Estoque e Farmácia: cadastro, movimentação e conferência

Não é possível salvar o cadastro do produto. O que verificar?

Verifique os campos obrigatórios. Ao tentar salvar, os campos pendentes são apresentados em vermelho, e é necessário rolar a tela para identificá-los.
A unidade de medida é a omissão mais frequente.
Verifique também se já existe outro produto com exatamente o mesmo nome, situação que impede a gravação. Nesse caso, altere o nome do cadastro existente antes de salvar o novo.

Como cadastrar as marcas de um mesmo produto?

Cadastre o produto com o tipo correspondente e salve o registro. Após salvar, a seção de apresentação é liberada.
Na seção de apresentação são cadastradas todas as marcas utilizadas em estoque para aquele produto.

Como organizar as categorias de produtos?

Acesse Tabelas e Serviços, Categoria Produto/Serviço. Selecione o tipo de família e utilize o botão "Nova Categoria" para criar a categoria principal.
Para criar uma subcategoria, clique com o botão direito sobre a categoria já criada.

Como identificar os produtos que estão sem código cadastrado?

Em Farmácia, Cadastro de Produtos, utilize o relatório "Listagem das Apresentações", que apresenta os códigos de cada apresentação.

Não é possível desativar um produto. O que verificar?

A desativação depende de permissão do perfil. O botão de desativação é liberado por perfil e pode ser ajustado mediante solicitação ao suporte.

O sistema alerta sobre produto inativo no orçamento. O que significa?

O alerta é apresentado quando o usuário utiliza as ações de aprovação, aprovar, executar ou reabrir e existe produto ou apresentação inativa no registro.
O alerta diferencia se a inativação está no produto ou na apresentação, o que permite corrigir o cadastro correto.

Onde cadastrar e configurar as finalidades de movimentação?

Acesse Controle de Estoque, Configurações, Estoque Requisição - Finalidade, para criar ou editar as finalidades.
Na finalidade é possível definir se a movimentação exige a seleção de paciente ou de profissional, tornando o campo obrigatório na solicitação e na requisição.
Finalidades inativadas deixam de ser apresentadas como opção. Quando uma finalidade esperada não aparece, verifique se ela está ativa.

A quantidade solicitada não chegou completa na requisição. Como identificar?

A tela Estoque Requisição apresenta as colunas "Solicitado", com a quantidade original da solicitação de material e medicamento, e "Faltou", com a quantidade pendente.
Itens com saldo pendente são destacados em amarelo, e a conversão da solicitação em requisição gera registro no histórico detalhando o item.
A causa mais frequente da divergência é a ausência de saldo do item em estoque no momento da conversão.

O relatório de entrega dos insumos não é apresentado. O que verificar?

O relatório apresenta crítica quando a requisição está sem itens.
Os itens não entram automaticamente na requisição quando não há saldo em estoque, o que produz a requisição vazia.

Não é possível transferir itens entre estoques. Por quê?

A transferência exige saldo disponível no estoque de origem. Sem saldo, o item não é apresentado para seleção.

Como dispensar os itens que foram orçados?

Abra o orçamento correspondente e utilize o botão Estoque, para que os itens sejam levados à requisição. A requisição criada manualmente, ainda Em Aberto, pode ser descartada pelo botão Excluir.

Como controlar a validade dos itens em estoque?

Em Controle de Estoque, Estoque - DashBoard, os itens "Lotes Vencidos" e "Vencendo em 30 dias" consolidam todos os locais de estoque.
Em Controle de Estoque, Estoque - Posição, utilize o filtro Data de Validade informando o período desejado e emita o relatório correspondente.
A baixa dos itens vencidos é registrada em Controle de Estoque, Estoque - Requisição, com Tipo Requisição Saída de Estoque e finalidade de saída por perda ou validade, selecionando o local de estoque.

O inventário permite lançar lote vencido. Isso está correto?

Sim. O inventário não bloqueia lote vencido, porque a sua função é corrigir o saldo, inclusive de lotes vencidos, para que em seguida seja feita a requisição de saída por avaria ou perda.

Como consultar a posição atual do estoque?

Em Controle de Estoque, Estoque - Posição, utilize o relatório "Posição Real de Estoque por Lote". A consulta pode ser restringida por local de estoque.

Como consultar as entradas e as saídas do estoque?

As entradas são consultadas em Controle de Estoque, Estoque - Histórico de Movimentação, com filtro por data de movimentação e tipo de operação "Entrada", pelo relatório "Movimentações de Entrada e Saída".
As saídas são consultadas em Controle de Estoque, Estoque - Requisição, com filtro por período.
O sistema não disponibiliza um relatório único que apresente entradas e saídas em colunas na mesma listagem.

O saldo a granel está divergente do saldo em caixas. Qual a causa?

A divergência ocorre quando a quantidade interna da apresentação do produto é alterada sem que seja realizado novo inventário do lote em estoque.
O saldo antigo permanece calculado pela proporção anterior, enquanto as novas movimentações usam a proporção atual.
A correção é feita por inventário do lote, que realinha o saldo à regra vigente.

Como é calculado o CMV apresentado nos relatórios?

O custo fica vinculado a cada requisição realizada. O sistema considera as requisições do item e apura a média dos custos praticados.
Lotes que nunca passaram por inventário podem apresentar custo desatualizado, o que afeta o CMV e os painéis que o utilizam.

É possível importar uma planilha para alimentar o estoque?

A importação de planilha não está disponível, porque o produto possui cadastro próprio e apresentações vinculadas.
Quando a necessidade é de auditoria ou de acerto de saldo, o caminho é o inventário, informando os lotes envolvidos.

Como controlar materiais de uso interno da empresa?

Utilize o módulo Compras, Requisição de Compras, sem vincular orçamento.
Crie um local de estoque específico em Controle de Estoque, Locais de Estoque, de modo que os itens de uso interno não se misturem aos insumos destinados aos pacientes.

O módulo de patrimônio se comunica com o inventário?

Não. O cadastro em Farmácia, Cadastro de Equipamento/Patrimônio funciona de forma independente do inventário de estoque.
O controle é feito pelo próprio cadastro do patrimônio, inativando o item quando ele deixa de ser utilizado.

Como verificar o custo dos insumos dispensados para o paciente?

A verificação é feita em Controle de Estoque, Estoque - Requisição, com o relatório "Saída de Insumos p/ Paciente".
O módulo apresenta a diferença entre o custo do item e o valor de venda praticado.

A impressão do relatório sai incompleta ou com a formatação alterada. O que fazer?

A impressão direta a partir do visualizador utiliza o mecanismo de impressão do navegador, que pode alterar margens, quebras de página e cortes conforme o navegador, o driver da impressora e o sistema operacional.
Para preservar a formatação, baixe o relatório em PDF e imprima o arquivo.
 

Estoque e Farmácia: insumos ao paciente, protocolos de entrega e recebimento

Onde lanço os insumos que têm que ser enviados para o paciente?

Depende da situação:
• Insumos do orçamento aprovado: no orçamento, botão Estoque. A requisição de saída é criada com os itens do orçamento.
• Plano recorrente de abastecimento: Farmácia, Gestão de Insumos (tela Gestão de Insumos aos Pacientes), Novo, informando Paciente, Insumo, Quantidade, Periodicidade, D. Início e D. Término. O mesmo lançamento pode ser feito no Cadastro de Pacientes, em Prescrições/Solicitações, Solicitações Insumo.
• Pedido pontual a partir do orçamento, com aprovação: Farmácia, Solicitação de Mat. Med.
• Saída avulsa: Controle de Estoque, Estoque - Requisição, Novo, com Tipo Requisição Saída de Estoque, Finalidade (por exemplo, Saída Paciente (Padrão)), Paciente e, quando houver, Orçamento. Os itens entram pelo botão Novo, pelo botão Importar (itens da prescrição do paciente) ou pelo botão Lote.

Qual a diferença entre Gestão de Insumos e Solicitação de Mat. Med.?

A Gestão de Insumos é o plano recorrente do paciente (quantidade por periodicidade, com data de início e de término); a coluna D. Últ. Mov. é preenchida pela saída de estoque. A Solicitação de Mat. Med. é um pedido pontual, associado ao orçamento, que passa por aprovação e gera a requisição de saída pelo botão Requisição.

Onde gero o protocolo de entrega dos insumos?

Na requisição de saída, em Controle de Estoque, Estoque - Requisição, utilize o botão Relatório. As opções incluem Protocolo de Entrega, Prévia do protocolo de entrega, Protocolo de Entrega - Com Marcas, Protocolo de Entrega - Separado, Protocolo de Entrega (CSV Simples), Protocolo dos Volumes e Protocolo de Devolução, além das impressões de etiquetas. O protocolo impresso acompanha a entrega e retorna assinado pelo responsável.

Como registro no sistema o envio e o recebimento dos insumos no domicílio?

Na requisição com status Movimentação Concluída, a barra de ações exibe os botões de logística. O botão Enviar (Registrar Envio) registra Data Envio, Hora, Tipo Responsável, volumes, peso, cubagem e observação, e passa a aparecer no painel Envio da requisição. O botão Receber (Registrar Recebimento) registra Data Recebimento, Hora, Tipo Responsável (Paciente, Profissional da Empresa ou Responsável do Paciente), o responsável, o Nome do Responsável e a Observação. A listagem exibe a coluna Status Envio.

Onde guardo o protocolo assinado?

Na própria requisição, no painel Documentos de Comprovação, utilize Importar Novo Documento para anexar o protocolo assinado. O documento fica vinculado à requisição do paciente.

Como registro a conferência de recebimento de equipamentos no domicílio?

Além do protocolo da requisição, é possível criar um formulário personalizado para a conferência (por exemplo, Equipamentos - Protocolo de Recebimento) e preenchê-lo pelo +Vidas Care no momento da entrega. O preenchimento fica no recurso Formulários Personalizados do paciente, com a Origem App.

Quais são os status da requisição de saída?

Em Aberto, Em Aprovação, Aguardando Movimentação, Processando Movimentação, Movimentação Concluída, Negado e Rejeitado. O botão Aprovação remete a requisição à aprovação e o botão Executar aprova e executa o fluxo completo com a movimentação de estoque. O saldo só é baixado com a movimentação concluída.

Como defino a rota de entrega do paciente?

As rotas são cadastradas em Controle de Estoque, Cadastro de Rotas e apontadas no cadastro do paciente como Rota de Entrega. Os pacientes sem rota definida podem ser localizados pelo filtro da listagem.