Gestão de Escalas: agendamento, conclusão e apuração

Não é possível agendar e nenhum serviço aparece como opção. O que verificar?

O agendamento depende do contrato. Verifique três pontos, nesta ordem.
Primeiro, se o paciente possui contrato ativo. Paciente inativado ou com contrato encerrado não permite lançamento na escala.
Segundo, se os serviços estão cadastrados no contrato. Sem serviço no contrato, a agenda não apresenta nenhuma opção de atendimento.
Terceiro, na seção Informações Financeiras do contrato, os campos "Disponibilizar Apenas os Itens do Próprio Contrato" e "Disponibilizar Apenas os Itens da Tabela de Preços". Com qualquer um como "Sim", a agenda apresenta somente os itens do contrato ou os itens da tabela de preço vinculada.

Ao agendar o sistema informa que o item não está no contrato. O que fazer?

O serviço precisa constar no contrato do paciente. Cadastre o serviço em Tabelas e Serviços, Serviços/Atendimentos, e inclua-o no contrato com o valor correspondente.

Como criar um serviço para ser usado na escala?

Acesse Tabelas e Serviços, Serviços/Atendimentos, e clique em "Novo".
Informe o nome de forma que identifique a categoria profissional e o turno quando houver valores distintos, por exemplo "Plantão 12x36 Técnico de Enfermagem Diurno". Selecione o tipo "Plantão", o tipo de plantão correspondente e a duração.
Depois inclua o serviço no contrato do paciente e realize o agendamento.

O serviço não permite selecionar o profissional na escala. O que verificar?

No cadastro do serviço, em Tabelas e Serviços, Serviços/Atendimentos, verifique o campo "Execução".
Quando está como "Terceirizada", o profissional próprio não é apresentado. Altere para "Própria" ou "Ambas", conforme a operação.

A empresa terceirizada não aparece como opção na gestão de escalas. O que verificar?

A empresa precisa estar cadastrada com o perfil de fornecedor, em Administrativo, Cadastro de Fornecedores.
Quando o cadastro já existe sem o perfil, abra o registro em Administrativo, Cadastro Geral, e na seção Perfis Disponíveis selecione a opção "Fornecedor" e salve.

O profissional terceirizado não aparece no serviço terceirizado. O que verificar?

Em Recursos Humanos, Cadastro de Profissionais, o campo "Terceirizado" precisa estar como "Sim".
Em seguida, na seção Terceirizadoras, informe a empresa em que o profissional atua.

Como replicar a escala de um mês para os meses seguintes?

Utilize o recurso Programação dentro da Gestão de Escalas. A programação permite incluir, alterar e agendar os atendimentos.
Após montar a programação, clique em "Agendar" para que ela passe a refletir na agenda do paciente. Enquanto a programação não for agendada, ela não aparece na agenda.

Como saber se um atendimento foi lançado de forma avulsa ou pela programação?

Clique no agendamento dentro do calendário. O registro informa o formato utilizado no lançamento.

O que é o plantão curinga?

É a classificação utilizada pelo sistema para o plantão de cobertura.

Qual a diferença do plantão personalizado?

O plantão personalizado permite ajustar a duração do atendimento, diferentemente dos serviços com duração fixa, como o 12x36.

Um plantão de 24 horas conta como um ou como dois atendimentos?

O sistema contabiliza por atendimento lançado. Um plantão de 24 horas agendado como um único atendimento é contabilizado como um atendimento.
Quando a operação precisa contabilizar dois, é necessário agendar dois atendimentos de 12 horas.

O que é o recurso Pega Plantão?

É a funcionalidade que envia notificação ao profissional oferecendo um atendimento disponível, permitindo que ele manifeste interesse pela escala.
A disponibilidade do recurso depende da versão em uso na base. Consulte o suporte para confirmar a liberação.

É possível lançar atendimentos retroativos?

Sim. O lançamento retroativo é permitido na gestão de escalas, respeitadas as apurações já realizadas no período, ou seja, fatura e folha de pagamento já emitidas.

Qual a diferença entre horário previsto e horário realizado?

O horário previsto é o horário do agendamento e é o que o sistema considera na agenda e no aplicativo do profissional.
O horário realizado registra quando o atendimento de fato ocorreu. Alterar o horário realizado não altera a agenda nem o que o profissional visualiza no aplicativo.
Para corrigir o horário de um atendimento agendado de forma incorreta, é necessário excluir o atendimento e agendá-lo novamente com o horário correto.

O plantão que começa em um dia e termina no outro aparece duas vezes no aplicativo. Isso está correto?

Sim. O plantão que atravessa a virada do dia é apresentado nos dois dias no aplicativo, sem que isso represente dois plantões distintos.

Como alterar o horário padrão com que os atendimentos são agendados?

No contrato do paciente, informe o serviço como padrão junto com o horário desejado.
A configuração vale para o agendamento. O registro da evolução considera o dia e o horário em que é realizado.

É possível atualizar os valores dos atendimentos já agendados sem excluir e lançar novamente?

Sim. A atualização é feita em lote a partir do contrato, com a possibilidade de selecionar quais atendimentos devem ser atualizados.
Atendimentos cujo serviço não consta no contrato ficam zerados na atualização em lote, por isso convém conferir a listagem antes de confirmar.

De onde vem o valor que o contratante paga por atendimento?

Quando o serviço está configurado no contrato para utilizar a tabela de preço, o valor vem da tabela vinculada ao contrato.
A taxa administrativa apresentada nos relatórios é a diferença entre o valor pago pelo contratante e o valor pago ao profissional ou à empresa terceirizada.

Os valores da prévia financeira estão muito acima do esperado. O que verificar?

Verifique, no contrato, se o serviço está configurado como pagamento por hora. Quando o valor cadastrado é o valor do plantão e a opção por hora está como "Sim", o sistema multiplica o valor pelas horas do atendimento.
Ajuste a opção por hora para "Não" e atualize a gestão de escalas para que os valores sejam recalculados.

O adicional noturno não foi aplicado no atendimento. Por quê?

O adicional noturno é configurado no cadastro do serviço. Verifique se o serviço agendado é o que possui o adicional configurado no contrato do paciente.

Por que o valor base do contratante não aparece na escala?

Verifique o campo "Tipo" do contrato. Com o tipo "Valor Fixo Mensal" o valor por atendimento não é apresentado.
Para que o valor base apareça por atendimento, o tipo deve ser "Valor por Atendimento Realizado".

Por que é necessário concluir os atendimentos na escala?

A conclusão é o que informa ao sistema que o atendimento foi realizado. Sem a conclusão, o atendimento não é apurado na fatura nem na folha de pagamento, e a fatura pode sair zerada.
Atendimentos que não foram realizados também devem ser tratados na agenda, com falta ou folga, para que deixem de constar como pendentes nos relatórios.

Qual a diferença entre falta e folga no atendimento?

A folga registra a ausência prevista e não gera remuneração indevida.
A falta precisa ser marcada com o campo que considera falta como "Sim". Quando esse campo fica como "Não", o sistema entende que o atendimento é remunerado e o leva para a folha de pagamento, além de não contabilizá-lo no relatório de faltas.

Onde cadastrar os motivos de atendimento recusado ou não realizado?

Em Sub Cadastros, Motivo - Atendimento Recusado.
A criação de novos motivos é restrita ao perfil gestor. Demais perfis podem ser liberados apenas para visualização.

O que significa o status "Não Realizado" no atendimento?

É um bloqueio padrão do sistema, ligado ao tempo de tolerância para o check-in. Por padrão a tolerância é de 20 minutos após o horário final previsto.
Em um atendimento previsto das 09:00 às 10:00, o check-in pode ser feito até as 10:19. A partir das 10:20 o atendimento é bloqueado e marcado como não realizado.
O tempo de tolerância pode ser alterado ou removido. A solicitação deve ser enviada por e-mail pelo responsável da empresa, informando o tempo desejado.

O plantão vago aparece no relatório de plantões não concluídos. Isso está correto?

Sim. O plantão vago permanece na agenda como informativo enquanto não há substituição e, por isso, é apresentado no relatório.
Para retirá-lo da apuração, utilize o campo Status com a opção "Agendado" ao emitir o relatório.
Os relatórios de prévia financeira não consideram plantões vagos, por definição do próprio relatório.

Não é possível reabrir ou alterar um atendimento. O que verificar?

O atendimento fica bloqueado quando já foi apurado. Se estiver vinculado a uma fatura, é necessário excluir a fatura. Se estiver vinculado a uma folha de pagamento, é necessário excluir a folha.
O próprio agendamento sinaliza se existe fatura ou folha emitida dentro da data de apuração daquela escala, o que permite identificar o bloqueio antes de abrir chamado.

Atendimentos foram lançados depois do fechamento. Como incluí-los na apuração?

Há duas alternativas. A primeira é excluir a fatura e a folha do período e gerá-las novamente, já com os novos atendimentos.
A segunda é gerar uma fatura e uma folha específicas apenas para esses atendimentos, mantendo o fechamento anterior.

Como excluir os atendimentos de um profissional que atua por empresa terceirizada?

A exclusão pela seleção do profissional passou a considerar também os atendimentos terceirizados vinculados a ele, de modo que ambos são excluídos na mesma ação.

Os atendimentos não entraram na fatura do contratante correto. O que verificar?

Verifique o contratante vinculado a cada atendimento, clicando no próprio atendimento ou pelo relatório "Prévia Financeira por Contratante", em Relatórios, Escalas e Atendimentos.
Atendimentos agendados antes da troca de contratante permanecem vinculados ao contratante anterior e precisam ser excluídos e reagendados.
Verifique também se o contratante utilizado na fatura é exatamente o que consta no contrato do paciente, situação relevante quando existem cadastros com o mesmo nome e CNPJ diferente.

Quando o check-in e o check-out ficam liberados para o profissional?

Assim que o agendamento é criado na gestão de escalas, o check-in e o check-out ficam disponíveis no aplicativo +Vidas Care.

O que o profissional precisa para realizar check-in e check-out?

O profissional precisa de usuário do aplicativo, cadastrado em Controle de Acessos, Usuários App +Vidas Care, e precisa ter atendimento agendado.
Não existe seleção de perfil para o aplicativo. Perfis são aplicáveis apenas aos usuários administrativos do sistema web.

O atendimento não aparece na agenda do profissional no aplicativo. O que verificar?

Quatro situações respondem pela maior parte das ocorrências.
Primeira: o atendimento foi agendado com data prevista diferente da data consultada, ou o horário realizado foi alterado manualmente. O aplicativo considera a data e o horário previstos.
Segunda: a tela não foi atualizada. O profissional precisa arrastar a tela para baixo para carregar os atendimentos.
Terceira: o profissional está consultando um dia diferente do dia do atendimento.
Quarta: o profissional possui mais de um cadastro e o agendamento foi feito no cadastro que não tem acesso ao aplicativo. Confirme qual cadastro possui usuário ativo antes de agendar.

O sistema solicita justificativa de geolocalização com o profissional no domicílio do paciente. O que fazer?

A justificativa é solicitada quando a distância apurada pelo GPS entre o ponto do registro e o endereço cadastrado ultrapassa o limite configurado. A justificativa não impede o registro: ao informar o motivo, o botão de confirmação é liberado.
Em condomínios e vilas, o endereço cadastrado pode não coincidir com o ponto que o mapa retorna. Nesses casos, informe a latitude e a longitude no cadastro do paciente para refinar a localização.
Quando a ocorrência é generalizada, oriente os profissionais a verificar a permissão de localização concedida ao aplicativo e a manter o GPS ativo. Distâncias muito superiores podem indicar uso de rede privada virtual no aparelho.

O botão de check-in não é exibido para determinado profissional. Por quê?

O botão deixa de ser exibido quando o atendimento já expirou e foi definido pelo sistema como não realizado, conforme o tempo de tolerância configurado.

É possível operar sem check-in e check-out?

Sim. O bloqueio de registro por check-in e check-out pode ser removido. Nessa configuração o profissional registra suas anotações no aplicativo sem passar pelo check-in.
Permanece o bloqueio de evolução retroativa, que por padrão impede o registro de evolução com mais de 24 horas de defasagem. Esse tempo também pode ser ampliado, reduzido ou removido mediante solicitação.

O que significa "Sem Pendência" na Conferência de Ponto?

Indica que o plantão foi iniciado pelo profissional no aplicativo, com check-in realizado no horário e no local previstos.

Até quantos dias o profissional consegue consultar na agenda do aplicativo?

A partir da versão 3.7.0 do aplicativo, o profissional tem acesso aos 40 dias anteriores na agenda.

Quais relatórios do módulo Escalas e Atendimentos atendem o controle diário da operação?

Em Relatórios, Escalas e Atendimentos, informe o período nos campos de data inicial e data final e utilize, conforme a necessidade: "Plantões Não Concluídos", "Atendimentos Não Faturados", "Plantões Faturados", "Plantões de Profissionais com Valor Zero" e "Plantões Agendados, Status e Informação de Fatura e Folha".
Os relatórios apuram o que foi lançado na agenda, por isso dependem do registro correto da escala.

Como consultar a agenda de todos os pacientes sem abrir cadastro por cadastro?

Em Relatórios, Escalas e Atendimentos, informe o período e filtre pelo contratante ou pelo paciente desejado.

Como verificar os atendimentos que ainda não foram faturados?

Utilize o relatório "Atendimentos Não Faturados", em Relatórios, Escalas e Atendimentos, informando o período.
Para considerar apenas os atendimentos concluídos na agenda, utilize o campo Status com a opção "Finalizado".

Como consultar os plantões agendados por profissional?

Em Relatórios, Escalas e Atendimentos, utilize os relatórios "Plantões Agendados por Profissional" e "Plantões Agendados por Profissional Sintético", que apresentam também a quantidade total conforme o filtro aplicado.

Como identificar os profissionais que ficaram sem escala em um período?

Em Relatórios, Escalas e Atendimentos, utilize o relatório "Profissionais Sem Escala", informando o período.
Em Recursos Humanos, Cadastro de Profissionais, o filtro "Não Possui Agendamentos no Período" produz a mesma verificação.

Como identificar os dias em que o paciente ficou sem atendimento agendado?

Em Vidas, Cadastro de Pacientes, utilize o filtro "Não possui agendamentos no período", informando exatamente os dias a verificar.
Como alternativa, o relatório "Planilha de Plantões", em Relatórios, Escalas e Atendimentos, apresenta os dias que possuem agendamento.

Onde emitir o cartão de ponto do paciente?

Em Vidas, Cadastro de Pacientes, abra o cadastro do paciente e utilize o botão Relatório.
Estão disponíveis os relatórios "Escala - Plantão Formato de Ponto" e "Escala - Plantão Formato de Ponto (Paisagem)".

Onde consultar a listagem de pontos registrados pelo aplicativo?

Em +Vidas Care, Conferência de Ponto.

Qual relatório apresenta a prévia financeira dos atendimentos?

Em Relatórios, Escalas e Atendimentos, estão disponíveis a "Prévia Financeira de Atendimentos por Profissional" e a "Prévia Financeira de Atendimentos por Paciente", esta última com a quantidade de horas e o valor total de produção no período.

Por que o valor unitário do relatório de escalas e atendimentos não corresponde ao valor do plantão?

O relatório de resumo apresenta o valor médio por atendimento. A coluna de produção unitária resulta da divisão do valor total pela quantidade de atendimentos do período.
Para conferir valor a valor, utilize os relatórios analíticos do mesmo módulo.
 

Confirmação de escalas: prevenção de furos de plantão

Quais são os caminhos do +Vidas para confirmar a escala com os profissionais?

A confirmação é feita em camadas, com um recurso para cada momento:
• Ao lançar a escala: envio do calendário do mês pelo WhatsApp integrado (Calendário aos Profissionais).
• Na véspera: Confirmação de Atendimentos aos Profissionais, em lote, para os escalados do dia seguinte (Cadastro de Pacientes).
• Na manhã do dia: Confirmação de Atendimentos Programados (Conferência de Ponto Virtual) e lembrete pelo aplicativo (Notificações +Vidas Care).
• Recusa: botão Recusar com motivo no +Vidas Care e alerta Atendimento recusado pelo profissional.
• Hora do plantão: Central de Atendimentos ao Vivo e Conferência de Ponto Virtual (não iniciado por atraso).
• Furo confirmado: botão Vago, Pega Plantão e, em último caso, Curinga.
Ver também: Confirmação de Escalas: os caminhos que o +Vidas oferece.

Como enviar aos profissionais o calendário de escalas do mês?

Pela Integração WhatsApp, no Cadastro de Profissionais, com a rotina de mensagem fixa Calendário aos Profissionais. Cada profissional recebe o seu calendário individual. Para a família, a rotina equivalente é Calendário aos Pacientes e aos Responsáveis, no Cadastro de Pacientes.
Importante: A Integração WhatsApp é um recurso contratado à parte; sem ela o botão verde Whats não aparece nos cadastros.

Como confirmar, de uma só vez, os atendimentos do dia seguinte com os profissionais?

No Cadastro de Pacientes, pela rotina Confirmação de Atendimentos aos Profissionais, que envia a mensagem em lote aos profissionais escalados para o dia seguinte. Utilize um modelo com pergunta fechada (por exemplo, "Confirma o plantão de amanhã? Responda SIM ou NÃO"). As respostas aparecem no indicador de mensagens recebidas da tela inicial.

Como enviar um lembrete da escala do dia pelo aplicativo do profissional?

Pela tela Notificações +Vidas Care, acessada a partir da Conferência de Ponto. A supervisão envia o aviso ao profissional por notificação no aplicativo, WhatsApp ou e-mail. Na Conferência de Ponto Virtual há ainda a rotina Confirmação de Atendimentos Programados, pelo WhatsApp integrado.
Importante: Não existe lembrete automático disparado um número fixo de horas antes do plantão. O lembrete é enviado pela supervisão a partir dessas telas.

Como a supervisão fica sabendo que o profissional recusou um atendimento?

Em Sistema, Configuração de Alertas, ative o alerta Atendimento recusado pelo profissional, escolhendo os canais (E-mail, WhatsApp, SMS, Notificação interna ou Push +Vidas Care) e os destinatários. A equipe recebe paciente, profissional, horário e justificativa no momento da recusa. Na Conferência de Ponto, o atendimento recusado aparece na cor preta.

O profissional avisou que não vai ao plantão. O que fazer no sistema?

1. Em Gestão de Escalas, abra o atendimento e utilize o botão Vago. O plantão fica em vermelho, com o rótulo Vago, e mantém os dados financeiros e a cobrança do contratante.
2. Utilize o botão P. Plantão para divulgar a vaga aos profissionais pelo Pega Plantão.
3. Quando alguém aceitar, o sistema reatribui o atendimento. Se preferir escolher manualmente, utilize o botão Substituir no plantão vago.
4. Se ninguém cobrir a tempo, utilize o botão Curinga para registrar a falta e lançar a cobertura.

Como ser avisado quando um plantão fica vago?

Em Sistema, Configuração de Alertas, ative o alerta Plantão Vago com os canais e os destinatários desejados. O plantão vago também aparece em vermelho no calendário, no cartão Plantões Vagos/Sem Cobertura do dashboard inicial e na Conferência de Ponto Virtual, com o profissional "- VAGO -" e a pendência "PLANTÃO VAGO - AGUARDANDO PROFISSIONAL".

Como saber, em tempo real, que o profissional não fez o check-in no horário?

Pela Central de Atendimentos ao Vivo (+Vidas Web 5.5.0), que apresenta os atendimentos do dia por situação (Agendado, Em atendimento, Não iniciado, Aguardando baixa, Concluído e Recusado), com fila de ação imediata e fila de pendências. Na Conferência de Ponto Virtual, o plantão não iniciado por atraso fica em vermelho, com a pendência Atraso, e o botão Whats permite falar com o profissional a partir da própria linha.

Qual a diferença entre Plantão Vago, Pega Plantão e Curinga?

• Plantão Vago: o atendimento sem profissional definido, evidenciado em vermelho. É o registro do risco.
• Pega Plantão: a divulgação da vaga a vários profissionais ao mesmo tempo, por WhatsApp, e-mail e aplicativo; o primeiro que aceita fica com o plantão. É a forma de preencher a vaga sem rodada de ligações.
• Curinga: a cobertura do furo já confirmado, com o plantão original definido como não realizado (Considerar Falta, Considerar Folga e Motivo) e a cobertura lançada como pagamento avulso. É o último recurso.
Ver também: Plantão Vago, Curinga: Cobertura de Furos e Pega Plantão.

O Pega Plantão não chega aos profissionais certos. O que verificar no cadastro?

A busca avançada do Pega Plantão filtra por profissão, cidade e qualificações. Verifique, no Cadastro de Profissionais:
• Profissão e qualificações atualizadas, com os cursos na Documentação de Cursos.
• Endereço completo com bairro e cidade.
• Usuário do +Vidas Care ativo e telefone com WhatsApp marcado.
• Profissionais Preferenciais e Profissionais Inadequados no cadastro do paciente.
• Disponibilidade dos profissionais que atuam como curinga.

Onde acompanhar quem recebeu, leu e respondeu à oferta do Pega Plantão?

Em +Vidas Care, Atendimentos, Pega Plantão. A tela apresenta as situações Aberta, Preenchida, Cancelada, Expirada e Recusada por todos, quem foi notificado, quem leu, quem recusou e por quê, e o botão Reenviar alerta para quem não respondeu. Na agenda, a mãozinha azul indica vaga anunciada e a mãozinha verde, plantão preenchido.

Como reduzir o custo das coberturas pagas na urgência?

• Confirme na véspera e trate quem não respondeu antes do dia do plantão.
• Oriente o profissional a recusar pelo aplicativo assim que souber que não irá.
• Marque o plantão como Vago no mesmo minuto e divulgue pelo Pega Plantão com o Valor da Vaga da tabela da empresa, e não com valor negociado por telefone.
• Use o Curinga apenas para o furo já confirmado e registre o Motivo real.
• Acompanhe, mês a mês, as coberturas em laranja no calendário e os pagamentos avulsos na Folha.

Como registrar a falta e o motivo quando o profissional não compareceu?

No atendimento, pelo botão Curinga, o sistema define o plantão original como não realizado e solicita Considerar Falta, Considerar Folga e o Motivo antes de abrir o Lançamento de Cobertura. Os motivos são cadastrados previamente em Sub Cadastros. O registro alimenta o relatório de plantões não concluídos e a Auditoria de Atendimentos.

Quais indicadores a supervisão deve acompanhar para evitar furos de plantão?

• Confirmações da véspera respondidas (indicador de mensagens recebidas do WhatsApp).
• Plantões vagos em aberto (dashboard inicial e Conferência de Ponto Virtual).
• Recusas e motivos (alerta de recusa, Conferência de Ponto em preto, Gestão de Ofertas).
• Atrasos de check-in (Central de Atendimentos ao Vivo e Conferência de Ponto em vermelho).
• Coberturas pagas (coberturas em laranja no calendário e pagamentos avulsos na Folha).
• Faltas por profissional (Considerar Falta e Motivo; relatório de plantões não concluídos; Auditoria de Atendimentos).
• Tempo entre o furo e a cobertura (histórico do atendimento no Pega Plantão).

Coberturas (curingas): lançamento, pagamento na escala e histórico de faltas

O que é uma cobertura e o que é um curinga no +Vidas?

Cobertura é o atendimento lançado para substituir um plantão que furou (falta, folga de última hora, recusa). Curinga é o profissional que faz essa cobertura. No sistema, o campo aparece como Curinga/Folguista/Stand (Sim/Não), no bloco Responsável pelo Atendimento: três denominações para o mesmo papel.
A cobertura é um atendimento como qualquer outro, marcado como cobertura. No calendário da escala ela entra em laranja, com a carta do baralho ao lado do horário; o atendimento original que furou permanece no dia, tachado, como não realizado. Furo e cobertura ficam visíveis lado a lado.
Há profissionais que só fazem curinga, em geral porque já trabalham em outro local e têm disponibilidade em dias específicos. É comum que recebam à vista ou por adiantamento, e não na folha mensal.
Ver também: Curinga: Cobertura de Furos.

O profissional furou. Qual é o caminho completo para lançar a cobertura?

1. Abra o atendimento que furou no calendário da Gestão de Escalas.
2. Clique no botão laranja Curinga da barra (Voltar, Salvar, Concluir, Vago, Curinga, Excluir, Whats, Relatório). O sistema avisa que o atendimento será definido como Não Realizado e que será aberta a tela de lançamento de Coberturas/Curingas.
3. Classifique o furo: Considerar Falta (Sim/Não), Considerar Folga (Sim/Não) e Motivo (lista com opções como Profissional Doente, Folga Solicitada, Recusa à Família, Atendimento Cancelado, Convênio Suspendeu Atendimento). Confirmar.
4. Na tela Lançamento de Cobertura (Curinga), já pré-preenchida e com Curinga/Folguista/Stand em Sim, selecione o profissional que fará a cobertura e confira os Dados Financeiros.
5. Salvar. O original fica registrado como não realizado; a cobertura entra em laranja, com a carta.
Quando não há curinga disponível na agenda, o Pega Plantão divulga o plantão descoberto para a base própria de profissionais. Ao aceite, o atendimento é reatribuído.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Existe outra forma de lançar um curinga sem passar pelo furo?

Sim. No Agendamento Avulso, preencha os Dados do Atendimento, selecione o profissional no bloco Responsável pelo Atendimento, marque Curinga/Folguista/Stand = Sim, confira os Dados Financeiros e Salvar. É o caminho para coberturas programadas (por exemplo, o folguista fixo de determinado paciente).
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Por que é obrigatório registrar Falta, Folga e Motivo ao acionar o Curinga?

Porque é esse registro que alimenta os controles e os relatórios: Faltas por Profissional, Folgas por Profissional, Atendimentos Não Realizados, os indicadores Falta/Folga da Auditoria de Atendimentos e as colunas Folgas/Faltas/Não Concluídos/Recusados da Prévia do Fechamento. Sem o motivo real, o relatório do mês não separa o imprevisto (Profissional Doente) do problema de gestão (falta sem aviso).
Importante: Considerar Falta = Sim registra a falta para o profissional que furou. Considerar Folga = Sim é a alternativa quando o não comparecimento é uma folga combinada. Os dois refletem no histórico do profissional.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Por que a tela de cobertura já vem com Pagar Avulso marcado?

A tela Lançamento de Cobertura (Curinga) abre com os Dados Financeiros em Informações Sobre o Pagamento dos Profissionais com Pagar Avulso pré-selecionado (Valor Base, Valor Hora, Formato da Ajuda de Custo Percentual ou Fixo, Ajuda Custo). O sistema assume o costume da operação: o curinga recebe pelo atendimento, à vista ou por adiantamento, e não como Incluso no Salário.
Se a cobertura for feita por um profissional mensalista, altere para Incluso no Salário antes de salvar. O que ficar marcado define como o atendimento será apurado na folha.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

A cobertura é cobrada do contratante?

A cobertura nasce com o mesmo desenho do plantão que furou (Atendimento, Serviço, Tipo Turno, Data, Duração e Execução herdados). Antes de salvar, confira no recurso Dados Financeiros as informações de cobrança do contratante, porque o valor pago ao curinga (Pagar Avulso) e o valor cobrado do contratante são campos distintos.
Na Auditoria de Atendimentos, o bloco Valores de cada atendimento apresenta o previsto, o realizado, os adicionais e o Cobrado do contratante, e a visão sintética traz V. Profissional e V. Contratante. É o lugar para confirmar se a cobertura está paga ao profissional e cobrada do contratante.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Como saber quanto a cobertura vai custar antes de pagar?

• Na própria tela de cobertura: Valor Base, Valor Hora e Ajuda de Custo, em Pagar Avulso.
• Na Auditoria de Atendimentos (menu Painel de Atendimentos): expanda a linha do atendimento e veja o bloco Valores (previsto, realizado, adicionais, ajuda de custo, total) e as colunas Valor Produção, Ajuda de Custo, Produção Total e Forma Pagamento.
• No módulo Relatórios, Escalas e Atendimentos, Estimativas Financeiras: Prévia de Curingas e Prévia de Plantões Divergentes do valor de Tabela (para pegar cobertura lançada com valor fora da tabela da empresa).
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Como pagar o curinga à vista, direto da escala?

Pelo botão Pagar (verde, com ícone de dinheiro) na barra do Agendamento Avulso / Atendimento. O botão só aparece quando as cinco condições estão atendidas:
• Concluído: Atendimento Realizado = Sim (check-out feito ou baixa manual).
• Profissional vinculado: Há profissional associado ao atendimento.
• Itens financeiros lançados: Produção, ajuda de custo e adicionais já registrados no atendimento.
• Ainda não pago: O atendimento não foi pago antes.
• Permissão financeira: O usuário possui a permissão de valores de pagamento no perfil (Controle de Acessos).
Ao clicar em Pagar, o sistema lê os itens financeiros já vinculados; nenhum valor é digitado de novo. São gerados os dois registros amarrados: lançamento na Folha do tipo Pgto à Vista e título no Contas a Pagar do tipo Pagamento à Vista. O pagamento só pode ser iniciado a partir do atendimento, nunca diretamente pelo financeiro.
Importante: Um atendimento só pode ser pago uma única vez. Depois do pagamento, o botão fica indisponível; cancelamentos seguem fluxo administrativo e ficam registrados no histórico.
Ver também: Pagamento à Vista.

O gestor de escalas pode pagar, ou isso é do financeiro?

Depende da permissão do perfil. O botão Pagar exige a permissão financeira; sem ela, o gestor lança a cobertura e conclui o atendimento, e o financeiro faz o pagamento. A Auditoria de Atendimentos tem duas permissões independentes por perfil: valores de venda (cobrado do contratante e taxa administrativa) e valores de pagamento (produção, ajuda de custo, adicionais e verbas do profissional). É possível dar ao gestor de escalas a visão dos valores sem a permissão de pagar.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Como levantar o histórico dos profissionais que faltam e geram cobertura?

• Relatórios, Escalas e Atendimentos, Atendimentos | Informações Críticas: Faltas por Profissional, Folgas por Profissional e Atendimentos Não Realizados, filtrados por período.
• Auditoria de Atendimentos em modo Sintético, agrupado por profissional: colunas Total, Concluídos, Recusados, Faltas e Folgas.
• Prévia do Fechamento da folha: colunas Folgas, Faltas, Não Concluídos e Recusados por profissional.
• Conferência de Ponto e Central de Atendimentos ao Vivo: recusas (preto) e não iniciados por atraso (vermelho) do dia.
A qualidade desse histórico depende do registro no momento do furo: Considerar Falta, Considerar Folga e o Motivo. O relatório Faltas por Profissional só mostra o que foi marcado como falta.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Como identificar os profissionais que estão sempre prontos para cobrir?

• Relação de Curingas e Atendimentos vinculados a crédito por coberturas (Curingas/Folguistas): quem fez cobertura no período e quantas.
• Atendimentos por Profissional | Sintético: volume por profissional.
• Pega Plantão (+Vidas Care, Atendimentos): quem foi notificado, quem leu, quem aceitou e quem recusou cada vaga, oferta a oferta.
• Cadastro de Pacientes, Profissionais Preferenciais: registre ali o curinga que a família aprovou, para que ele seja priorizado nas próximas coberturas daquele paciente.
Mantenha no Cadastro de Profissionais a disponibilidade dos curingas (dias em que atendem), profissão, qualificações, endereço com bairro e cidade e usuário do +Vidas Care ativo: é o que permite que a busca avançada do Pega Plantão os encontre.
Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

Quais indicadores a empresa deve acompanhar sobre coberturas?

Ver também: Coberturas (curingas): Pagamento à Vista, Adiantamento e Folha entre datas.

+Vidas WhatsApp nas escalas: confirmação, plantão vago, envio em lote e fila

Como a gestão de escalas usa o WhatsApp?

• Confirmação de Atendimentos aos Profissionais: mensagem fixa disparada pelo botão Whats da barra do atendimento, em Gestão de Escalas, pedindo a confirmação do plantão.
• Alerta de escala do dia: template em lote para os profissionais escalados.
• Plantão vago: divulgação pelo Pega Plantão, escolhendo o canal WhatsApp e o Dispositivo que fará o envio; o profissional recebe a oferta e pega o plantão pelo +Vidas Care.
• Aviso à família: template de alteração de escala para os responsáveis, pelo Cadastro de Pacientes.
Ver também: Confirmação de Escalas, Divulgar um Plantão e +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Como funciona o envio em lote?

Na listagem da tela (profissionais, pacientes, candidatos, contratantes), o usuário filtra, marca os registros e clica no botão WhatsApp. O modal mostra a quantidade de destinatários e envia uma mensagem para cada um, pelo dispositivo escolhido. As mensagens entram na Fila de Envio WhatsApp e são processadas em ritmo controlado por aparelho.
Importante: o ritmo e os limites da fila são definidos no servidor e não são configuráveis pelo usuário. A empresa continua responsável pelo conteúdo e pela base de contatos; siga as boas práticas de aquecimento, opt-in e horário.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Para que serve a Fila de Envio WhatsApp?

Para acompanhar cada mensagem do disparo até a entrega. A fila é acessada pelo menu Integrações, WhatsApp e tem dois recursos:
• Envios: situações Pendentes, Processando, Enviados 24h, Erros 24h e Sem confirmação 24h; colunas Status, Criado em/Concluído, Entrega, Dispositivo, Destinatário/Telefone, Tipo, Anexo, Tentativas, Usuário e Erro; ações Atualizar, Reprocessar e Cancelar Pendentes; filtros por situação, período, dispositivo e lote.
• Recebimentos: situações Pendentes, Processando, Concluídos e Erros, com o tempo de espera em minutos.
Quando um lote fica com erro (dispositivo desconectado, número sem WhatsApp), o gestor corrige a causa e usa Reprocessar; se o lote foi disparado por engano, usa Cancelar Pendentes.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

Em que horário as mensagens de WhatsApp saem?

• Envios em massa (lotes pelas listagens, alertas automáticos e encaminhamentos): das 06h às 23h.
• Pega Plantão, envio individual pela tela e chat de WhatsApp: a qualquer hora.
Um envio em massa criado de madrugada fica Pendente e sai a partir das 06h; isso não é falha.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas (Regras de envio).

Quantas mensagens cada número pode enviar por dia?

• Fila (telas, lotes, alertas, Pega Plantão): cerca de 9 a 10 mensagens por minuto e 500 por dia por aparelho; a conta zera à meia-noite. Ao atingir o limite, a mensagem não se perde: espera a virada do dia na fila, dentro da validade de 24 horas.
• Chat de WhatsApp (envio direto): 12 por minuto e 500 nas últimas 24 horas por aparelho. Ao atingir o limite, a mensagem é recusada na hora.
Os limites valem por aparelho, não por empresa: uma empresa com dois dispositivos envia o dobro. Um lote de 500 mensagens leva perto de 1h20 a 1h30 para sair, porque o ritmo é irregular de propósito, para proteger o número.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas (Regras de envio).

Enviado quer dizer entregue?

Não. Na fila, Enviado significa que o provedor aceitou a mensagem. A confirmação chega depois, em etapas: Aceita (o WhatsApp recebeu), Entregue (chegou ao celular), Lida (a pessoa abriu) e Reproduzida (o áudio foi ouvido). Um número bloqueado fica em silêncio: o provedor aceita, nada é entregue e nenhuma confirmação volta. Por isso a fila mostra o quadro Sem confirmação.
Ver também: +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.

A mensagem de WhatsApp não chegou. O que conferir?

1. Abra a Fila de Envio WhatsApp e veja o status da mensagem e o motivo do erro, se houver.
2. Conte os dígitos do celular: o correto são 13 (55 + DDD + 9 dígitos). Com 11 dígitos, sem o DDD, o sistema conclui que o número não tem WhatsApp.
3. Pendente criado de madrugada: envio em massa espera até as 06h.
4. Cancelado: alguém cancelou na tela ou a mensagem passou da validade de 24 horas.
5. Enviado sem confirmação: o aparelho pode estar bloqueado. Confira o quadro Sem confirmação e o estado do dispositivo.
Ver também: Fila de Envio WhatsApp e Apague Incêndios (+Vidas WhatsApp).

Gestão de Escalas: você conhece tudo que pode te auxiliar?

Como encontrar um profissional que atenda ao perfil do paciente na hora de lançar a escala?

Use a lupa ao lado do campo Profissional (Busca Avançada), disponível na Programação, no Agendamento Avulso e no lançamento manual. A busca abre com o Bairro do paciente preenchido; adicione os filtros Atende Todas as Necessidade de [paciente], Complexidade Indicada, Sexo, Idade, Qualificações e Não possui agendamento no período de. A coluna Próx. 7 Dias mostra o próximo plantão de cada profissional e a coluna Inadequado sinaliza quem não deve atender o paciente.
As preferências da família ficam em Cadastro de Pacientes, Paciente, Preferências e Referências para Atendimento (Sexo, Idade Min. e Max., refeição, uso de branco, câmeras, animais, pessoas na residência e Observações).
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"

Como impedir que um profissional volte a ser escalado para um paciente?

Em Cadastro de Pacientes, Preferências/Inadequações, Profissionais Inadequados, clique em Novo, escolha o Profissional, marque Remover da Escala (Sim ou Não), registre o motivo em Observação e salve.
A partir daí, o profissional aparece desabilitado na lista do campo Profissional das telas de lançamento desse paciente, com a indicação "Inadequado(a)", e sai em vermelho na Busca Avançada com "Não Agendar". A marcação vale apenas para o paciente em que foi registrada e não altera os plantões já lançados; para esses, use Vago ou Substituir.
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"

Para que servem os Profissionais Preferenciais e o Histórico de Agenda do paciente?

Profissionais Preferenciais (Preferências/Inadequações) registra quem a família e a coordenação querem manter no caso, com Observação. O Histórico de Agenda lista quem já foi escalado para o paciente, com o mês e o ano do último agendamento. Os dois recursos indicam a quem recorrer primeiro em uma cobertura e a quem oferecer a vaga no Pega Plantão.
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"

Como registrar um plantão não realizado, uma falta ou uma folga?

1. Abra o plantão no calendário da Gestão de Escala.
2. Em Atendimento Realizado, marque Não.
3. Marque Considerar Falta = Sim (ausência sem justificativa aceita) ou Considerar Folga = Sim (folga combinada ou solicitada) e escolha o Motivo na lista (Profissional Doente, Folga Solicitada, Recusa à Família, Atendimento Cancelado, Convênio Suspendeu Atendimento, entre outros).
4. Em Aplicar as Alterações, escolha Apenas este item ou Entre Datas e clique em Salvar.
O registro alimenta os relatórios Faltas por Profissional, Folgas por Profissional e Atendimentos Não Realizados e as colunas Falta e Folga da Auditoria de Atendimentos.
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"

Qual é a diferença entre os botões Vago, Curinga e Substituir?

Vago esvazia o plantão de quem avisou que não vai, preservando serviço, turno, duração e Dados Financeiros; o plantão fica em vermelho e aparece no cartão Plantões Vagos/Sem Cobertura da tela inicial.
Curinga define o atendimento original como não realizado (com falta, folga e motivo) e abre a tela de Lançamento de Cobertura já preenchida, com Curinga/Folguista/Stand em Sim e Pagar Avulso pré-selecionado; a cobertura entra em laranja, com a carta de baralho.
Substituir aparece na barra do plantão já vago, para definir o profissional que assume. O botão P. Plantão divulga a vaga pelo Pega Plantão.
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"

Como copiar a escala de um dia, de uma semana ou de um mês para outro período?

No calendário da Gestão de Escala, clique sobre o dia de origem e escolha Copiar Dia, Copiar Semana ou Copiar Mês. Clique no dia de destino e escolha Colar Agendamento. O sistema lista cada agendamento que será criado (data, horários e profissional) e pergunta "Confirma o(s) agendamento(s)?". Conflitos com outros atendimentos do profissional aparecem na lista antes da confirmação.
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"

O que significa o aviso "Existem conflitos de agendamento nos seguintes dias"?

Ao salvar um Agendamento Avulso ou ao colar agendamentos, o sistema verificou que o profissional já está escalado no mesmo horário em outro atendimento (do mesmo paciente ou de outro). A janela lista data, horário, profissional e paciente de cada sobreposição e pergunta "Deseja confirmar mesmo assim?". Cancelar volta ao formulário sem salvar; Confirmar grava mesmo assim. Confirme apenas quando a sobreposição for intencional.
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"

Como divulgar um plantão para vários profissionais ao mesmo tempo?

Há dois caminhos. Pelo Cadastro de Profissionais, filtre o público (Profissão, Qualificações, Bairro, Disponibilidade, Não possui agendamento no período de) e use os botões Whats (Envio Livre de WhatsApp Para os Profissionais) ou E-mails; quem responder é escalado manualmente.
Pelo Pega Plantão, abra o atendimento, clique em P. Plantão, confira o Valor da Vaga, escolha a Forma de Envio (WhatsApp, E-mail, Notificação push), revise a mensagem, selecione os destinatários pelos filtros, clique em Revisar envio e confirme. O primeiro que aceitar fica com o plantão. Acompanhe em +Vidas Care, Atendimentos, Pega Plantão: status da oferta, quem pegou, notificados, quem leu e o botão Reenviar alerta.
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"

Quais telas usar para monitorar a execução das escalas?

Agenda individual do paciente (Cadastro de Pacientes, Gestão de Escala): o que está lançado, tachado, em laranja (curinga) ou em vermelho (vago).
Central de Atendimentos ao Vivo (Painel de Atendimentos): os atendimentos de hoje de todos os pacientes, com indicadores, mapa, filas Ação imediata e Pendências e ações de cobertura, aviso e WhatsApp sem sair do painel.
Auditoria de Atendimentos (Painel de Atendimentos): consolidação do previsto e do realizado por período, em modo Detalhado ou Sintético, com faltas, folgas, recusas, sinalizadores e valores.
Calendário Geral de Atendimentos (Painel de Atendimentos): todos os pacientes em um único calendário.
Ver também: o artigo de Gestão de Escalas "Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?"