Contas a Pagar
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As despesas da empresa, automáticas e manuais, da composição à baixa.
Conceito
O Contas a Pagar concentra as obrigações financeiras da empresa. O título nasce com o status Pendente e, quando é pago, recebe a baixa, que registra a saída do dinheiro da conta.
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OBJETIVO Garantir que nenhuma despesa fique de fora: os lançamentos chegam automaticamente de outros módulos ou são lançados pelo usuário, e seguem o mesmo ciclo até a baixa. |
Onde fica: Menu Financeiro, Contas a Pagar.
Lançamentos automáticos e manuais
| Origem | Exemplos |
|---|---|
| Automáticos | O fechamento da Folha de Pagamento gera as despesas com profissionais (Referente a FolhaPagamento - número); os adiantamentos lançados no Contas a Pagar; as entradas fiscais (XML) de fornecedores. |
| Manuais | Lançados pelo botão Novo: aluguel, contas de consumo, serviços avulsos. |
A coluna Referente a indica a origem do título, por exemplo, FolhaPagamento - 00609.
A listagem
Os botões são Novo, Excluir, Relatório e Baixa. As colunas são Nº, Fornecedor/Cedente, Emissão, Vencimento, Pagamento, V.Base, V.Total, Saldo, Referente a, N.Fiscal e Status.
Os filtros incluem Data Emissão, Data Vencimento, Data Pagamento, Fornecedor/Cedente (Nome Fantasia, Razão Social e UF), Forma de Pagamento, Conta Banco Envolvida, Conta Banco Provisão, N. Nota Fiscal, Nº Folha Pagamento, Possui o Plano de Conta, Referente, Status e valores.
O botão Relatório oferece: Listagem de Contas a Pagar Sintético; Listagem de Contas Pagas Sintético; Listagem de Contas a Pagar c/ Depósito; Listagem de Contas Pagas Analítico; Listagem de Contas a Pagar Analítico; Listagem de Contas a Pagar e Pagas.
O título
A ficha tem os botões Voltar, Salvar, S. Novo, Excluir, Relatório (Recibo de Pagamento), Copiar, Anterior, Próximo e Atualizar, e quatro recursos:
| Recurso | Conteúdo |
|---|---|
| Conta a Pagar | Dados do Título (Fornecedor/Cedente, Dado Bancário (Provisão), Número Documento, Núm.Nota Fiscal, Chave Nota Fiscal), Datas (Emissão, Vencimento e Pagamento), Valores (Núm. Tot. Parcelas, Núm. Parcela, Valor Total, Valor Pago e Saldo Pendente) e a documentação do título. |
| Composição de Valores | A classificação da despesa no Plano de Contas. |
| Descontos/Acréscimos | Os ajustes sobre o valor do título. |
| Pagamentos | As baixas registradas no título. |
|
IMPORTANTE No recurso Composição de Valores, cada linha tem Plano Conta, Observação, Valor e Relacionado com. Em geral, a despesa tem uma linha; use mais de uma quando ela precisar ser dividida entre categorias. Sem essa classificação, a despesa não entra corretamente nos relatórios por categoria nem no fluxo de caixa por plano de contas. |
Copiar e parcelar
O botão Copiar abre a janela Copiar Conta, com Núm. Cópias, Provisionamento (Sim/Não), Dados Bancários e Parcelamento (Sim/Não). A mesma janela atende a duas finalidades:
| Uso | Quando |
|---|---|
| Copiar | Despesa que se repete todo mês, como o aluguel: gera uma cópia para cada mês, com o respectivo vencimento. |
| Parcelar | Compra única dividida em parcelas, como um equipamento em 12 vezes. |
Baixa
Lançar a conta registra a obrigação; a baixa registra o pagamento. A baixa pode ser feita no próprio título ou em lote, pelo botão Baixa da listagem. Na janela Baixa das Contas, informe:
| Campo | Função |
|---|---|
| Conta Bancária | A conta de saída do pagamento. |
| Forma de Pagamento | O meio do pagamento. |
| Descrição Documento | Texto livre, por exemplo, Baixa efetuada em lote. |
| Forma da Baixa | Data de vencimento de cada conta, ou uma data específica para todas. |
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ATENÇÃO A baixa em lote considera as contas em aberto do resultado do filtro aplicado na listagem, e não as linhas marcadas. Antes de clicar em Baixa, aplique os filtros que delimitam exatamente as contas desejadas e confira o resultado. |
Boas práticas
- Classifique sempre a despesa no recurso Composição de Valores.
- Use Copiar para despesas fixas mensais e Parcelar para compras divididas.
- Confira os títulos gerados pela folha (coluna Referente a) antes de pagar.
- Dê baixa no momento do pagamento, para o fluxo de caixa refletir a realidade.
Como se comunica com os outros processos
- Folha de Pagamento: o fechamento da folha e os adiantamentos geram títulos.
- Controle de Estoque, Entrada Fiscal (XML): as notas de compra podem gerar contas a pagar.
- Plano de Contas: a classificação no recurso Composição de Valores.
- Contas Bancárias: a conta de saída na baixa.
- Conciliação e Bloqueio: os títulos baixados são conferidos com o extrato; conta bloqueada impede a exclusão de registros.
- Relatórios e fluxo de caixa: a baixa move o título de A realizar para Realizado.
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PRÓXIMO PASSO O próximo artigo é Contas a Receber. |