Assinatura Digital e GED: envio, acompanhamento e gestão de documentos

Qual a diferença entre assinatura manual e assinatura digital?

A assinatura manual corresponde à imagem do carimbo anexada no campo "Assinatura Manual/Carimbo" do cadastro do profissional, que passa a ser apresentada nos relatórios.
A assinatura digital é uma integração contratada à parte, na qual o signatário assina o documento no padrão ICP-Brasil.

Onde a assinatura manual do profissional é cadastrada?

Acesse Recursos Humanos, Cadastro de Profissionais, entre no registro do profissional e utilize o campo "Assinatura Manual/Carimbo" para anexar a imagem.
A imagem anexada é reproduzida nos relatórios que apresentam a assinatura, como os de evolução e prescrição.

Como identificar os profissionais sem assinatura cadastrada?

Em Recursos Humanos, Cadastro de Profissionais está disponível o filtro "Possui assinatura manual/carimbo".
O filtro permite relacionar os profissionais que ainda não possuem a imagem anexada no cadastro.

Por que a assinatura sai com baixa qualidade na impressão?

O relatório reproduz a imagem anexada no cadastro do profissional na resolução em que foi enviada.
Imagens de baixa resolução resultam em impressão com qualidade reduzida. A substituição por imagem de melhor qualidade corrige a apresentação.

Por que a assinatura do profissional não sai no relatório de prescrição?

A assinatura é apresentada quando o profissional responsável está indicado no registro.
Indique o profissional responsável pelo paciente e mantenha a assinatura cadastrada no registro dele.

Onde os documentos enviados para assinatura digital são consultados?

Acesse Integrações, Assinatura Digital.
A tela apresenta os envios por lote e os documentos assinados. O documento assinado é baixado pelo botão Arquivos e também fica anexado ao registro de origem.

Como cancelar um envio de assinatura digital?

Acesse Integrações, Assinatura Digital, localize o lote com os filtros, selecione a linha e clique em Cancelar, na barra superior.

Como cancelar vários envios de assinatura de uma só vez?

Na tela de Integrações, Assinatura Digital, mantenha a tecla "Ctrl" pressionada e selecione com o mouse os registros desejados.
Com os registros selecionados, acione o botão "Cancelar".

Por que o documento não é enviado para assinatura digital?

O envio utiliza o endereço de e-mail registrado no cadastro do signatário.
Espaços em branco e caracteres indevidos antes do endereço, decorrentes de cópia e colagem, impedem o envio.
Corrija o campo de e-mail no cadastro, salve o registro e repita o envio.

Por que o signatário não recebe a solicitação de assinatura?

Verifique se o endereço de e-mail cadastrado está correto no registro do profissional ou do responsável pelo paciente.
Após a correção do cadastro, realize novo envio da solicitação.

Por que o documento aberto pelo signatário aparece como inválido?

Quando mais de um envio é realizado para o mesmo documento, apenas o envio mais recente permanece válido.
Oriente o signatário a utilizar a solicitação correspondente à data e hora do envio mais recente.

Por que o signatário não consegue concluir a assinatura pelo celular?

A conclusão exige o avanço até a última página do documento.
Em telas menores, oriente o signatário a posicionar o aparelho na horizontal para visualizar o botão de conclusão.

Como filtrar as evoluções do período para envio à assinatura?

Utilize o filtro "Data da Evolução" e não o filtro "Data da Criação".
O filtro por data de criação considera a data de registro no sistema, que pode divergir da data do atendimento.

Por que a evolução não ficou disponível para assinatura do profissional?

Na Gestão de Evoluções (menu +Vidas Care, Relatórios Assistenciais), o botão Assinar envia para assinatura digital somente as evoluções aprovadas do filtro. Aprove a evolução e, em seguida, envie para assinatura.

Como remover a assinatura do responsável da evolução?

Acesse o cadastro do paciente, localize a seção do responsável e exclua a assinatura registrada.
Clique em salvar no cadastro do paciente para que a alteração passe a valer nos relatórios.

Onde os documentos anexados ficam armazenados?

Os documentos anexados nos cadastros são apresentados também na tela de gestão de documentos.
O documento anexado no registro do profissional, por exemplo, fica disponível nessa tela.

Como definir a validade de um tipo de documento?

Acesse GED - Documentos, Configurações, Tipos de Documento e entre no registro desejado.
Informe o campo "Dias de vigência" e salve o registro.

O que fazer quando não é possível anexar arquivos no GED?

O armazenamento de documentos observa o limite contratado na base.
Ao atingir o limite, novos anexos não são aceitos. A contratação de armazenamento adicional é tratada com o setor comercial.
 

GED: armazenamento, permissões e expansão

Um usuário não consegue anexar documentos. Por quê?

A ação depende de permissão no perfil do usuário. Verifique o perfil em uso em Controle de Acessos e solicite a inclusão da permissão correspondente.
Após a alteração, o usuário deve sair e acessar o sistema novamente para que a mudança seja aplicada.

Quanto de armazenamento está incluído no +Vidas?

7 GB em nuvem, sem custo de armazenamento, com backup automático em servidor próprio de cada cliente na Microsoft Azure.

Como saber quanto espaço do GED já foi utilizado?

A própria tela de Conferência de Documentação apresenta o medidor de espaço, informando o total disponibilizado, o que resta disponível e o que está em uso até o momento.

O que acontece quando a cota de armazenamento é atingida?

Nenhum novo arquivo é inserido no sistema, e o +Vidas passa a exibir a mensagem de quota atingida.
Como consequência, os cadastros que exigem Documentação Obrigatória deixam de ser salvos, porque dependem do anexo.

Um cadastro não está sendo salvo e o sistema pede um documento. O que verificar?

Verifique a Documentação Obrigatória definida para aquele cadastro. Sem o documento exigido, ou com ele vencido, o registro não é salvo.
Verifique também se a cota de armazenamento não foi atingida, o que impede a inclusão do anexo.

Onde consultar todos os documentos da empresa de uma só vez?

Na tela de Conferência de Documentação, que reúne tudo o que foi importado nos cadastros, com 11 filtros, 9 colunas e emissão de relatório com os filtros aplicados.

Como localizar os documentos que vencem em um determinado período?

Utilize os filtros Data Validade e Documentos na Validade na Conferência de Documentação e acompanhe a coluna D. Validade.
O relatório pode ser emitido com esses filtros aplicados.

Como saber quem anexou um documento e em que data?

As colunas Criado Em e Criado Por apresentam a informação na listagem, e o filtro Inserido pelo usuário permite localizar todos os documentos incluídos por um mesmo usuário.

É possível obter o histórico de ações de um usuário no GED?

Sim, mediante abertura de chamado. O histórico de logs é mantido por até seis meses, em razão do volume de dados armazenados. Períodos anteriores a essa janela não podem ser recuperados.

Como disponibilizar os POPs para os profissionais no aplicativo?

Abra o POP cadastrado, acesse Perfis que Podem Baixar o Documento, clique em Novo e selecione a opção Usuário Acesso App.
Somente arquivos em formato PDF podem ser inseridos no módulo.

O documento assinado pelo +Vidas Sign precisa ser anexado manualmente?

Não. O documento assinado é armazenado automaticamente no cadastro associado e no GED.

Como ampliar o espaço de armazenamento do GED?

Pela contratação do +Vidas Docs, em 100 GB ou 200 GB, junto ao departamento comercial (comercial@hopesolution.com.br). A liberação ocorre em até 2 horas após a solicitação.
Capacidades superiores estão disponíveis sob consulta.

A expansão com o +Vidas Docs exige migração ou muda as telas do sistema?

Não. O espaço é ampliado na mesma base já utilizada pela empresa.
Documentos, tipos e validades permanecem onde estão, e as telas, os filtros e o acesso continuam os mesmos.

+Vidas Sign e WhatsApp: link do documento, cobrança de pendentes e cota

O que é o +Vidas Sign e o que ele tem a ver com o WhatsApp?

O +Vidas Sign é a assinatura eletrônica do +Vidas, com validade jurídica. Quando um documento é enviado para assinatura, o signatário recebe o link do documento por e-mail, e a empresa também envia o link pelo WhatsApp, a partir do botão Whats da tela Assinatura Digital. O signatário assina pelo próprio celular, sem instalar aplicativo nem criar cadastro. O WhatsApp é o canal que mais acelera a assinatura, porque a mensagem chega onde o signatário já está.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

O que o signatário precisa ter cadastrado?

E-mail, telefone e CPF. Para receber o link pelo WhatsApp, o telefone precisa estar cadastrado com o indicador de WhatsApp marcado. Sem o telefone, o envio segue apenas por e-mail.
Importante: Confira o e-mail e o telefone do signatário antes de enviar. O envio para um número errado consome a assinatura da cota e expõe o documento.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Como é o fluxo de assinatura pelo WhatsApp?

1. No registro (contrato do profissional, evolução, anotação de enfermagem, passagem de plantão ou orçamento), o usuário aciona o envio para assinatura, seleciona os assinantes (contato cadastrado ou nome, e-mail e telefone informados) e confirma.
2. Na tela Integrações, Assinatura Digital, o usuário filtra os documentos (por exemplo, por Data Envio, Profissional e Status Enviado para Assinatura), clica em Whats e seleciona Notificação de Pendência de Registros de Assinatura Digital.
3. Na janela Enviar WhatsApp, confere os destinatários e a mensagem e clica em Enviar para N pessoas. A mensagem sai pelo número da empresa, com o nome do signatário e o link do documento.
4. O signatário abre o link no celular, lê o documento e toca em Assinar.
5. Informa o código de confirmação recebido por SMS, desenha a assinatura e a rubrica, informa o CPF e assina.
6. No +Vidas, o lote passa a Assinado e o documento assinado fica disponível na tela Assinatura Digital e no registro de origem.
Ver também: Assinatura por WhatsApp (+Vidas Sign).

Como cobrar quem ainda não assinou?

Na tela Integrações, Assinatura Digital, o botão Whats (Notificação de Pendência de Registros de Assinatura Digital) envia uma mensagem com o link do documento, pelo dispositivo da empresa, aos signatários dos documentos filtrados na tela. Os destinatários seguem os filtros aplicados, e não a linha selecionada: combine o filtro Status (Enviado para Assinatura) e confira a lista de destinatários antes de enviar. Os templates do módulo Assinatura Digital (aviso de documento pendente, atualização de documento) padronizam essa cobrança.
No painel do lote, o botão Reenviar para quem está pendente envia de novo o convite de assinatura por e-mail.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Por que o código de confirmação não chegou pelo WhatsApp?

O código de confirmação é enviado por SMS (mensagem de texto do celular) para o telefone cadastrado do signatário, e não pelo WhatsApp. Se o código não chegar, confira o celular no cadastro e oriente o signatário a utilizar Reenviar código via SMS.
Ver também: Assinatura por WhatsApp (+Vidas Sign).

Como acompanhar as assinaturas?

A tela Assinatura Digital lista os documentos por lote de envio, com as colunas Número, Arquivo, Módulo, Criação, Status e Expiração, e os botões Atualizar, Relatórios, Cancelar, Arquivos e Whats. Ao expandir um lote, aparecem os Signatários (Nome, Enviado em, E-mail, Perfil e Situação, como Assinou em ou Aguardando) e os Registros do lote (Pedido, Registro, Módulo, Referente a, Status e Assinado em).
Os status do lote são Enviado para Assinatura, Pendente autorização (assinatura com SafeID), Assinado, Cancelado, Recusado e Expirado.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Como funciona a cota de assinaturas?

O plano da empresa inclui uma cota mensal de assinaturas, exibida no topo da tela Assinatura Digital (assinaturas utilizadas no mês e disponíveis até o fim do mês). O consumo é por documento gerado, nunca por signatário: incluir o responsável no mesmo documento não consome assinatura adicional. Envios cancelados, recusados ou expirados devolvem a assinatura à cota. A cota renova no dia 1º; para ampliar, a empresa fala com a Hope.
Ver também: Cota de Assinaturas Eletrônicas e Envio em Lote para Assinatura (+Vidas Sign).

Onde fica o documento assinado?

O arquivo assinado é armazenado automaticamente no registro de origem e fica disponível para download pelo botão Arquivos da tela Assinatura Digital, além da cópia enviada por e-mail ao signatário. Com o GED, o documento é guardado na documentação digital do cadastro correspondente.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.