Gestão de Escalas | Você conhece tudo que pode te auxiliar dentro do +Vidas?

Para quem é este guia

Quem lança escalas todos os dias conhece bem o caminho: abrir o paciente, acionar Programação ou Avulso, escolher o profissional, salvar. O que costuma passar despercebido é o conjunto de recursos que fica ao redor desse caminho e que resolve, dentro do sistema, as situações que hoje são tratadas por telefone, por planilha ou de memória: quem pode atender este paciente, quem a família não aceita mais, quem já cobriu furos antes, como registrar a falta sem perder o histórico, como avisar vinte profissionais de uma vaga em um minuto e como saber, antes da família, que o plantão não começou.

Este guia percorre essas possibilidades em quatro frentes: encontrar o profissional certo, registrar o que aconteceu com o plantão, lançar mais rápido e com segurança, divulgar o plantão e monitorar a operação. Cada item diz quando usar, onde fica e como explorar.

Frente 1 | Encontrar o profissional certo

Busca Avançada nas telas de lançamento

Quando usar: sempre que a lista do campo Profissional não for suficiente para decidir. A lista mostra nome, profissão, idade e bairro; a Busca Avançada mostra tudo o que o cadastro do profissional sabe sobre ele e cruza com a agenda.

Onde fica: Ícone de lupa ao lado do campo Profissional, no bloco Responsável pelo Atendimento. A lupa aparece nas três formas de lançamento: Programação, Agendamento Avulso e lançamento manual (clique no dia do calendário).

Busca Avançada aberta a partir do lançamento: filtros, resultado com foto, Próx. 7 Dias e a coluna Inadequado.

A busca abre com o filtro Bairro já preenchido com o bairro do paciente: o primeiro resultado é quem mora perto. A partir daí, o botão Adicionar filtro combina quantos critérios forem necessários. A lista de filtros é a mesma do Cadastro de Profissionais, com 77 opções. Os que mais ajudam o escalista:

A lista de filtros da Busca Avançada é a mesma do Cadastro de Profissionais.

No resultado, a coluna Próx. 7 Dias mostra o próximo plantão já lançado para cada profissional, o que evita a escolha de alguém que estará em outro paciente. A coluna Inadequado sinaliza quem não deve atender este paciente. O ícone de edição ao final da linha abre o cadastro do profissional.

Localizar profissionais pelo perfil do paciente

Quando usar: pacientes com exigências da família ou do caso clínico. O +Vidas guarda essas exigências no cadastro do paciente e a Busca Avançada permite respeitá-las na hora de escalar.

Onde fica: Cadastro de Pacientes › recurso Paciente › bloco Preferências e Referências para Atendimento. Os cuidados do caso ficam em Cuidados Necessários e a complexidade no cabeçalho do cadastro.

Bloco Preferências e Referências para Atendimento, no cadastro do paciente.

Abra o cadastro do paciente e confira o bloco Preferências e Referências para Atendimento e o recurso Cuidados Necessários.

Na Gestão de Escala, inicie o lançamento (Programação, Avulso ou clique no dia) e acione a lupa do campo Profissional.

Mantenha o Bairro já preenchido e adicione os filtros Atende Todas as Necessidade de, Complexidade Indicada, Sexo e Idade conforme o perfil do paciente.

Acrescente Não possui agendamento no período de, com as datas do plantão, para listar apenas quem está livre.

Confira a coluna Próx. 7 Dias e selecione o profissional pelo ícone ao final da linha.

Profissionais Preferenciais e Histórico de Agenda

Quando usar: ao montar a escala de um paciente que já tem profissionais aprovados pela família ou pela coordenação, e ao cobrir um furo com alguém que já conhece o caso.

Onde fica: Cadastro de Pacientes › Preferências/Inadequações › Profissionais Preferenciais; Cadastro de Pacientes › Histórico de Agenda.

Em Profissionais Preferenciais, o botão Novo abre o formulário com os campos Profissional, Criado Por, Criado em e Observação. Registre ali quem a família elogiou e quem a coordenação quer manter no caso, com o motivo em Observação. A lista fica disponível para toda a equipe de escalas.

O Histórico de Agenda lista os profissionais que já foram escalados para o paciente, com o Mês Último Agendamento e o Ano do Agendamento. É a resposta rápida para a pergunta "quem já atendeu esta pessoa?", útil quando o furo acontece e a cobertura precisa de alguém que conheça a rotina da casa.

Histórico de Agenda: quem já atendeu o paciente e quando foi o último agendamento.

Bloqueio de profissionais para atender um paciente

Quando usar: a família ou a coordenação decidiu que um profissional não deve voltar àquela residência. Sem o registro no sistema, a decisão fica na memória de quem atendeu a ligação e o profissional acaba escalado de novo por outro colega.

Onde fica: Cadastro de Pacientes › Preferências/Inadequações › Profissionais Inadequados.

Abra o cadastro do paciente, acione Preferências/Inadequações e, em seguida, Profissionais Inadequados.

Clique em Novo e escolha o Profissional.

Em Remover da Escala, marque Sim quando o profissional estiver sendo retirado da escala do paciente, ou Não quando se tratar apenas de um registro preventivo.

Em Observação, registre o motivo e a origem da decisão (família, coordenação, intercorrência). Clique em Salvar.

Formulário de Profissionais Inadequados: Profissional, Remover da Escala, Criado Por, Criado em e Observação.

A lista registra Profissional, Observação, Removido Escala, Criado em e Criado por.

O que o bloqueio faz, conferido em tela:

Nas telas de lançamento (Programação, Avulso e manual), o profissional inadequado passa a aparecer desabilitado na lista do campo Profissional, com a indicação "Inadequado(a)", e não pode ser selecionado para esse paciente.

Na Busca Avançada do lançamento, a linha do profissional aparece em vermelho, com a coluna Inadequado preenchida com "Não Agendar".

A marcação vale para o paciente em que foi registrada. O mesmo profissional continua disponível para os demais pacientes.

Os plantões já lançados para o profissional nesse paciente não são alterados pelo registro; a retirada deles da escala é feita no atendimento (botão Vago ou Substituir), com a divulgação da vaga.

No campo Profissional do lançamento, o profissional inadequado aparece desabilitado, com a indicação "Inadequado(a)".

Na Busca Avançada, a linha fica em vermelho e a coluna Inadequado mostra "Não Agendar".

Frente 2 | Registrar o que aconteceu com o plantão

Plantão não realizado, falta e folga

Quando usar: o profissional não compareceu, avisou que não iria ou o atendimento foi cancelado. O registro correto alimenta os relatórios de faltas e folgas, a Auditoria de Atendimentos e a folha; um plantão apenas apagado da agenda não deixa rastro.

Onde fica: Calendário da Gestão de Escala › clique no plantão › janela do atendimento › bloco Atendimento Realizado.

Janela do atendimento: barra de botões, dados do agendamento e o bloco Atendimento Realizado.

Abra o plantão no calendário do paciente.

Em Atendimento Realizado, marque Não. O sistema exibe os campos Considerar Falta, Considerar Folga e Motivo.

Marque Considerar Falta = Sim para ausência sem justificativa aceita, ou Considerar Folga = Sim para folga combinada ou solicitada.

Escolha o Motivo na lista (por exemplo, Profissional Doente, Folga Solicitada, Recusa à Família, Atendimento Cancelado, Convênio Suspendeu Atendimento, Sem Transporte para o local).

Em Aplicar as Alterações, escolha Apenas este item ou Entre Datas, quando a mesma situação vale para uma sequência de plantões.

Clique em Salvar.

Atendimento Realizado = Não: Considerar Falta, Considerar Folga e a lista de Motivos.

Lançar um curinga

Quando usar: o plantão furou e alguém vai cobrir. O curinga é o profissional que entra fora da escala fixa; o sistema identifica a cobertura em laranja, com a carta de baralho ao lado do horário, e mantém o atendimento original no dia, tachado, como não realizado.

Onde fica: Barra de botões do atendimento › botão laranja Curinga; ou Agendamento Avulso com Curinga/Folguista/Stand = Sim.

Barra de botões do atendimento: Voltar, Salvar, Concluir, P. Plantão, Vago, Curinga, Excluir, Whats e Relatório.

Abra o atendimento que furou e clique em Curinga. O sistema avisa que o atendimento será definido como Não Realizado e que será aberta a tela de lançamento de Coberturas/Curingas.

Classifique o furo: Considerar Falta, Considerar Folga e Motivo. Confirme.

A tela Lançamento de Cobertura (Curinga) abre com os dados do atendimento herdados e Curinga/Folguista/Stand já em Sim. Selecione o profissional que fará a cobertura.

Confira os Dados Financeiros: a tela abre com Pagar Avulso pré-selecionado. Se a cobertura for de um mensalista, altere para Incluso no Salário.

Clique em Salvar. A cobertura entra no calendário em laranja, com a carta; o original permanece tachado.

Para uma cobertura programada, como o folguista fixo de um paciente, use o Agendamento Avulso: selecione o profissional, marque Curinga/Folguista/Stand = Sim e salve.

Plantão vago e o botão Substituir

Quando usar: o profissional avisou que não irá e ainda não há substituto. Manter o plantão em nome de quem não virá esconde o risco; marcá-lo como vago o coloca em vermelho no calendário, no cartão Plantões Vagos/Sem Cobertura da tela inicial e na Conferência de Ponto Virtual.

Onde fica: Barra de botões do atendimento › botão Vago. No plantão já vago, a barra passa a exibir o botão Substituir.

Abra o atendimento e clique em Vago. O sistema lista os agendamentos que ficarão vagos e pede confirmação.

Confirmado, o plantão aparece em vermelho, com o rótulo Vago. Todo o desenho do atendimento é preservado: serviço, turno, duração e Dados Financeiros.

Para cobrir, abra o plantão vago: a barra mostra Substituir, para definir o profissional, e P. Plantão, para divulgar a vaga pelo Pega Plantão.

Plantão vago: o rótulo (Vago) em vermelho e o botão Substituir na barra.

Na tela inicial, o cartão Plantões Vagos/Sem Cobertura mostra os descobertos do dia.

Frente 3 | Lançar mais rápido, com segurança

Copiar e colar agendamentos

Quando usar: a escala do próximo período repete a atual. Em vez de relançar plantão a plantão, o calendário replica um dia, uma semana ou um mês inteiro.

Onde fica: Calendário da Gestão de Escala › clique sobre um dia › menu de contexto com Copiar Dia, Copiar Semana, Copiar Mês e Colar Agendamento.

Menu de contexto do calendário: Copiar Dia, Copiar Semana e Copiar Mês.

Clique no dia de origem e escolha Copiar Dia, Copiar Semana ou Copiar Mês.

Clique no dia de destino e escolha Colar Agendamento.

Confira a janela de confirmação: o sistema lista cada agendamento que será criado, com data, horários e profissional, e pergunta "Confirma o(s) agendamento(s)?".

Clique em Confirmar.

Avisos de conflito de agendamento

Quando usar: o aviso aparece sozinho. Ao salvar um Agendamento Avulso ou ao colar agendamentos, o sistema verifica a agenda do profissional em todos os pacientes e avisa quando ele já está escalado no mesmo horário.

Onde fica: Automático, ao salvar o Agendamento Avulso e ao confirmar Colar Agendamento.

Aviso de conflito: o sistema lista data, horário, profissional e paciente de cada sobreposição.

A janela "Existem conflitos de agendamento nos seguintes dias" lista cada sobreposição com data, horário, profissional e o paciente em que ele já está alocado, e pergunta "Deseja confirmar mesmo assim?". Cancelar volta ao formulário sem salvar; Confirmar grava o agendamento mesmo com a sobreposição.

Frente 4 | Divulgar um plantão

Pelo Cadastro de Profissionais, com filtros, e-mail e WhatsApp

Quando usar: a vaga precisa chegar a um grupo escolhido pelo escalista (por exemplo, técnicos de enfermagem de um bairro, com determinada qualificação), por e-mail ou WhatsApp, com a mensagem que a empresa quiser.

Onde fica: Recursos Humanos › Cadastro de Profissionais › filtros da listagem › botões E-mails e Whats.

Cadastro de Profissionais: filtros da listagem e o botão Whats, com a opção Envio Livre de WhatsApp Para os Profissionais.

Na listagem do Cadastro de Profissionais, use Adicionar filtro para selecionar o público: Profissão, Qualificações, Bairro ou Cidade - UF, Disponibilidade - Dia, Não possui agendamento no período de, Possui Whatsapp.

Clique em Filtrar e confira a lista.

Para WhatsApp, clique em Whats e escolha Envio Livre de WhatsApp Para os Profissionais. Selecione o dispositivo em Enviar de, escreva a mensagem ou escolha um Modelo, informe a Categoria e envie. Para e-mail, use o botão E-mails.

Pelo Pega Plantão

Quando usar: plantão vago ou que vai ficar vago. O Pega Plantão envia a oferta para vários profissionais ao mesmo tempo, por WhatsApp, e-mail e notificação no +Vidas Care; o primeiro que aceita fica com o plantão e o sistema reatribui o atendimento na hora.

Onde fica: Barra de botões do atendimento › botão P. Plantão (ícone de mão). Acompanhamento em +Vidas Care › Pega Plantão (Gestão de Ofertas).

Pega Plantão | Enviar Oportunidade: detalhes, valor da vaga, forma de envio, dispositivo e mensagem.

Abra o atendimento (vago ou não) e clique em P. Plantão. A janela Pega Plantão | Enviar Oportunidade traz os Detalhes do Atendimento preenchidos.

Em Valor da Vaga, confira o valor original; informe um Valor a ofertar diferente apenas se for o caso e escolha se o valor será exibido ao profissional.

Em Forma de Envio, marque WhatsApp, E-mail e/ou Notificação push (app). Para WhatsApp, selecione o Dispositivo do WhatsApp.

Em Mensagem de Oportunidade, use o texto padrão com os atalhos (Tipo de Atendimento, Serviço, Turno, Data, Horário, Duração) ou edite; a prévia mostra como o profissional verá.

Em Destinatários, use os filtros (Bairro já preenchido, Profissão, Qualificações, Disponibilidade) e marque os profissionais; a coluna Próx. 7 Dias mostra quem já tem plantão.

Clique em Revisar envio, confira quem recebe por cada canal e quem fica de fora por não ter o contato cadastrado, e confirme o envio.

Destinatários da oferta: filtros, seleção e a coluna Próx. 7 Dias.

Em +Vidas Care › Pega Plantão, a tela Ofertas de Plantão lista cada oferta com Número, Plantão, Horário, Faltam, Tipo, Serviço, Paciente/Setor, Status (Aberta, Preenchida, Cancelada, Expirada), Quem pegou, Notificados, Expira em e Criado em. O ícone de Ações abre a oferta com os destinatários notificados, os canais usados para cada um, a situação (Aguardando, lido ou não lido) e o botão Reenviar alerta, para insistir com quem ainda não respondeu.

Ofertas de Plantão: status, quem pegou, notificados e prazo de expiração de cada oferta.

Detalhe da oferta: destinatários notificados, canais, situação e o botão Reenviar alerta.

O desempenho do Pega Plantão depende do Cadastro de Profissionais: profissão e qualificações atualizadas, endereço com bairro e cidade, telefone marcado como WhatsApp e usuário do +Vidas Care ativo. Profissionais Inadequados do paciente devem ficar fora da oferta; Profissionais Preferenciais e o Histórico de Agenda indicam a quem oferecer primeiro.

Frente 5 | Monitorar a operação

Agenda individual do paciente

Quando usar: todos os dias, antes de qualquer outra tela, para o paciente em questão. O calendário da Gestão de Escala mostra, de relance, o que está lançado, o que furou, o que foi coberto e o que está vago.

Onde fica: Cadastro de Pacientes › Gestão de Escala. Visões Mês, Semana e Dia, navegação por ‹ › e Hoje.

Calendário da Gestão de Escala: plantões por dia, com ícones de turno e cores de situação.

A barra de ações do calendário reúne os atalhos do dia a dia: Concluir (baixa geral dos agendamentos realizados), Reabrir (desfaz a baixa), Imprimir e Anônimo (calendário com ou sem os nomes dos profissionais), Profissionais (relação dos alocados na escala) e Enviar (calendário aos profissionais pelos canais integrados).

Painel de Atendimentos: Central de Atendimentos ao Vivo

Quando usar: durante o dia, para saber que o plantão não começou antes de a família ligar. A Central reúne todos os atendimentos de hoje, de todos os pacientes, com indicadores por situação, mapa e filas de trabalho.

Onde fica: Menu Painel de Atendimentos › Central de Atendimentos ao Vivo.

Central de Atendimentos ao Vivo: indicadores do dia, mapa operacional e as filas Ação imediata e Pendências.

Indicadores do topo: Total do dia, Em atendimento, Não iniciados, Agendados, Aguardando baixa, Concluídos, Recusados e Pendências.

Mapa operacional: cada atendimento com a foto do profissional e um anel na cor da situação; a posição é a do check-in ou, antes dele, o endereço do paciente.

Linha do tempo: o cursor de horário recalcula as situações para qualquer momento do dia.

Filas: Ação imediata (não iniciados e sem cobertura), Pendências (atraso, saída antecipada, geolocalização não compatível) e Todos.

Ações sem sair do painel: Cobertura (divulga a vaga no Pega Plantão), Agendamento (abre a janela do plantão), aviso no aplicativo e mensagem de WhatsApp ao profissional.

Filtros por bairro e por contratante, aplicados na hora.

Painel de Atendimentos: Auditoria de Atendimentos

Quando usar: no fechamento do dia, da semana ou do mês, para consolidar o previsto e o realizado de todos os pacientes, com os sinalizadores de execução e os valores.

Onde fica: Menu Painel de Atendimentos › Auditoria de Atendimentos.

Auditoria de Atendimentos: filtros, visualização Detalhado ou Sintético e a legenda de cores.

Período do agendamento é o filtro principal; Adicionar filtro inclui outros critérios de consulta.

Visualização Detalhado: cada atendimento em uma linha, com Início e Término agendados e realizados, No Horário, No Local, Evolução, Anotação, Carimbo, Falta, Folga, valores e os sinalizadores Faturado e Folha Pgto.

Visualização Sintético: totais por agrupamento (profissional, paciente ou contratante), com Total, Concluídos, Recusados, Faltas, Folgas, Fora hr., Fora pos., Sem evol., Sem anot., Não fat., Sem folha e os valores V. Profissional e V. Contratante.

Legenda: verde claro para Finalizado, amarelo para Agendado e rosa para Recusado.

O botão ▶ de cada linha expande o atendimento com os blocos Valores, Pendência/Endereço/Coordenadas e Justificativas/Sinalizadores.

Calendário Geral de Atendimentos

Quando usar: para ver a escala de todos os pacientes em um único calendário, com o mesmo vocabulário de cores da agenda individual. É o lugar para localizar um plantão vago sem abrir paciente por paciente e para abrir o atendimento diretamente do calendário.

Onde fica: Menu Painel de Atendimentos › Calendário Geral de Atendimentos.

Calendário Geral de Atendimentos: todos os pacientes, com o plantão vago em vermelho.

Você já usa? Lista de verificação

Uma rotina de escalas que explora o +Vidas por inteiro responde sim a cada linha abaixo.

Como se comunica com os outros processos

Lançamento de Escala | as quatro formas de lançar (Programação, Avulso, manual e Copiar e Colar), com o passo a passo completo.

Cadastro de Pacientes | origem das preferências, dos cuidados necessários, da complexidade, dos Profissionais Preferenciais e Inadequados e do Histórico de Agenda.

Cadastro de Profissionais | origem de tudo o que a Busca Avançada e o Pega Plantão filtram: profissão, qualificações, disponibilidade, endereço, WhatsApp e usuário do +Vidas Care.

Curinga | Cobertura de Furos e Plantão Vago | artigos próprios da trilha, com o detalhamento das coberturas e dos vagos.

Pega Plantão | Recurso Pega Plantão, Divulgar um Plantão, Tela de Envio, Pegar um Plantão e Gestão de Ofertas.

+Vidas WhatsApp | botões Whats e Enviar, templates e categorias de envio, fila de envio e regras de envio.

Confirmação de Escalas | a rotina em camadas de confirmação, com os indicadores e o checklist diário da supervisão.

Conferência de Ponto Virtual e Auditoria de Atendimentos | leitura do executado, caso a caso e em volume, para a Folha e o Faturamento.

Relatórios de Escalas e Atendimentos | Faltas por Profissional, Folgas por Profissional, Atendimentos Não Realizados, Relação de Curingas e os demais relatórios da trilha.