gerais sobre o paciente.
3. Preferências de Atendimento	Sexo do Profissional (Feminino, Masculino ou Indiferente), Idade Mínima e Máxima, Residência Possui Animais, Quantidade de Pessoas na Residência e Observações sobre a preferência de atendimento.

Ao final, o lead escolhe Solicitar Orçamento ou Solicitar Informações. O registro entra na Captação de Pacientes com Captação Externa = Sim, com a Origem escolhida pelo próprio lead e com o Usuário de Criação identificado como Captação de Pacientes Externos, o que permite filtrar tudo o que veio pelo link.

O sistema reconhece o contato já existente: a família que pede orçamento mais de uma vez não gera um novo cadastro; o registro existente é reaproveitado e pode ser classificado como contato recorrente (por exemplo, Recorrentes Contatos). Nenhum lead é digitado pela equipe; a área comercial recebe o registro pronto e parte para o contato.

Como usar na rotina

Ative em Sistema › Configuração de Alertas o evento +Vidas Business - Captação externa de paciente, com os canais E-mail, WhatsApp, SMS, Notificação interna ou Push +Vidas Care e os destinatários da área comercial. O primeiro momento (a resposta rápida) começa no minuto em que o formulário é enviado, e não quando alguém abre a tela.

A tela Captação de Pacientes

Onde fica: Business › Captação de Pacientes

A listagem reúne todos os candidatos, com os botões Novo (registro manual de um contato recebido por telefone ou presencialmente), Excluir, Relatório (Listagem de Prospects de Paciente), E-mails e Whats (envio de mensagens aos contatos selecionados). As colunas são Número, Nome Paciente, Idade, Bairro, Nome Resp., Telefone Pac., Telefone Resp., Informações/Observações, Data Criação, Origem, Classificação, Captação Externa e Status.

Os filtros disponíveis são Ativo, Captação Externa, Classificação, CPF, Data de Criação, Grupo, Horário de Criação, Nome Completo, Nome do Responsável, Origem, PAD Especialidade, PAD Periodicidade e PAD Quantidade. A combinação Captação Externa com Data de Criação e Horário de Criação é a leitura do dia: o que chegou pelo link e ainda está em análise.

Campo	Para que serve	Exemplos
Origem (Indicação)	De onde veio o contato. Alimenta o indicador de canal que mais converte.	Site, Instagram, Facebook, Google, Adwords, Panfleto Institucional, Contato Direto, Convênio, Franquia, Captação Interna.
Classificação	A etapa comercial em que o candidato está. É o funil da captação.	Em Análise, Proposta Enviada, Lead Ativo, Recorrentes Contatos.
Captação Externa	Sim quando o registro entrou pelo link do Business; Não quando foi digitado pela equipe.	Sim / Não.
Status	Ativo ou inativo. O candidato que desistiu não é excluído: é inativado, e o histórico permanece.	Ativo.

As listas de Origem e de Classificação são cadastradas pela própria empresa, pelo botão ao lado de cada campo no registro do candidato. Uma classificação por etapa (por exemplo, Em Análise, Visita Agendada, Proposta Enviada, Aguardando Família, Aprovado, Recusado) transforma a listagem em um painel de funil.

O registro do candidato: tudo antes da admissão

Onde fica: Business › Captação de Pacientes › registro do candidato

O registro do candidato tem a mesma estrutura do Cadastro de Pacientes, para que nada precise ser digitado de novo na admissão. A barra de ações traz Voltar, Salvar, S. Novo, Excluir, Relatório, Whats, Mapa, Aprovar, Orçar, Anterior e Próximo. Os recursos do registro são Candidato Paciente, Diagnósticos, PAD, Formulários Personalizados, Prescrições/Solicitações, Evolução, Orçamentos, Profissionais no Aplicativo, Estado Clínico e Contatos.

Bloco do recurso Candidato Paciente	O que registra
Dados Pessoais	Número, Nome, Nome Social, Sexo, Data de Nascimento, Idade, CPF, Identidade, Estado Civil, E-mail, Indicação (origem), Nacionalidade, Classificação e Ativo.
Endereço	CEP, Tipo Logradouro, Endereço, Complemento, Bairro, Cidade/Estado, Zona/Setor, Ponto de Referência, Latitude e Longitude (base do botão Mapa e da geolocalização do +Vidas Care).
Telefones	Telefones do paciente e do responsável, com a marcação Possui WhatsApp, que habilita o botão Whats.
Dados para Atendimento	Complexidade, Situação Jurídica, Número e Validade da Carteira, Médico Responsável, Programa Atendimento, Hospital e Empresa para Remoção e Grau de Dependência.
Preferências e Referências para Atendimento	Idade mínima e máxima do profissional, família fornece refeição, profissional deve usar branco, residência possui câmeras e animais, quantidade de pessoas na residência e observações.
Responsável Legal	Nome Completo, RG, Telefone e Preferência de Contato.
Foto e Documentação Digital	Documentos do candidato (carteira do convênio, laudos, relatórios), armazenados no GED desde a captação.
Log do Sistema	Data e usuário de criação e de alteração. O registro recebido pelo link mostra Captação de Pacientes Externos como usuário de criação.

Com os recursos Diagnósticos, PAD, Formulários Personalizados (a visita de avaliação de cuidados) e Prescrições/Solicitações, a equipe assistencial registra o entendimento do caso ainda na captação. O botão Mapa (Profissionais Próximos) mostra, a partir da latitude e da longitude do endereço, quais profissionais moram perto do candidato, antes mesmo da proposta.

A rotina em quatro tempos, com responsável e prazo

Cada momento da captação tem uma data registrada pelo sistema e um recurso para definir quem responde e em quanto tempo.

Momento	O que a equipe faz	Recurso do +Vidas	Onde fica o tempo
1. Recebimento do contato	Responde ao lead pelo canal que ele escolheu (Preferência de Contato) e classifica o registro como Em Análise.	Link do Business; alerta +Vidas Business - Captação externa de paciente; botões Whats e E-mails; Classificação.	Data Criação e Horário de Criação do registro.
2. Conhecimento do paciente e do caso	Agenda a visita de avaliação, preenche o formulário de avaliação de cuidados, o Grau de Dependência, a Complexidade e o PAD.	Formulários Personalizados (no registro do candidato ou pelo +Vidas Care), Diagnósticos, PAD, Mapa.	Data do preenchimento do formulário; tarefa da etapa com Início e Término.
3. Envio da proposta	Emite o orçamento a partir do candidato, com o layout da empresa, e envia por e-mail e WhatsApp. Classifica como Proposta Enviada.	Botão Orçar; Emissão de Orçamento; botões E-mails e Whats; alertas Orçamento Emitido e Orçamento Enviado para aprovação.	Data Emissão do orçamento; status Aguardando Aprovação.
4. Acompanhamento da proposta	Registra cada contato com a família, cobra a resposta no prazo e fecha a decisão: aprovada ou recusada, com motivo.	Recebimentos do WhatsApp; recurso Contatos; botão Aprovar do orçamento (Status, Motivo, Data de Autorização, Observação); Tarefas.	Data Últ. Aprovação e Motivo do orçamento; Atraso (min) da tarefa.

Responsáveis com SLA por evento: o módulo Tarefas

Em Tarefas › Tipos de Tarefas, cadastre uma tarefa para cada evento da captação, com Prazo/SLA (hs), Grupo (por exemplo, Captação de Pacientes), Ordem de Execução, Usuários Designados (quem executa) e Usuários Auditores (quem confere). Com Gerar Automaticamente = Sim e o campo Gerar Quando, a tarefa nasce sozinha quando o evento ocorre no sistema; com Tarefas Sequenciais, o término de uma etapa gera a próxima para outro responsável, inclusive de outro setor.

Responder ao lead: prazo curto, designado ao comercial, gerada na captação.

Visita de avaliação: prazo em horas, designada à enfermagem, gerada ao encerrar a anterior.

Emitir e enviar a proposta: prazo em horas, designada ao comercial.

Retorno da família: prazo em dias, designada ao comercial, com auditoria da coordenação.

Em Gestão de Tarefas, a coluna Atraso (min) mostra quanto cada etapa passou do limite; em Minhas Tarefas, o executor inicia e conclui; em Auditoria de Tarefas, o auditor valida. Os alertas Nova Tarefa Atribuída, Nova Tarefa Disponível e Nova Tarefa para Auditar avisam cada responsável no canal escolhido.

Saiba antes da família

O tempo de resposta não é uma impressão: é a diferença entre a Data Criação do candidato e o Início da primeira tarefa. O tempo de proposta é a diferença até a Data Emissão do orçamento. Com esses dois números por mês, a direção sabe onde a captação está perdendo.

A proposta: orçamento com o layout da empresa, por e-mail e WhatsApp

Onde fica: Registro do candidato › botão Orçar; Orçamentos › Gestão de Orçamentos

O botão Orçar (Editar ou gerar novo orçamento) abre a tela Emissão de Orçamento com o candidato já selecionado; os orçamentos emitidos ficam no recurso Orçamentos do próprio candidato. O orçamento sai em PDF com o layout da empresa (logomarca, cores e estrutura configurados pela equipe técnica da Hope Solution a partir do material gráfico enviado a comercial@hopesolution.com.br) e é enviado pelos botões E-mails (Enviar Orçamento, com corpo personalizável em Sub Cadastros, com variáveis como %Cliente%, %Numero% e %Validade%) e Whats (Envio de Orçamento para o Contratante, para telefones com Possui WhatsApp = Sim, pela Integração WhatsApp).

Enviado, o orçamento é remetido à aprovação pelo botão Aprovação (status Aguardando Aprovação). A decisão da família é registrada pelo botão Aprovar, com Status (Aprovado ou Não Aprovado), Motivo, Senha ou Data de Autorização e Observação.

Ver também: Orçamentos › Emissão de Orçamentos Simples; Orçamentos › Dúvidas Frequentes: Como aprovo um orçamento?

Aprovada: do candidato ao paciente ativo, sem cadastrar duas vezes

Registre a aprovação do orçamento (botão Aprovar, Status Aprovado, Motivo, Data de Autorização). Os itens ficam bloqueados e a barra passa a exibir os botões de execução: Fatura, Estoque, Compra, Aditivo, Prorrogar e Assinar. O alerta Orçamento Aprovado avisa a operação.

Se a empresa exige o pagamento da primeira fatura para iniciar, utilize o botão Fatura (Gera a fatura a partir deste orçamento). A fatura nasce vinculada ao orçamento, gera o título no Contas a Receber e pode ser cobrada por boleto pelo +Vidas Cash, com baixa automática quando contratado. A coluna Orçamento da Emissão de Faturas mostra o número de origem.

Converta a proposta em contrato (Converter em Contrato), com o contrato pré-preenchido a partir do orçamento e, com o +Vidas Sign, assinado eletronicamente pela família.

Aprove o candidato: no registro da Captação de Pacientes, botão Aprovar (Passar para Paciente). A janela Aprovar o Candidato (Passar para o cadastro de Pacientes) pede a data de admissão, que alimenta os indicadores de admissão. Ao confirmar, o candidato passa ao Cadastro de Pacientes, em Vidas, com dados pessoais, endereço, diagnósticos, PAD, formulários, orçamentos, documentos e contatos já registrados.

Libere a visita de ambientação e a escolha dos profissionais: o alerta Captação de Paciente Aprovada e a tarefa da etapa de ambientação (gerada automaticamente ou pela tarefa anterior) avisam a enfermagem; o botão Mapa (Profissionais Próximos) e os Profissionais Preferenciais e Inadequados do cadastro orientam a escolha da equipe; o PAD mostra a Qtd. Orçada Aprovada que limita a escala.

Importante

A data de admissão é a data em que o paciente passa a ser atendido, e não a data em que entrou na captação. O tempo entre a Data Criação do candidato e a data de admissão é o tempo de conversão da empresa.

Recusada: o motivo é o indicador

Quando a família não fecha, a decisão é registrada pelo botão Aprovar do orçamento com Status Não Aprovado e o Motivo de Validação. Os motivos da lista da empresa cobrem as perguntas que a direção faz:

O que aconteceu	Motivo de Validação	Leitura
A família achou caro	Preço	Perda acionável: revisar tabela, pacote ou forma de pagamento.
O convênio não aprovou	Negativa de cobertura pelo convênio	Perda não comercial: acompanhar por operadora.
Optou por outro concorrente	Concorrência	Perda acionável: comparar proposta, prazo de resposta e apresentação.
Demorou a responder	Sem retorno do cliente	Cruzar com o Atraso (min) das tarefas: a demora foi da família ou da equipe?
O caso mudou	Mudança de planos; Mudança de complexidade; Óbito durante a negociação	Perdas inevitáveis, separadas das demais para não distorcer a taxa de aprovação.

Um orçamento aprovado por engano, ou uma família que desistiu depois, é tratado pelo botão Reabrir e nova decisão. O candidato recusado permanece na Captação de Pacientes, inativado ou com a classificação de recusa, e volta a ser reconhecido se a família procurar a empresa outra vez.

Indicadores da captação

Indicador	Onde ler	O que se espera
Leads recebidos por origem	Captação de Pacientes: filtros Origem, Captação Externa e Data de Criação; Listagem de Prospects de Paciente.	Saber qual canal traz contato e qual traz paciente.
Tempo de resposta	Data Criação e Horário de Criação do candidato; Início da tarefa de resposta; Atraso (min).	Dentro do SLA definido no Tipo de Tarefa.
Tempo até a proposta	Data Criação do candidato e Data Emissão do orçamento.	Horas, não dias.
Taxa de aprovação	Orçamentos › Gestão de Orçamentos, filtro Data Emissão: aprovados dividido por emitidos no período; relatório Listagem de Valores.	O indicador comercial mais importante do funil.
Motivos de perda	Motivo de Validação dos orçamentos Não Aprovados.	Separar perdas acionáveis (Preço, Concorrência, Sem retorno) das inevitáveis.
Tempo de conversão	Data Criação do candidato e data de admissão informada na aprovação.	Queda ao longo dos meses.
Lucratividade da proposta	Relatórios Estimativa de Lucratividade Sintética e Analítica (exigem receita e custo na Tabela de Preço).	Margem conhecida antes de aprovar.

Ver também: Orçamentos › Indicadores comerciais pela tela de Orçamentos.

Como se comunica com os outros processos

Cadastro de Pacientes (Vidas) | destino do candidato aprovado, com todos os recursos preenchidos na captação.

Orçamentos | o botão Orçar emite a proposta a partir do candidato; aprovação, motivo, Fatura e Converter em Contrato.

Faturamento e Contas a Receber | fatura vinculada ao orçamento para a cobrança da primeira mensalidade; boleto pelo +Vidas Cash.

Gestão de Contratos e +Vidas Sign | contrato pré-preenchido a partir do orçamento e assinatura eletrônica.

Formulários Personalizados | visita de avaliação de cuidados preenchida no registro do candidato ou pelo +Vidas Care.

Tarefas | responsável e prazo (SLA) de cada evento da captação, geração automática e tarefas sequenciais.

Configuração de Alertas | eventos +Vidas Business - Captação externa de paciente, Captação de Paciente cadastrada, Captação de Paciente Aprovada, Orçamento Emitido, Orçamento Enviado para aprovação, Orçamento Aprovado, Orçamento Reaberto e Recebimentos do WhatsApp.

Integração WhatsApp e E-mail | envio do orçamento e das mensagens de acompanhamento com histórico no registro.

GED | documentos do candidato em Foto e Documentação Digital, que seguem para o cadastro do paciente.

Cadastro de Profissionais e Gestão de Escalas | botão Mapa (Profissionais Próximos) e Profissionais Preferenciais para montar a equipe após a admissão.

+Vidas Talent | o mesmo conceito de captação por link, aplicado aos profissionais.

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