Gestão Financeira: contas a pagar, contas a receber e remessa bancária

Qual é a ordem de configuração para começar a utilizar o módulo financeiro?

O primeiro passo é cadastrar a conta bancária no registro da empresa.
A partir daí, o contas a receber é gerado automaticamente na emissão da fatura, e o contas a pagar é gerado automaticamente no fechamento da folha de pagamento.

Quando o saldo inicial da conta bancária deve ser informado?

O saldo inicial deve ser informado a partir da data em que a conciliação bancária passará a ser feita pelo sistema, para que os relatórios acompanhem o extrato bancário.
A conta pode ser cadastrada sem saldo inicial e o valor ajustado posteriormente.

Por que o extrato da conciliação bancária apresenta saldo negativo?

A data do saldo informada no cadastro da conta bancária está posterior aos lançamentos.
Nessa condição o sistema reinicia a contagem do saldo, desconsiderando os lançamentos anteriores à data informada.
Corrija a data do saldo no cadastro da empresa, recurso Dados Bancários, e refaça a conferência.

Como dar baixa em uma conta no contas a pagar?

Acesse o registro da conta, selecione a forma de pagamento utilizada, informe o banco pelo qual o pagamento foi realizado e a data em que a conta foi efetivamente quitada.
Clique em salvar. O status passa de pendente para quitada.

Como funciona a baixa em lote do contas a pagar e do contas a receber?

A baixa em lote considera exatamente o resultado do filtro aplicado na tela de listagem, e não a seleção por caixa de marcação.
Antes de acionar o botão de baixa, aplique os filtros que delimitam as contas desejadas, conferindo o resultado apresentado na listagem.
O acionamento do botão de baixa na tela de listagem processa todas as contas em aberto que estiverem no filtro.

Como restringir o acesso à baixa de contas?

O controle é feito pelo perfil de acesso do usuário e pela guarda da senha individual.
Baixas indevidas registradas em lote decorrem do acionamento do botão na tela de listagem sem a aplicação prévia dos filtros.

Por que a conta a receber está duplicada?

A duplicidade pode decorrer da geração de mais de uma conta para a mesma fatura.
Antes de excluir, identifique qual das contas está efetivamente vinculada ao faturamento, pois essa não deve ser excluída.
A exclusão da conta duplicada deve ser solicitada ao suporte quando a conta estiver vinculada a documento fiscal.

Por que a conta a receber está com contratante diferente do fechado na fatura?

O campo cliente ou sacado da conta a receber permite alteração manual.
Quando a divergência ocorre, o log registra a alteração manual do contratante no lançamento.

Como deixar uma conta do contas a receber em pendência?

O status da conta é alterado no próprio registro do contas a receber, revertendo a baixa lançada.

Por que o campo de nota fiscal do faturamento não pode ser removido?

O campo possui comunicação direta com o contas a receber gerado pela fatura.
A alteração do número da nota fiscal reflete no contas a receber correspondente.

É possível emitir a nota fiscal sem emitir a fatura?

A emissão da nota fiscal depende da fatura emitida.
Sem a emissão da fatura, o sistema não disponibiliza a geração da nota fiscal.

Onde a nota fiscal emitida é consultada e baixada?

Acesse Faturamento, NFe - Lote Rps, entre no protocolo e utilize o botão de visualização para consultar e baixar a nota fiscal.

É possível alterar ou excluir uma nota fiscal já movimentada?

Após a movimentação da nota fiscal não há alteração do documento.
A correção de saldo decorrente é feita por inventário de correção.

O sistema aceita o upload de arquivo XML de nota fiscal sem assinatura digital?

O upload é aceito e o sistema apresenta alerta informativo indicando que o arquivo não possui validação digital.

Por que a remessa bancária não pode ser gerada?

A geração da remessa depende de dados cadastrais completos e válidos.
Verifique a UF informada no cadastro da empresa, o cadastro da conta bancária da empresa e a forma de pagamento registrada nos dados bancários do profissional.
Formas de pagamento não válidas para remessa bancária não são disponibilizadas para seleção.

Por que o botão de emissão da remessa permanece indisponível?

A emissão exige a seleção dos registros que integrarão a remessa.
Para gerar a remessa de um banco específico, selecione apenas os profissionais vinculados àquele banco.

Por que o valor da remessa não confere com o valor da folha do profissional?

O cadastro de dados bancários do profissional pode estar vinculado a outro correntista, o que altera a composição do valor enviado.
Verifique o campo "Outro Correntista" no cadastro de dados bancários do profissional.

Quando o campo "Outro Correntista" deve ser utilizado?

O campo deve ser marcado como "Sim" apenas quando a conta bancária pertencer a pessoa diversa do profissional.
Quando a conta é do próprio profissional, o campo deve permanecer como "Não".

Como resolver o erro de CPF ao alterar os dados bancários do profissional?

Acesse os dados bancários do profissional e marque o campo "Outro Correntista" como "Sim".
Apague o CPF apresentado no campo, marque novamente a opção como "Não" e salve o cadastro.

Por que o cadastro de dados bancários não é concluído?

O campo "Tipo Conta" é obrigatório.
Quando o pagamento é feito exclusivamente por chave PIX, selecione a opção correspondente no campo "Tipo Conta".

Onde é informado o número do convênio do banco?

O número do convênio é fornecido pela própria instituição bancária.
O dado é informado no cadastro da conta bancária da empresa.

O que fazer quando a remessa é recusada pelo banco?

A análise depende do arquivo de retorno ou do documento do banco que detalha o motivo da recusa.
Solicite à instituição bancária o documento com a descrição do erro e encaminhe ao suporte.
Bancos sem validação no sistema não impedem o envio da remessa, mas o pagamento pode ser recusado quando a conta do profissional estiver incorreta.

Como solicitar a inclusão de um banco no sistema?

A solicitação é encaminhada ao suporte, que verifica se a instituição possui código de compensação próprio.
Instituições financeiras que operam com o código de outro banco utilizam o código já disponível no sistema.

Onde é emitido o relatório de repasse dos profissionais?

Após o fechamento da folha de pagamento estão disponíveis a ordem de pagamento, destinada à execução do pagamento pelo financeiro, e o recibo, destinado ao profissional.

Onde é emitido o relatório com os dados bancários dos profissionais?

Acesse Recursos Humanos, Cadastro de Profissionais e emita o relatório "Listagem das Contas Bancárias dos Profissionais".
O filtro "Possui Conta Bancária Ativa" restringe o resultado aos profissionais com conta ativa.
O filtro "Possui Agendamento no Período" restringe o resultado aos profissionais escalados no período informado.

Os dados bancários do relatório de uma folha já fechada podem mudar?

O relatório reproduz os dados bancários vigentes no cadastro do profissional no momento da emissão.
A alteração do cadastro por um usuário reflete no relatório emitido posteriormente.

Onde são emitidos os relatórios de prévia financeira?

Os relatórios de prévia estão no módulo Relatórios, Escalas e Atendimentos, com a definição do período desejado.
Estão disponíveis, entre outros, a "Prévia Financeira por Profissional" e a "Prévia Financeira de Recargas por Contratante".

Por que os plantões vagos não constam na prévia financeira?

Os relatórios de prévia financeira consideram apenas os agendamentos com profissional alocado.
Plantões vagos não integram esses relatórios por regra do relatório.

Onde são emitidos os relatórios analíticos do contas a pagar?

Os relatórios analíticos estão no módulo Financeiro, Contas a Pagar e no módulo Relatórios, Gestão Financeira.
Esses relatórios apresentam, entre outras informações, fornecedor, plano de contas, valor, data de vencimento e data de pagamento.

Como um lançamento é direcionado para o contas a pagar?

A indicação é feita no próprio registro que origina o lançamento, marcando o campo que direciona o valor para o contas a pagar.
 

Coberturas (curingas): conta de origem, caixa, reserva, comprovantes e conferência

De qual conta sai o dinheiro da cobertura?

Da conta bancária informada na baixa do título no Contas a Pagar. Toda saída de dinheiro no +Vidas parte de uma conta cadastrada em Administrativo, Configurações, cadastro da empresa, recurso Dados Bancários: contas correntes, conta sócio, conta investimento e conta caixa, cada uma com banco, agência, conta, descrição, chave PIX, custos por tipo de operação (TED, DOC, PIX, transferência interna) e saldo inicial.
• Pagamento à Vista e adiantamento pagos por PIX ou transferência: baixa no título indicando a conta corrente usada.
• Cobertura paga em dinheiro: baixa indicando a conta caixa. O dinheiro vivo deve ter a própria conta caixa cadastrada para que as movimentações em espécie entrem no fluxo de caixa.
• Folha de curingas paga por remessa: a conta bancária de origem é definida em Dados da Remessa e não pode ser trocada depois de salva.
Na baixa em lote (modal Baixa das Contas) informam-se Conta Bancária, Forma de Pagamento, Descrição Documento e Forma da Baixa (data de vencimento de cada conta ou data específica).
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Como saber se há caixa para pagar as coberturas do dia?

Pelo módulo Relatórios de Gestão Financeira, com os relatórios de Fluxo de Caixa. O que importa aqui é a distinção entre Realizado e A realizar:
• Realizado: registros com baixa. É o que de fato entrou ou saiu do caixa. Relatórios Fluxo de Caixa Geral Entre Datas, Sintético Diário e Sintético Mensal.
• A realizar: registros sem baixa, ainda pendentes. É a projeção. Relatórios Fluxo de Caixa Analítico Diário (A realizar), por conta bancária, e Fluxo de Caixa Sintético Diário (A realizar).
As coberturas pagas à vista e os adiantamentos entram no Contas a Pagar no momento do lançamento; enquanto não recebem baixa, aparecem no A realizar. Por isso a rotina de conferir o Fluxo de Caixa Analítico Diário (A realizar) antes de autorizar pagamentos mostra o comprometimento do dia, conta a conta.
Os relatórios de fluxo de caixa apresentam as entradas, as saídas e as projeções. O saldo inicial de cada conta, validado com o extrato, é o ponto de partida dessa leitura.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

É possível ter uma reserva para coberturas?

O +Vidas não bloqueia um valor dentro de uma conta. A reserva é uma decisão de gestão que o sistema sustenta de duas formas:
• Conta bancária dedicada: cadastre em Administrativo, Configurações, cadastro da empresa, recurso Dados Bancários uma conta (corrente ou caixa) destinada a coberturas e alimente-a por Transferência entre contas. As transferências não são receita nem despesa; movem as duas contas e o custo da operação vem do cadastro da conta. Toda baixa de cobertura passa a sair dessa conta, e o saldo dela é a reserva.
• Provisão no Contas a Pagar: lance previamente o valor estimado de coberturas do mês como título manual, classificado no Plano de Contas na conta de coberturas. Ele aparece no Fluxo de Caixa A realizar como compromisso e é substituído pelos títulos reais conforme as coberturas acontecem.
Importante: A reserva em conta dedicada exige que a conciliação bancária seja feita conta a conta: as transferências internas se cancelam no consolidado, mas são essenciais no saldo individual.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Como classificar as coberturas no Plano de Contas para medir o custo delas?

No recurso Composição de Valores do título no Contas a Pagar. Cada linha traz Plano Conta, Observação, Valor e Relacionado com, e aceita mais de uma linha quando a despesa se divide. Crie no Plano de Contas (menu Financeiro) uma conta analítica própria para coberturas de plantão, dentro do grupo de custo direto com profissionais, e classifique nela os títulos de Pagamento à Vista e os adiantamentos de curingas.
Com isso, os relatórios Fluxo de Conta por Plano de Contas (Sintético, Analítico e Analítico Detalhado por Período) mostram, mês a mês, quanto a empresa gastou com coberturas, separado do custo da escala normal. O Plano de Contas deve ser ajustado na implantação com o contador.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Onde ficam os comprovantes de PIX e de transferência das coberturas?

• O registro do pagamento: no recurso Pagamentos do título no Contas a Pagar, com a baixa (conta bancária, forma de pagamento, data). A coluna Referente a mostra a origem (Pagamento à Vista, Adiantamento, Folha de Pagamento número).
• O arquivo do comprovante: na Documentação Digital, que existe no cadastro do profissional (Documentação Digital) e na Gestão Financeira (Documentação Digital), com Tipo do Documento, Data de Emissão e Data de Recebimento, por arrastar e soltar. Cadastre em GED - Documentos, Tipos de Documento um tipo específico (por exemplo, Comprovante de pagamento de cobertura) para localizar tudo depois na Conferência de Documentação.
Os documentos anexados ocupam a cota de armazenamento do GED (7 GB incluídos). Comprovante em PDF ou imagem leve evita consumo desnecessário; a ampliação é feita pelo +Vidas Docs.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Se a empresa paga o curinga por remessa, ainda precisa dar baixa no Contas a Pagar?

Sim. A remessa é o arquivo enviado ao banco; a baixa é o registro de que o dinheiro saiu da conta. Os títulos gerados pela folha (Referente a Folha de Pagamento número) recebem a baixa em lote pelo Contas a Pagar, informando a conta bancária e a data. Sem a baixa, o valor continua como A realizar no fluxo de caixa e a conciliação bancária não fecha.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

O financeiro pode ser avisado quando uma cobertura fica pendente de pagamento?

Os alertas pré-existentes da Configuração de Alertas cobrem Plantão Vago e Atendimento recusado pelo profissional, que avisam a operação; não há, no catálogo atual, um alerta específico de adiantamento ou de pagamento à vista pendente. A rotina de conferência do financeiro é a listagem do Contas a Pagar com status Pendente e a coluna Referente a, e o relatório Contas a Pagar Analítico por período de vencimento.
Importante: O recurso Pagar Agora, com alerta de Adiantamento Pendente ao financeiro e fila de pendentes, está em definição de produto e não deve ser prometido ao cliente até a liberação.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Qual é a rotina de conferência recomendada?

Diária, no fechamento do dia (gestão de escalas e financeiro juntos):
• Auditoria de Atendimentos com o período do dia: coberturas concluídas, Forma Pagamento Avulso, sinalizador Folha Pgto, Falta/Folga registradas no original.
• Contas a Pagar com status Pendente: títulos de Pagamento à Vista e Adiantamento do dia, baixa no ato do pagamento.
• Relatórios, Escalas: Plantões Em Aberto e Atendimentos com Valor Zero a Pagar.
Semanal:
• Faltas por Profissional e Folgas por Profissional.
• Relação de Curingas e Prévia de Curingas.
• Fluxo de Caixa Analítico Diário (A realizar) da semana seguinte.
Mensal, antes de fechar a folha regular:
• Débitos e Créditos por Fechamento (adiantamentos que serão quitados).
• Prévia de Plantões Divergentes do valor de Tabela.
• Fluxo de Conta por Plano de Contas na conta de coberturas.
• Conciliação de Contas e Bloqueio de Movimentação Financeira do período conferido.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

+Vidas WhatsApp no financeiro: faturas, aviso de pagamento e cuidados

Como o financeiro envia faturas e cobranças?

Em Faturamento, o botão WhatsApp faz o envio livre aos contratantes, com a fatura e o boleto anexados, pelo dispositivo do financeiro. Um template de aviso de fatura disponível e outro de lembrete de vencimento, com categoria Cobrança, padronizam a rotina e permitem medir no histórico quantas cobranças foram enviadas no mês.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Como avisar os profissionais de que o pagamento foi feito?

Em Remessas Bancárias Folhas de Pagamento, a mensagem fixa Aviso de Pagamento Disponível comunica aos profissionais da remessa que o pagamento foi liberado. É a mesma rotina para a folha mensal e para a folha de curingas entre datas.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas, e +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Que cuidados o financeiro deve ter?

• Usar um dispositivo próprio do financeiro, para que as respostas sobre cobrança não se misturem com escalas e recrutamento.
• Enviar em horário comercial e com a empresa identificada na mensagem.
• Anexar apenas arquivos do próprio +Vidas (fatura, boleto, comprovante), nunca links externos encurtados.
• Conferir que o contato do contratante está cadastrado com o número correto e com o indicador de WhatsApp marcado.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.