Vidas: cadastro de pacientes

Como transformar um paciente em contratante ou um contratante em paciente?

Acesse Administrativo, Cadastro Geral, e localize o cadastro pelo CPF ou pelo nome. Abra o registro e verifique a seção Perfis Disponíveis.
Selecione a opção "Paciente" ou "Contratante" para que ela seja levada ao campo Perfil Cadastro e salve. O cadastro passa a ter os dois perfis, o que permite que o próprio paciente seja o contratante do contrato.

Existe uma ordem obrigatória entre o cadastro do contratante e o cadastro do paciente?

Não. O cadastro pode ser iniciado pelo paciente ou pelo contratante, sem interferência na operação.

Como registrar um paciente em captação e gerar o orçamento?

O registro é feito em Administrativo, Cadastro Geral. No cadastro da pessoa, em Perfis Disponíveis, selecione o perfil "Candidato Paciente" e salve.
O registro passa a constar em Captação de Pacientes, dentro do módulo Business. Após a aprovação do orçamento, o sistema converte o registro em paciente no módulo Vidas.

Como cadastrar um diagnóstico, um cuidado necessário ou uma complexidade que ainda não existe?

Ao digitar um registro ainda não cadastrado, o sistema apresenta o botão "Adicionar" a partir das primeiras letras informadas. Basta selecionar e salvar.
O cadastro prévio também pode ser feito em Sub Cadastros, nas listas Diagnósticos, Cuidados Necessários e Complexidade.

O que significam as cores apresentadas no cadastro do paciente?

A cor está relacionada ao campo Recomendação. Cada tipo de recomendação apresenta o cadastro com uma cor distinta.

Onde sinalizar que o paciente é atendido por liminar?

No cadastro do paciente, na primeira seção, no campo Dados para Atendimento.

Onde cadastrar a rota do paciente?

No cadastro do paciente, no campo Logística, onde são registrados a rota e o tipo de dispensação. A informação é utilizada nos filtros e nos relatórios.

Como desativar o paciente e registrar o motivo?

Acesse Vidas, Cadastro de Pacientes, e abra o cadastro do paciente. Utilize o botão "Desativar".
Na tela apresentada, informe o motivo da desativação e as demais opções, inclusive se o contrato do paciente deve ser encerrado. O motivo registrado é o que alimenta os filtros da listagem e os relatórios, por isso deve refletir a situação real, como óbito em domicílio, óbito hospitalar ou internação.

Como proceder quando o paciente é hospitalizado?

A orientação é desativar o paciente informando o motivo correspondente à internação e manter o contrato ativo. No retorno do paciente, basta reativá-lo.
Quando a empresa precisa acompanhar a internação pela operação, e não pelo cadastro, o controle pode ser feito pela agenda, com o serviço de internação, que também permite o registro de valores.

O motivo de desativação ou de reativação não aparece para seleção. Como cadastrar?

Os motivos são cadastrados em Vidas, Configurações.
Após o cadastro, o motivo passa a ser apresentado na desativação e na reativação e fica disponível nos filtros Motivo Inativo e Motivo Ativo da listagem de pacientes.

O filtro "Inativados no Período" apresenta pacientes inativados fora do período informado. Isso é erro?

Não. O filtro apresenta todos os pacientes que estavam ou permaneceram inativos dentro do período informado.
Um paciente inativado em fevereiro e não reativado continua inativo em julho e, por esse motivo, é apresentado quando o período consultado é julho.

Como os filtros da listagem de pacientes se comportam quando usados em conjunto?

Cada filtro é aplicado de forma independente e todos são respeitados na apuração.
Em uma consulta com Ativo igual a Não, data de ativação ou inativação em determinado mês e motivo de internação hospitalar, a listagem considera cada um desses critérios, e não apenas o último informado.

Como trocar o contratante do contrato do paciente?

O contrato não deve ser excluído. Abra o contrato vigente e utilize o botão "Encerrar", informando o motivo do encerramento.
Em seguida acesse Gestão de Contratos e crie um novo contrato para o paciente, selecionando o novo contratante.
O contrato é a base da gestão de escalas. Os atendimentos já agendados permanecem vinculados ao contrato e ao contratante vigentes no momento do agendamento, e só passam a refletir o novo contratante se forem excluídos e agendados novamente.

Por que apenas alguns tipos de serviço aparecem na agenda de determinados pacientes?

A restrição vem do contrato do paciente. Na seção Informações Financeiras existem os campos "Disponibilizar Apenas os Itens do Próprio Contrato" e "Disponibilizar Apenas os Itens da Tabela de Preço".
Com qualquer um desses campos como "Sim", a agenda apresenta somente os serviços do contrato ou da tabela de preço vinculada. Para liberar as demais opções, altere o campo para "Não".

Como alterar o horário padrão da agenda do paciente?

No contrato do paciente, informe o serviço como padrão junto com o horário desejado.
A configuração vale para o agendamento. O registro da evolução considera o dia e o horário em que é realizado.

O que é o campo Origem em Eventos e Ocorrências?

Origem identifica o local de onde partiu a ocorrência. Um exemplo é a profissional que comunica por WhatsApp a recusa de um atendimento: a origem dessa ocorrência é o WhatsApp.
As opções de origem são cadastradas em Sub Cadastros, Eventos e Ocorrências - Fonte. Os títulos são cadastrados em Sub Cadastros, Eventos e Ocorrências - Título, ou diretamente no campo Evento, digitando o nome até que o botão "Adicionar" seja apresentado.

O campo Origem não apresenta nenhuma opção para determinado perfil. O que verificar?

A ausência das opções decorre da permissão do perfil utilizado. Após o ajuste da permissão, o usuário deve sair e acessar o sistema novamente para que a alteração seja carregada.

É possível recuperar ocorrências ou evoluções excluídas?

Não. Registros excluídos não podem ser recuperados.
O sistema não exclui registros de forma automática. A exclusão é sempre realizada por um usuário, e o log identifica o usuário, a data e a hora da ação. O histórico de logs é mantido por até seis meses.

Quais relatórios do cadastro de pacientes atendem as consultas mais frequentes?

Em Vidas, Cadastro de Pacientes, pelo botão Relatório, estão disponíveis, entre outros, "Relação de Pacientes", para a listagem geral, "Listagem de Pacientes por Cidade", que também apresenta os pacientes sem cidade informada, "Listagem de PAD por Contratante e Paciente" e "Listagem de Pacientes agrupados por Prestador (PAD Execução)".
Para apurar os pacientes admitidos em determinado período, utilize o filtro Data Admissão na listagem antes de emitir o relatório.

Como identificar os pacientes que estão sem atendimento agendado?

Não existe relatório específico para essa apuração. Em Vidas, Cadastro de Pacientes, utilize o filtro "Não possui agendamentos no período" e informe exatamente os dias que deseja verificar.
Como alternativa, o relatório "Planilha de Plantões", em Relatórios, Escalas e Atendimentos, apresenta os dias que possuem agendamento.

Como consultar a agenda de todos os pacientes sem abrir cadastro por cadastro?

Acesse Relatórios, Escalas e Atendimentos, informe o período e filtre pelo contratante ou pelo paciente desejado.
O módulo disponibiliza os relatórios de agenda consolidados, com filtro também por serviço realizado.

Como acompanhar o custo e a lucratividade por paciente?

Para os serviços, utilize o relatório "Prévia Financeira de Atendimentos por Paciente", em Relatórios, Escalas e Atendimentos.
Para os insumos, utilize o relatório "Saída de Insumos p/ Paciente", em Controle de Estoque, Estoque Requisição.
Para o faturamento, utilize o relatório "Lucratividade por Paciente Analítico", em Relatórios, Faturamento, que apresenta o valor total sem a margem percentual.
Quando o faturamento é feito por orçamento, utilize os relatórios "Estimativa de Lucratividade Analítico" e "Estimativa de Lucratividade Sintético", em Orçamentos, Emissão de Orçamentos. A apuração exige tabela de venda vinculada ao orçamento, com a opção "Definir Pagamento" como "Sim" e o valor de custo do serviço informado. Para os produtos é considerado o valor da última compra e, em locação ou terceirização, o valor da tabela de custo de fornecedores.

Onde cadastrar ou alterar os dados do contratante?

Acesse Comercial, Cadastro de Contratantes, localize a empresa, clique em editar, altere os dados, inclusive o CNPJ, e salve.

Por que não é possível excluir um contratante?

A exclusão é bloqueada quando o contratante possui registros vinculados, de forma a preservar as informações já processadas.
O procedimento correto é alterar o campo Ativo para "Não".

O usuário não visualiza os pacientes no sistema. O que verificar?

A causa mais frequente é o acesso realizado com o usuário do aplicativo em vez do usuário administrativo.
Confirme o usuário utilizado e, em seguida, as permissões do perfil vinculado a ele.

A planilha de migração de pacientes precisa conter o CPF?

A migração dos pacientes pode ser realizada sem o CPF.
A planilha deve ser encaminhada para suporte@hopesolution.com.br, que conduz a migração.

O responsável pelo paciente tem acesso ao sistema?

Sim. O usuário do responsável permite o acompanhamento diário do paciente, com acesso a evolução, prescrição, PAD, anotação e agendamento.
O envio de mensagens ao responsável depende do número estar registrado nos dados do paciente.
 

Cadastro de Pacientes: do candidato ao paciente ativo e formulário de visita de avaliação

Como transformo um candidato a paciente em paciente ativo sem cadastrar duas vezes?

O candidato é registrado em Business > Captação de Pacientes. Quando o orçamento é aprovado, abra o registro do candidato e utilize o botão Aprovar (Passar para Paciente). O sistema exibe a janela "Aprovar o Candidato (Passar para o cadastro de Pacientes)" e pede a confirmação da data de admissão. Ao confirmar, o candidato passa ao Cadastro de Pacientes, em Vidas, com os dados já registrados na captação. Não é necessário redigitar o cadastro.

Que data devo informar na aprovação do candidato?

A data de admissão do paciente. O sistema sugere a data do dia da aprovação e informa que essa data alimenta os indicadores de admissão. A data em que o candidato entrou na captação não é a admissão.

Posso emitir o orçamento enquanto ele ainda é candidato?

Sim. No registro do candidato, o botão Orçar (Editar ou gerar novo orçamento) abre a tela Emissão de Orçamento com o candidato selecionado, e os orçamentos emitidos ficam no recurso Orçamentos do próprio candidato. O registro na Captação de Pacientes ou no Cadastro de Pacientes é o que torna a pessoa disponível para seleção no orçamento.

O que posso registrar no candidato antes da admissão?

O registro do candidato possui os recursos Candidato Paciente (dados pessoais, endereço, telefones, Indicação e Classificação), Diagnósticos, PAD, Formulários Personalizados, Prescrições/Solicitações, Evolução, Orçamentos, Profissionais no Aplicativo, Estado Clínico e Contatos. A avaliação de cuidados, o PAD e o orçamento podem ser feitos ainda na captação.

Como classifico e acompanho os candidatos?

No registro do candidato, o campo Classificação recebe a etapa comercial (por exemplo, Em Análise ou Proposta Enviada) e o campo Indicação registra a origem do contato (por exemplo, Instagram, Site ou Panfleto Institucional). As opções são cadastradas pelo lápis ao lado de cada campo. A listagem da Captação de Pacientes exibe Origem, Classificação, Captação Externa e Status, com filtros e o botão Relatório.

Como sei quais profissionais moram perto do candidato?

No registro do candidato, utilize o botão Mapa (Profissionais Próximos). O recurso depende da Latitude e da Longitude preenchidas no endereço do candidato.

Em qual local insiro o meu formulário de visita de avaliação de cuidados?

O formulário é criado uma vez, como modelo, e depois preenchido para cada paciente.
1. Criar o modelo: Sistema > Formulários Personalizados > Novo. No construtor, informe o Nome do formulário, o Tipo (classificação opcional, com o lápis ao lado para cadastrar um novo tipo), a Finalidade e se o formulário fica Disponível para todas as profissões. Monte as seções e as perguntas, utilize Salvar rascunho e, ao terminar, Publicar.
2. Preencher para o paciente: no Cadastro de Pacientes, recurso Formulários Personalizados, botão Novo formulário. O mesmo recurso existe no registro do candidato, em Business > Captação de Pacientes, para a visita de avaliação feita antes da admissão.
3. Preencher no domicílio: no +Vidas Care, o profissional acessa o paciente, abre Formulários e utiliza Adicionar Formulário. O preenchimento aparece no cadastro do paciente com a Origem App.

O que define a Finalidade do formulário?

A Finalidade define em que tela do sistema o formulário fica disponível para o profissional: Formulário padrão (formulários gerais do paciente), Passagem de plantão ou Evolução. Para uma visita de avaliação, utilize Formulário padrão.

Quais tipos de pergunta posso usar no formulário?

• Texto: Texto curto, Texto longo e Texto com máscara (CPF, telefone, CEP).
• Números: Número (com casas decimais) e Número inteiro.
• Escolhas: Sim / Não, Escolha única e Múltipla escolha.
• Data: Data e Data e hora.
• Mídia: Foto (enviar imagem) e Imagem ilustrativa (figura de apoio).
• Estrutura: Subgrupo (caixa que agrupa campos), Texto de instrução (orientação, sem resposta) e Separador.
Cada pergunta pode ser marcada como obrigatória, e as perguntas podem ser reposicionadas arrastando. O painel Como o profissional vê mostra o formulário ao vivo durante a montagem.

Qual a diferença entre Salvar rascunho e Publicar?

Quem preenche continua vendo a versão publicada até você clicar em Publicar. Ao salvar, as alterações viram um rascunho. Cada publicação gera uma nova versão (v1, v2), e a listagem de Formulários Personalizados exibe a Situação, a Versão e a quantidade de Preenchimentos de cada modelo.

Posso restringir o formulário a algumas profissões?

Sim. No construtor, marque Disponível para todas as profissões como Não e selecione as profissões que terão acesso ao formulário.

O formulário pode calcular uma pontuação?

Sim. Na seção Pontuação (Escalas clínicas), ative Calcular pontuação somando os pesos das opções marcadas. A pontuação aparece na coluna Pontuação do recurso Formulários Personalizados do paciente.

Onde vejo os formulários já preenchidos?

No Cadastro de Pacientes, recurso Formulários Personalizados, a listagem exibe Data, Criado em, Formulário, Versão, Preenchido por, Situação, Origem e Pontuação, com as ações de visualizar, imprimir e excluir. No construtor do modelo, o recurso Histórico de preenchimentos reúne os preenchimentos de todos os pacientes.

Como tiro um formulário de uso sem perder o histórico?

Na listagem de Formulários Personalizados, selecione o modelo e utilize Inativar. O formulário deixa de aparecer para preenchimento e a ação é reversível pelo botão Ativar. O botão Copiar cria um novo modelo a partir de um existente.

+Vidas Business: captação de pacientes pelo link, SLA por etapa e conversão em paciente

O que é o +Vidas Business?

É o módulo do +Vidas que apoia a captação de pacientes: um link público em que o lead preenche os próprios dados, a tela Captação de Pacientes em que os candidatos são classificados e acompanhados, o orçamento emitido a partir do candidato, e a aprovação que transfere o candidato ao Cadastro de Pacientes sem redigitação. Com o módulo Tarefas e a Configuração de Alertas, cada etapa ganha responsável e prazo.
Ver também: Comercial › +Vidas Business: Captação de Pacientes, do primeiro contato ao paciente ativo.

Como funciona o link de captação de pacientes?

O +Vidas disponibiliza um formulário público, no endereço do ambiente da empresa acrescido de /CandidatoPacienteExterno, que a área comercial publica no site, na bio do Instagram, no WhatsApp Business, nos anúncios ou onde preferir. O lead informa Identificação do Contato (nome do responsável, grau de relacionamento, telefone/WhatsApp, e-mail, origem e preferência de contato), Dados do Paciente (nome, idade, sexo, endereço, tipo de cuidado, grau de dependência e observações) e Preferências de Atendimento, e escolhe Solicitar Orçamento ou Solicitar Informações. O registro entra em Business › Captação de Pacientes com Captação Externa = Sim.
Ver também: Comercial › +Vidas Business: Captação de Pacientes, do primeiro contato ao paciente ativo.

Como sou avisado quando um lead preenche o formulário?

Em Sistema › Configuração de Alertas, ative o evento +Vidas Business - Captação externa de paciente, escolhendo os canais (E-mail, WhatsApp, SMS, Notificação interna ou Push +Vidas Care) e os destinatários da área comercial. Os eventos Captação de Paciente cadastrada e Captação de Paciente Aprovada cobrem os demais momentos.

A mesma família pediu orçamento duas vezes. O sistema cria dois cadastros?

Não. O sistema reconhece o contato já existente na base e o trata como contato recorrente, sem duplicar o cadastro. Na Captação de Pacientes, utilize a Classificação (por exemplo, Recorrentes Contatos) para acompanhar esses casos e o recurso Orçamentos do candidato para consultar as propostas anteriores.
Ver também: Comercial › +Vidas Business: Captação de Pacientes, do primeiro contato ao paciente ativo.

Como identifico o que chegou pelo link e o que foi digitado pela equipe?

Pela coluna e pelo filtro Captação Externa da Captação de Pacientes (Sim para o link, Não para o registro manual pelo botão Novo). No registro, o Log do Sistema mostra Captação de Pacientes Externos como usuário de criação. A Origem (Indicação) registra o canal informado pelo lead: Site, Instagram, Facebook, Google, Convênio, entre outros.

Como controlo o tempo de resposta, de visita e de envio da proposta de cada lead?

Pelo módulo Tarefas. Em Tipos de Tarefas, cadastre uma tarefa para cada evento da captação (responder ao lead, visita de avaliação, emitir a proposta, retorno da família), com Prazo/SLA (hs), Usuários Designados e Usuários Auditores. Com Gerar Automaticamente e Tarefas Sequenciais, cada etapa gera a seguinte. Em Gestão de Tarefas, a coluna Atraso (min) mostra quanto cada etapa passou do prazo; a Data Criação do candidato e a Data Emissão do orçamento fecham a conta do tempo até a proposta.
Ver também: Tarefas › Tipos de Tarefa, Gestão de Tarefas, Minhas Tarefas e Auditoria de Tarefas.

Como emito o orçamento para um candidato e envio com o layout da empresa?

No registro do candidato, botão Orçar (Editar ou gerar novo orçamento). A tela Emissão de Orçamento abre com o candidato selecionado. Depois de salvar, envie pelos botões E-mails (Enviar Orçamento) e Whats (Envio de Orçamento para o Contratante), com o PDF no layout da empresa. O layout é configurado pela equipe técnica da Hope Solution a partir do material gráfico enviado a comercial@hopesolution.com.br.
Ver também: Orçamentos › Emissão de Orçamentos Simples.

O cliente precisa pagar a primeira fatura antes do início. Como faço?

No orçamento aprovado, utilize o botão Fatura (Gera a fatura a partir deste orçamento). A fatura nasce vinculada ao orçamento, gera o título no Contas a Receber e pode ser cobrada por boleto pelo +Vidas Cash. Com o pagamento confirmado, aprove o candidato e libere a ambientação.

O orçamento foi aprovado. Como o candidato vira paciente ativo?

No registro da Captação de Pacientes, botão Aprovar (Passar para Paciente). A janela Aprovar o Candidato (Passar para o cadastro de Pacientes) pede a data de admissão, que alimenta os indicadores. Ao confirmar, o candidato passa ao Cadastro de Pacientes, em Vidas, com dados pessoais, endereço, diagnósticos, PAD, formulários, orçamentos, documentos e contatos já registrados. O alerta Captação de Paciente Aprovada e a tarefa da etapa de ambientação avisam a enfermagem para a visita de ambientação e a escolha dos profissionais.

A família recusou a proposta. Onde registro o motivo?

No orçamento, botão Aprovar, com Status Não Aprovado e o Motivo de Validação: Preço (achou caro), Negativa de cobertura pelo convênio, Concorrência (optou por outra empresa), Sem retorno do cliente (demorou a responder), Mudança de planos, Mudança de complexidade ou Óbito durante a negociação. O motivo alimenta o indicador Motivos de Perda em Orçamentos › Gestão de Orçamentos. O candidato permanece na captação, inativado ou com a classificação de recusa.
Ver também: Orçamentos › Indicadores comerciais pela tela de Orçamentos.

Quais indicadores da captação devo acompanhar por mês?

• Leads recebidos por origem (filtros Origem e Captação Externa; Listagem de Prospects de Paciente).
• Tempo de resposta e tempo até a proposta (Data Criação do candidato, Início da tarefa, Data Emissão do orçamento).
• Taxa de aprovação (aprovados dividido por emitidos, filtro Data Emissão).
• Motivos de perda (Motivo de Validação dos Não Aprovados).
• Tempo de conversão (Data Criação do candidato e data de admissão).
• Lucratividade da proposta (Estimativa de Lucratividade Sintética e Analítica).
Ver também: Comercial › +Vidas Business: Captação de Pacientes, do primeiro contato ao paciente ativo.

Posso registrar a visita de avaliação e o PAD antes de o candidato virar paciente?

Sim. O registro do candidato tem os recursos Diagnósticos, PAD, Formulários Personalizados, Prescrições/Solicitações, Evolução, Estado Clínico e Contatos. A visita de avaliação de cuidados é preenchida em Formulários Personalizados, no registro do candidato ou pelo +Vidas Care, e tudo segue para o Cadastro de Pacientes na aprovação.