Tarefas e Alertas: gestão de tarefas, auditoria e configuração de alertas

Qual é o ciclo de uma tarefa no sistema?

O ciclo é composto pelos status A Fazer, Em Andamento, Concluído ou Em Auditoria e Auditada.
Quando o executor finaliza a tarefa, ela não é encerrada de imediato. A tarefa permanece "Em Auditoria" até que o usuário auditor valide e conclua o encerramento final.

Como o executor inicia e conclui uma tarefa?

O executor acessa Tarefas, Minhas Tarefas e utiliza o botão Iniciar no cartão, na lista ou no detalhe da tarefa.
Após a execução, o botão Concluir encerra a etapa do executor.

Por que a tarefa permanece em verificação mesmo após ser concluída?

Tarefas de modelos com Exigir auditoria das tarefas deste modelo = Sim permanecem aguardando a validação do auditor após a conclusão.
Quando o modelo não tem auditor definido, a tarefa não passa por verificação.

Como definir o auditor da tarefa?

Os auditores são definidos no modelo, em Tarefas, Modelos de Tarefa, seção Auditoria.
Para uma tarefa específica, abra a tarefa em Gestão de Tarefas e utilize o botão Auditor.
O auditor valida a tarefa em Auditoria de Tarefas.

Como retirar uma tarefa que não se aplica?

Utilize Pular, quando a etapa não se aplica (a tarefa fica com o status Pulada e o fluxo segue), ou Encerrar, na Gestão de Tarefas, que conclui e audita a tarefa de uma só vez (ação irreversível).

Como deixar de gerar tarefas automáticas?

A geração automática é definida no modelo, em Tarefas, Modelos de Tarefa, seção Prazo e automação (Gerar automaticamente). Com Não, a tarefa passa a ser criada apenas manualmente ou pelo fluxo.
Para pausar a etapa inteira, marque Modelo ativo = Não: modelo inativo não gera tarefa.

Como responder tarefas atribuídas a um colaborador desligado?

Na Gestão de Tarefas, utilize Reatribuir em cada tarefa pendente do colaborador.
Para as próximas tarefas, altere os responsáveis no modelo, em Tarefas, Modelos de Tarefa, seção Responsáveis.

Onde os alertas do sistema são configurados?

Os alertas são configurados no módulo Sistema, Configuração de Alertas.
Cada alerta possui número e descrição próprios, além dos destinatários vinculados.

Como desativar um alerta?

Acesse Sistema, Configuração de Alertas, abra o alerta e altere o campo Alerta ativo para Não.
Para deixar de enviar por um canal específico, por exemplo, o e-mail, marque Não apenas naquele canal.

Como deixar de receber um alerta sem desativá-lo para os demais usuários?

Acesse o alerta em Sistema, Configuração de Alertas e remova o usuário da relação de destinatários.
O alerta permanece ativo para os demais destinatários vinculados.

Como definir a forma de envio do alerta?

No recurso Configuração do alerta, cada canal (E-mail, WhatsApp, SMS, Notificação interna e Push +Vidas Care) é ligado individualmente.
WhatsApp, SMS e Push dependem das integrações contratadas.

Como configurar os destinatários da notificação de um alerta?

Abra o alerta e acesse o recurso Destinatários.
Inclua profissionais (por profissão ou específicos), usuários internos ou papéis contextuais do paciente e salve.
Os destinatários passam a receber a partir do próximo evento.

Qual alerta é utilizado para o cadastro de novos pacientes?

O alerta Captação de Paciente Aprovada avisa a aprovação da captação.
Para receber aviso dos cadastros que não passaram pela captação, configure também o alerta Cadastro de Novo Paciente.
A numeração dos alertas varia de uma base para outra.

Como acompanhar os aniversariantes do dia e do mês?

No cadastro do paciente está disponível o relatório "Pacientes Aniversariantes do Mês corrente".
Na tela inicial do sistema, o recurso Pacientes Aniversariantes apresenta os aniversariantes do dia.

As notificações de ocorrência são enviadas a cada resposta?

A notificação é gerada na criação da ocorrência, no primeiro salvamento do registro.
As respostas posteriores lançadas na ocorrência não geram nova notificação.

Por que o profissional não recebe notificações de determinados pacientes?

As notificações observam os pacientes aos quais o profissional possui acesso.
Pacientes sem vínculo com o profissional não geram notificação para ele.
 

Tarefas: prazo de cada etapa da admissão do paciente

Como controlo o prazo de cada etapa da admissão (avaliação, ambientação, dispensação, escala)?

Em Tarefas, Modelos de Tarefa, cadastre cada etapa com Nome do modelo, Processo, Prazo / SLA (horas), Responsáveis e Auditoria, e defina a ordem de execução na seção Fluxo. Na Gestão de Tarefas, o vencimento é calculado a partir do prazo; a coluna SLA e o cartão Atrasadas mostram as etapas fora do prazo. O executor inicia e conclui em Minhas Tarefas, e o auditor valida em Auditoria de Tarefas.

Como a farmácia fica sabendo que a etapa anterior terminou, sem aviso por mensagem?

No modelo da etapa anterior, a seção Fluxo tem os gatilhos automáticos (Adicionar gatilho de status): quando a tarefa atinge o status configurado (por exemplo, Finalizada - OK), o sistema cria a próxima tarefa para os responsáveis dela, inclusive de outro setor. O alerta Nova Tarefa Atribuída ou Nova Tarefa Disponível avisa os responsáveis.

Como sou avisado quando uma etapa atrasa?

Em Sistema, Configuração de Alertas, ative os alertas do fluxo, como Nova Tarefa Atribuída e Nova Tarefa para Auditar. Na Gestão de Tarefas, o cartão Atrasadas e a cor do SLA mostram as etapas fora do prazo. Com os gatilhos do modelo, o status Atrasada pode gerar uma nova tarefa para a coordenação.
Ver também: Gestão de Tarefas, Minhas Tarefas, Auditoria de Tarefas e Alertas do Sistema.

Captação de pacientes: alertas do Business e tarefas com prazo

Quais alertas existem para a captação de pacientes e orçamentos?

Em Sistema, Configuração de Alertas: +Vidas Business - Captação externa de paciente (lead preencheu o link), Captação de Paciente cadastrada, Captação de Paciente Aprovada, Orçamento Emitido, Orçamento Enviado para aprovação, Orçamento Aprovado, Orçamento Reaberto e Recebimentos do WhatsApp. Cada um com os canais E-mail, WhatsApp, SMS, Notificação interna e Push +Vidas Care e destinatários por profissão, profissionais específicos, usuários internos ou papéis contextuais do paciente.
Ver também: +Vidas Business: Captação de Pacientes, do primeiro contato ao paciente ativo.

Como montar as tarefas da captação de pacientes com prazo por responsável?

1. Em Tarefas, Configurações, Processos de Tarefa, crie o processo Captação de Pacientes.
2. Em Tarefas, Modelos de Tarefa, crie um modelo por etapa (Responder ao lead, Visita de avaliação, Emitir e enviar a proposta, Retorno da família e Visita de ambientação), com Prazo / SLA (horas), Responsáveis (comercial, enfermagem) e Auditoria (coordenação).
3. No primeiro modelo, marque Gerar automaticamente = Sim e o evento em Gerar quando; nos demais, utilize os gatilhos da seção Fluxo para que cada etapa concluída gere a seguinte.
4. Acompanhe na Gestão de Tarefas pela coluna SLA e valide em Auditoria de Tarefas.
Ver também: Gestão de Tarefas.